Accountantsdocumenten en de Wet openbaarheid van bestuur

woensdag 1 juli 2009 | 0 reacties

Categorie: wet- en regelgeving
Onderwerp: accountantsdocumenten en de Wet openbaarheid van bestuur
Regelgeving: Wet openbaarheid van bestuur

Vraag...

Indien een accountant een overheidsinstelling als cliënt heeft, dan is de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) van belang. Zijn alle stukken die je naar deze cliënt stuurt, zoals brieven, rapporten, accountantsverslag, management letters en andere rapportages, onder deze wet altijd door derden opvraagbaar? Of zijn hierop beperkingen mogelijk? En hoe zit het met conceptstukken?

Antwoord...

De overheidsinstelling zelf moet over een verzoek op grond van de Wob een beslissing nemen. Die beslissing kan vervolgens ter beoordeling worden voorgelegd aan de rechter, die uiteindelijk het laatste woord heeft. Daarom is een definitief antwoord op deze vraag niet mogelijk.

Het uitgangspunt van de Wob is dat bij bestuursorganen berustende informatie (inclusief conceptdocumenten) waar de Wob op van toepassing is, openbaar is. De Wob bepaalt daarom dat een ieder het recht heeft op informatie van overheidsorganen. Daarnaast bepaalt de Wob dat overheidsorganen in het belang van een goede en democratische bestuursvoering ook uit eigen beweging informatie verschaffen. In sommige gevallen zal het belang van openbaarmaking moeten wijken voor een ander belang. De Wob geeft daartoe een limitatief aantal uitzonderingsgronden.

Allereerst moet het verzoek betrekking hebben op een bestuurlijke aangelegenheid. Is dat het geval, dan moet het bestuursorgaan beoordelen of de informatie versterkt kan worden of dat er beroep moet worden gedaan op één van de weigeringsgronden van artikel 10 of 11 van de Wob. In de jurisprudentie over accountantsrapporten komen met name de volgende weigeringsgronden aan de orde. (Het hiernavolgende is gebaseerd op een belangrijke uitspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State van 29 april 2008 (LJN BD 0771, AB 2008, 209). In deze zaak werd de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verzocht om openbaarmaking van documenten inzake een verstrekte subsidie.)

Als er informatie is opgenomen die is aan te merken als bedrijfsgegevens of als de openbaarmaking van gegevens leidt tot onevenredige bevoordeling of benadeling, dan wordt die informatie niet verstrekt (artikel 10). De Afdeling heeft daarbij bepaald dat dit niet voor het gehele rapport geldt. Voor zover in het rapport ook andere informatie is opgenomen, kan die informatie niet op grond van de hiervoor genoemde uitzonderingsgronden vertrouwelijk worden gehouden.

Vervolgens moet worden beoordeeld of er nog een andere uitzonderingsgrond van toepassing is. Artikel 11 bepaalt dat geen informatie wordt verstrekt uit documenten bestemd voor intern beraad, voor zover daarin persoonlijke beleidsopvattingen zijn opgenomen. De Afdeling heeft in eerdergenoemde uitspraak bepaald dat een rapport van een accountantskantoor over de doelmatigheid en doeltreffendheid van een subsidiëring, moet worden gezien als het resultaat van een zo objectief mogelijk verricht onderzoek van feitelijke aard. De op basis daarvan in het rapport vervatte aanbevelingen aan de minister, kunnen niet worden aangemerkt als persoonlijke beleidsopvattingen, en zijn ook niet tot bepaalde personen te herleiden.

Belangrijk aandachtspunt is dat de afweging niet in z'n algemeenheid maar per concreet document of onderdeel van een document moet plaatsvinden.

Wat betreft conceptdocumenten geldt nog het volgende. Het bewaren van concepten van documenten is niet verplicht op grond van de Archiefwet 1995. Maar vanaf het moment van indiening van een Wob-verziek dienen documenten niet vernietigd te worden. Ook elektronische concepten vormen documenten in de zin van de Wob. Het is dus zaak de elektronische gegevens die ten tijde een Wob-verzoek waren opgenomen niet te vervangen door actuelere gegevens zonder de eerdere versie te bewaren. Versiebeheer wordt in die situatie dus van groot belang.

Zoals gezegd vereist de Wob dat de overheidsinstelling een belangenafweging maakt. Als openbaarmaking in strijd zou kunnen zijn met voor de accountant geldende regels (bijvoorbeeld de Verordening gedragscode of de Nadere Voorschriften controle- en overige standaarden) kan de accountant daarvoor de aandacht vragen. Er bestaat echter altijd de kans dat stukken die een accountant verstrekt aan een overheidsinstelling die onder de Wob valt, openbaar worden gemaakt.

Heeft u een vraag op vaktechnisch gebied? Meld deze bij de Helpdesk.