Digitaal toezicht

Bron	'de Accountant'
Schrijver	Mark de Haas en Marco Roos
Nummer	April 2003
Publicatiedatum	01-04-2003
Sectie
Bladzijde	024
Volume	109

De administratieve lasten van toezicht zouden sterk dalen wanneer de relevante informatie direct en digitaal vanuit de bestaande administraties kan worden aangeleverd. Dit wordt mogelijk met XBRL. Het Centraal Bureau voor de Statistiek is betrokken bij de ontwikkeling.

Nederland kent vele tientallen toezichthouders. De Nederlandsche Bank, Autoriteit Financiële Markten, Pensioen- en Verzekeringskamer, de Opta, om een paar bekende te noemen. Weliswaar heeft elke toezichthouder een eigen aandachtsgebied, maar door ontwikkelingen in de markt treedt er veelvuldig overlap op. Veel organisaties worden dan ook geconfronteerd met verschillende toezichthouders, zeker in gereguleerde branches. Dit kan tot aanzienlijke administratieve lasten leiden.

Rapportage aan de toezichthouder

Een van de middelen waarover een toezichthouder kan beschikken is het toetsen op basis van min of meer 'harde' factoren, zoals bijvoorbeeld solvabiliteit, liquiditeit of operationele indicatoren zoals bijvoorbeeld prijzen per aansluiting. De toezichthouder verzamelt hiervoor op gestructureerde wijze data (bijvoorbeeld cijfers) van en over organisaties. Hierop worden diverse analyses gedaan. Veel organisaties worden daarom verplicht periodiek standaardformulieren in te vullen en deze te verzenden aan de toezichthouder, die ze vervolgens verwerkt. De term 'formulier' moet daarbij niet altijd letterlijk worden genomen want het papier is in veel gevallen vervangen door een digitale variant. Denk hierbij aan spreadsheet-oplossingen die met behulp van diskettes worden verspreid en verzameld.

Een voorbeeld is De Nederlandsche Bank (DNB), die is belast met het toezicht op banken, beleggingsinstellingen en effecteninstellingen. Met behulp van vele formulieren rapporteren financiële instellingen periodiek een aanzienlijke hoeveelheid informatie aan DNB. Deze verwerkt de informatie en controleert of de instelling voldoet aan de strenge liquiditeits- en solvabiliteitseisen. DNB maakt hiervoor al enige jaren gebruik van een digitale vorm van aanlevering.

Administratieve lasten

Door het vervangen van de papieren formulieren hebben toezichthouders de afgelopen jaren efficiency-voordelen kunnen realiseren.

Immers, de formulieren moesten bij binnenkomst handmatig worden verwerkt. Dit leidde behalve tot aanzienlijke vertraging ook tot invoerfouten. Voor de organisaties die de informatie moeten aanleveren lijkt deze efficiencyslag echter nog ver weg. Toezichthouders maken nog nauwelijks afspraken met elkaar, bijvoorbeeld over de deels overlappende toezichtdomeinen. De informatie kan niet rechtstreeks uit de eigen applicaties van de informatieleverende organisaties worden gegenereerd. Een standaard aanleverformaat (zowel technisch als inhoudelijk) voor het aanleveren van bedrijfsinformatie wordt nog niet gebruikt. In deze situatie lijkt op korte termijn verandering te komen. Steeds meer betrokkenen onderkennen de toegevoegde waarde van het gebruik van de digitale standaard voor bedrijfsrapportage: XBRL. Met het gebruik van XBRL, voluit eXtensible Business Reporting Language, kunnen de informatieleverende partijen een belangrijk deel van hun rapportageproces automatiseren.

Voordelen van XBRL

Steeds meer applicaties ondersteunen elektronische verslaggeving met behulp van XBRL. Dit maakt dat veel organisaties nu al uit hun eigen applicatie kunnen rapporteren. Digitaal rapporteren is daarmee dichterbij dan velen denken. Een uitgebreide bespreking van de voordelen van XBRL zou binnen dit artikel te ver gaan (zie hiervoor andere artikelen op www.de-haas.nl). Het gebruik van XBRL biedt organisaties die periodiek moeten rapporteren de volgende voordelen:

Direct uit de eigen applicaties rapporteren, waarmee kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd.
Eenvoudig tegemoet kunnen komen aan gewijzigde rapportage-eisen.

De directe voordelen van XBRL voor toezichthouders:

Mogelijkheid tot het flexibel wijzigen van rapportagevereisten.
Betrouwbare data op het moment dat deze worden verstuurd (controles aan de bron in plaats van in de eigen omgeving).
Efficiënte ontvangst en verwerking van rapportages.

