Mooi vak

donderdag 11 augustus 2011 | 5 reacties

Vakantie is altijd een moment van rust wat de mogelijkheid geeft om terug te kijken op het afgelopen seizoen. Nu wordt er nog wel eens geklaagd over ons vak dat niet meer zou zijn wat het was, maar persoonlijk ervaar ik dat toch anders. Met name in de vorm van teamwork kan ons vak heel bijzonder zijn, en omdat ik vind dat we dat niet genoeg kunnen uitdragen geef ik u onderstaand voorbeeld zoals het soms gaat mee.

Het is vrijdagmiddag 17.00 uur. De auditcommissie is geweest en ook de raad van commissarissen heeft de jaarstukken goedgekeurd. Alle controlebevindingen zijn besproken en waar nodig verwerkt. Op maandagmorgen voor beurs gaat het persbericht naar buiten en de jaarrekening op de website. Het holdingteam van circa twintig personen zit bij elkaar om de status te bespreken. Het elektronisch dossier bevat inmiddels 1.5GB aan informatie, 1.600 controlestappen die moeten worden afgewerkt, en een tiental formele consultaties waarvan er nog drie definitief moeten worden goedgekeurd. De managers, partners en de OKB (de onafhankelijke partner die toezicht houdt op de kwaliteit van het werk) hebben belangrijke delen al beoordeeld. Wat blijft zijn de laatste puntjes op de i, afdocumenteren en vaststellen dat de correcties goed in de drukproef en persbericht terecht zijn gekomen.

Specifiek probleem is dat de datering van de jaarrekening maandagmorgen voor beurs is, hetgeen betekent dat de controleverklaring tussen zondagavond 12.00 uur en maandagochtend 09.00 uur moet worden afgegeven. Afgesproken wordt dat het gehele team de agenda vrij maakt en het weekend doorwerkt, maar dat op vrijdag en zaterdag iedereen tijdig stopt, en een goede nachtrust neemt omdat het zondagavond laat gaat worden.

Zaterdagochtend 09.00 uur. De eerste teamleden druppelen binnen. Met de beveiliging is afgesproken dat het kantoor voor de accountant is geopend. De cliënt zal met name op zondag aanwezig zijn. De drukproef ligt klaar. De nieuwe software heeft een dashboard dat aangeeft dat het grootste deel van de stappen in diverse stadia van review zijn. Voor mij komen er gedurende de dag enige tientallen stappen voor review gereed. De consultaties zijn een probleem want de national office partner meldt dat zijn collega die het advies moet goedkeuren in het buitenland is. Voordat we die zaterdag rond 19.00 uur huiswaarts keren constateren we een bevredigende voortgang.

Zondag 10.00 uur. Vandaag moet het gebeuren. Daarom zijn er boodschappen gedaan en zijn er snacks en drankjes om de nacht mee door te komen mocht zich die situatie voordoen. De cliënt is eveneens in grote getale aanwezig. Voortgang is matig want de herziene drukproef laat op zich wachten. Wel is de laatste versie van het persbericht beschikbaar. Alle getallen worden aangesloten. Hier en daar een opmerking die terug gaat naar investor relations. Bij de koffieautomaat wordt met de cliënt bijgepraat. Dit soort momenten sterkt de relatie. Iedereen gaat ervoor.

Zondag 17.00 uur. De specialisten komen binnen. Zij buigen zich over het MVO-verslag want hier wordt een aparte verklaring bij afgegeven. De kamer is met meer dan twintig mensen overvol. Uitgeweken wordt naar een apart zaaltje maar hier werkt de verwarming niet. Het national office is toch in staat geweest om tijdig groen licht te geven. Weer drie noodzakelijke stappen afgewerkt.

Zondag 19.00 uur. Gezamenlijk diner in de kantine. Circa vijftig man doet zich tegoed aan een voedzaam maal. De voorzitter van de raad van bestuur komt ook langs en eet mee. Klasse.

Zondagnacht 24.00 uur. Het gaat toch allemaal langzamer dan gedacht. Het dashboard geeft aan dat er nog circa honderd stappen moeten worden afgewerkt. Onze opmerkingen over de drukproef zijn doorgegeven. Men verwacht binnen twee uur een nieuwe versie. Dit lijkt simpel maar we spreken wel over jaarstukken die minutieus gecontroleerd moeten worden, niet in de laatste plaats de IFRS-disclosures.

Maandagmorgen 01.00 uur. De OKB wordt gebeld. Met hem afgesproken dat hij nu gaat slapen en vanaf 06.00 uur beschikbaar is om het laatste deel van zijn review af te ronden. Tot op heden heeft hij namelijk zoveel mogelijk mee gelezen en zijn opmerkingen zijn a tempo verwerkt.

Maandagmorgen 04.00 uur. De finale drukproef is binnen, twee uur later dan verwacht. Het aantal uitstaande stappen is gedaald tot circa vijftig, een traag proces om alles goed in het dossier te krijgen. Iedereen werkt gestaag door, van vermoeidheid is nog geen sprake, hoewel sommigen toch al twintig uur in touw zijn. Er wordt gelachen, de moed zit erin. Ik breng koffie rond want ik heb even niets te reviewen.