'Als het maar XBRL is'

Veel toezichthouders lijken het gebruik van XBRL te laten afhangen van een algemene adoptie van deze standaard. Als elke organisatie rapporteert met behulp van een generieke taxonomie uit een taxonomieraamwerk, dan kan men de informatie eenvoudig 'aftappen'. Rapporterende organisaties hoeven maar één rapportage te generen. Toezichthouders kunnen vervolgens, net als alle andere gebruikers, de voor hen relevante informatie van het internet plukken en in de eigen analyse applicaties vergelijken en beoordelen. Toezichthouders beginnen zich echter te realiseren dat deze voordelen niet gewoon ontstaan. Toezichthouders en overheid vormen een onmisbare schakel in de keten (zie kader 'De drie componenten van digitaal rapporteren').

Elke toezichthouder wil zijn eigen specifieke informatie ontvangen en inhoudelijke afstemming en standaardisatie zijn langdurige trajecten. Het is daarom voorlopig onrealistisch te veronderstellen dat alle mogelijke rapportages in één raamwerk van taxonomies zullen worden gevat. Maar ook als er meer taxonomieën zijn maakt het gebruik van XBRL het rapporteren voor organisaties eenvoudiger. Taxonomieën kunnen worden gecombineerd en periodiek worden gerapporteerd naar verschillende partijen. Als de 'taal' XBRL is, liggen de eerdergenoemde voordelen binnen handbereik.

CBS

Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), een overheidsinstelling die ressorteert onder het ministerie van Economische Zaken, verzamelt omvangrijke hoeveelheden informatie over maatschappelijke aspecten, uiteenlopend van macro-economische indicatoren zoals economische groei en consumentenprijzen tot de inkomens van individuen en huishoudens. Hiertoe worden zoveel mogelijk bestaande administratieve bestanden gebruikt. Ter aanvulling houdt het CBS jaarlijks honderden enquêtes onder bedrijven, huishoudens, particuliere en overheidsinstellingen. Met name bij bedrijven en instituten is een groot deel van die gegevens in de een of andere vorm aanwezig in geautomatiseerde administraties.

Het CBS streeft al sinds het begin van de jaren negentig naar het verkleinen van de kloof tussen de vragenlijsten en de gegevens in de geautomatiseerde systemen. De gegevens in de systemen van bedrijven zouden idealiter met een minimaal aantal bewerkingen elektronisch aan het CBS moeten kunnen worden geleverd.

Beperkt succes

In 1993 werd voor de rapportage over de inter- nationale handel een pakket ontwikkeld waarmee bedrijven hun gegevens elektronisch konden aanleveren. Hoewel dit pakket geen koppeling bood met administraties - gegevens moesten worden ingetypt - zagen de bedrijven deze ontwikkeling toch als een verbetering ten opzichte van de papieren vragenlijsten.

Het pakket wordt, zij het in een nieuwer jasje, nog steeds gebruikt door duizenden bedrijven. Gesteund door dit succes en mede op basis van vragen vanuit het bedrijfsleven, is vervolgens gewerkt aan een systeem waarmee de gegevensvraag wel kon worden gekoppeld aan de inhoud van administraties. Door de toenmalige stand van de techniek moesten voor het aanleveren van gegevens echter omslachtige bewerkingen worden uitgevoerd. De frequentie van aanleveren was vaak niet dusdanig dat bedrijven het de moeite waard achtten dit systeem op grote schaal toe te passen.

In 2000 begon het CBS met het verspreiden en ontvangen van elektronische vragenlijsten via internet (e-mail). Het aantal bedrijven dat daar gebruik van maakt stijgt voortdurend. Bedrijven moeten daarbij echter nog steeds de elektronische vragenlijsten zelf invullen.

Het is nog niet mogelijk gebleken om de voor het CBS relevante inhoud van administraties direct of indirect in die vragenlijsten in te voeren. De variatie in administraties en administratiepakketten maakt het voor het CBS praktisch onmogelijk hier een gebruikersvriendelijke oplossing voor te bieden.

Standaardisatie door XBRL

XBRL kan hier verandering in brengen. XBRL zorgt voor een standaardisatie van de manier waarop een administratie wordt beschreven. Wanneer bovendien de inhoud van administraties meer wordt gestandaardiseerd, zoals dit staat te gebeuren voor de financiële administratie van beursgenoteerde ondernemingen, dan kan het CBS daarop inspelen door in vragenlijsten aan te geven op welke XBRL-elementen een gevraagd item betrekking heeft. Zo kan een belangrijk deel van de gebruikers met een zeer geringe inspanning een vragenlijst vullen en verzenden.

De grootste winst kan worden behaald wanneer er één of een beperkte set geharmoniseerde taxonomieën bestaan, bijvoorbeeld een Nederlands of Europees taxonomieraamwerk. Wanneer van tevoren valt te verwachten wáár in een XBRL-weergave van de administratie zich de relevante informatie bevindt, dan kan het CBS zijn vragenlijsten daar direct op aansluiten. Bij het ontstaan van een onvoorspelbare verscheidenheid aan taxonomieën zal dit een te grote inspanning worden.