Maandagmorgen 07.00 uur. De laatste loodjes. Het wordt een race tegen de klok, maar iedereen is moe. De cliënt komt langs voor de laatste interne controles. Men wacht op ons.

Maandagmorgen 08.00 uur. Tekensessie met de cliënt. Het dossier zit dicht. De OKB heeft het groene licht aan het compliance office gegeven. Ik mag de verklaringen ondertekenen. We toasten met bubbels omdat we het met elkaar gehaald hebben. Iedereen is moe. We gaan allemaal snel naar huis om te slapen. Ik heb om 12.30 uur een vergadering maar pak nog twee uur slaap. Het team heeft deze week twee dagen verplicht vrij om studie in te halen en uit te rusten want de weken daarvoor zijn ook hectisch geweest. En op woensdagavond is er een klein feestje om deze geweldige team effort te vieren.

Hoe zo niet interessant? Mooi vak toch?

Ruud Dekkers

Reacties

Geplaatst door jules muis - 23-8-2011 4:06:40

Dag Ruud,

Best goed dat je die ervaring met ons wilt delen, en helemaal niet slecht als je daar kippenvel van krijgt.

Maar ik denk dat de critici ook wel een punt hebben.

Je klinkt een beetje als een Trans-Siberische treinbestuurder die er trots op is, en terecht, net op tijd en in volle vaart het station van Wladiostok in te rijden, maar even geen tijd heeft te vertellen dat ‘m dat mogelijk is gemaakt dank zij een goede jaarplanning, geen last heeft van last-minute beren op de weg, een groots team aan spoorbouwers, treinmachinisten, olie verzekerd - wie weet uit Libie - beleefde bediening in de restauratie wagen, een chef de cuisine die weet hoe hij de dingen fris moet houden, het bettrouwbaar fluitje van de conducteur, het begrip van zijn vrouw dat hij en zijn maten drie weken van huis is, en het feit dat deze laatste lootjes alleen mogelijk worden gemaakt door de aldus voorspelbaarheid van het eindtraject.

Even vertaalt naar een audit op steroids, de eindsprint zoals je die zo levendig en terecht enthousiast tekent, en die inderdaad op zich een fantastisch gevoel van teamgeest op kan roepen, is precies dat: een eindsprint die niet mogelijk zou zijn geweest zonder dat je voor je eraan begon je niet al wist dat alle staart risico’s al in kaart zouden zijn gebracht en afdoende gemitigeerd, maanden eerder. En dat deze feestelijke finale, tenzij de financiele markten last-minute roet in het eten zouden gooien, niet meer maar ook niet minder is dan een bijna rituele bekroning van een jaar lang zwoegen en het vooruitzien en vooruitwerken van de werkvloer.

Dat neemt niet weg, en juist daarom, gun ik iedereen die zonsopgang bubbels best; zo’n stukje 'mission completed' teamwerk mag wat mij betreft best gevierd worden.

Maar het mooie van het beroep zit ‘m wat mij betreft meer in het voorspel dan het zo uitstekend door je getekend naspel.

Jules Muis

Geplaatst door Jan Wietsma - 22-8-2011 23:40:52

In mijn weblog reageer ik ook nog op deze column: www.jan-online.nl/component/k2/item/377-denken-over-het-mooiste-vak en vraag ik mij af of hetgeen hier wordt beschreven niet een erg technocratische insteek kent.

Geplaatst door Koen - 22-8-2011 17:05:14

Dat krijg je met dat verplichte vrij op vrijdag- en zaterdagavond. Moet je zondag op maandagnacht doorwerken. Per saldo schiet dan de maandag er ook helemaal bij in.

Uiteindelijk dus niet zo'n beste planning.

Maar klinkt leuk die vrije avonden (de baas is goed voor de medewerkers!) en stoer, dat nachtwerk. Beter dan saai iedere dag 15 uur draaien en dan het weekend vrij. Althans, vrij voor studie!

Geplaatst door Matthijs - 18-8-2011 21:54:32

Dacht dat je alleen in de detailhandel verplicht werd op zondag te werken. En dan ook nog tot en met maandagmorgen!

Waarom niet gewoon op donderdag auditcommittee etc?. Dan kun je op zaterdag afronden en heb je zondag tenminste één dag per week rust.

Maar goed, ik snap het gevoel van teamgeest wel in de geschetste situatie.

Geplaatst door Bertusje - 16-8-2011 14:44:56

Lijkt nogal haastwerk. Is het niet handiger om de publicatiedatum zo te kiezen dat je in een normaal tempo kan werken? Lijkt me beter voor de kwaliteit.
En als onverhoopt vertraging ontstaat tijdens de controle zou ik terughoudend zijn om me op de kop te laten zitten om snel-snel voor akkoord te tekenen. Ongeacht of dit komt door externe vertragingen of door een eigen slechte planning.

Dergelijke weekend-exercities zijn wel spannend en goed voor de teamgeest, maar of het het eindproduct ten goede komt...
Dus volgens mij niet het beste signaal voor de kwaliteit van het controlewerk.