XBRL-Nederland

Het CBS ziet XBRL als een belangrijke ontwikkeling. De organisatie is daarom een van de leden van de Nederlandse XBRL-groep. Tegen de achtergrond van haar nationale en internationale output-verplichtingen zullen de inspanningen van het CBS erop zijn gericht de te ontwikkelen taxonomieën hierop te laten aansluiten. Het CBS wil proberen het aantal taxonomies te beperken en een gestructureerd taxonomieraamwerk te bevorderen. Dit kan alleen worden bereikt als toezichthouders bij het (her)definiëren van hun elektronische toezicht in een vroeg stadium bij elkaar gaan zitten en hun vragen op elkaar afstemmen.

Als we XBRL vergelijken met andere standaarden en technieken, dan is de conclusie dat er op dit moment geen enkele andere techniek beschikbaar is die de genoemde voordelen in zich heeft. Wellicht bestaan er specifieke leveranciersafhankelijke oplossingen, maar deze zullen dan vaak zijn gebaseerd op XML. Toezichthouders zien op tegen het gebruiken, distribueren en ondersteunen van een specifieke applicatie voor het uitvoeren van de toezichtfunctie. Open standaarden zijn veruit te prefereren.

Noot

* Mark de Haas is manager bij KPMG Accounting Advisory Services, e-mail: de.haas.mark@kpmg.nl. Marko Roos is methodoloog bij de sector Methoden en Ontwikkeling van het Centraal Bureau voor de Statistiek, e-mail: mros@cbs.nl.

De drie componenten van digitaal rapporteren

Een digitale toezichtomgeving bestaat uit drie componenten:

1. Een partij die informatie vraagt en deze vraag vertaalt naar een XBRL-taxonomie.

2. Een partij die deze taxonomie inleest in een applicatie met XBRL-functionaliteit en deze koppelt aan de achterliggende te rapporteren data.

3. De feitelijke rapportage in de vorm van een XBRL-instance-document.

XBRL

XBRL, eXtensible Business Reporting Language, is een breed geaccepteerde standaard voor het digitaal uitwisselen van rapportages. De ontwikkeling van XBRL wordt gecoördineerd door het internationaal consortium dat eind 1999 is opgericht op initiatief van de Amerikaanse beroepsorganisatie AICPA. In het XBRL-consortium zijn ongeveer tweehonderd organisaties vertegenwoordigd. Hieronder vele bekende software-bedrijven, toezichthouders, financiële instellingen, accountants enz. (zie http://www.xbrl.org/)

Internationale XBRL-conferentie Amsterdam

Van 19 tot en met 22 mei 2003 wordt in Amsterdam de 7th XBRL International Conference gehouden, georganiseerd door XBRL Nederland en XBRL Int. en ondersteund door het NIVRA en ECP.NL. Het thema is ‘Moving Business Reporting Online’. In overleg met XBRL Int. is gekozen voor een duidelijke Europese focus. De voertaal is Engels. De conferentie bestaat uit een werkconferentie van de internationale werkgroepen en communities en daarnaast een met name op niet-leden gericht programma met als doel hen te informeren over de ontwikkelingen op het terrein van business reporting en XBRL. Dit programma bestaat uit de volgende onderdelen:

• Algemene voorlichting en trainingsmogelijkheden (19 mei);

• Public Day (20 mei). Een aantal sprekers gaat mede aan de hand van praktijkcasussen in op de ontwikkelingen in hun sector. Sprekers zijn: Piet Hoogendoorn (Koninklijk NIVRA), Tom Jones (IASB), Paul Koster (Autoriteit Financiële Markten), Jacques van Blijswijk (Belastingdienst), Marius van Nieuwkerk (De Nederlandsche Bank). Kor Mollema (dagvoorzitter).

• Special Interest Day (21 mei). Presentaties over specifieke onderwerpen;

Er zal aandacht worden besteed aan de International Accounting Standards (IAS), waarvoor de IASB een XBRL IAS-taxonomie heeft ontwikkeld. Andere onderwerpen zijn: Basel II, e-government and regulatory reporting, belastingen, credit risk assessment reporting, data exchange within the financial and insurance business, en assurance.

Ook zal er aandacht zijn voor de directe gevolgen voor accountants, zowel accountants die als dienstverlener onderdeel (gaan) uitmaken van de informatieketen (voorbeeld elektronische winstaangifte), als accountants die als assurance providers worden geconfronteerd met elektronische informatie-uitwisseling binnen en tussen organisaties, waarbij vaak geen sprake meer zal zijn van fysieke documenten (denk hierbij aan toezichthouders, de Belastingdienst, de kamers van koophandel en het Centraal Bureau voor de Statistiek).

Via de NIVRA-site wordt u op de hoogte gehouden van het definitieve programma. Voor nadere informatie kunt u terecht op http://www.xbrl-nederland.nl/ en www.xbrl.org. Hotelaccommodatie is inmiddels beschikbaar; aanmelding voor de conferentie is vanaf begin maart 2003 online mogelijk. Voor eventuele vragen, opmerkingen en suggesties: Jan Pasmooij, e-mail j.pasmooij@nivra.nl of telefoon 020-3010315/06-55117335.