Audit van soft controls (2)

donderdag 7 april 2011 | 5 reacties

Toen ik een scriptie mocht gaan schrijven voor de RA-opleiding heb ik me bezig gehouden met het concept belief systems uit de levers of control van Robert Simons. Die scriptie heeft me geleerd dat wetenschap niet mijn vak is, maar heeft vooral bijgedragen aan een grote interesse in het idee soft controls.

En het heeft me enkele boeken doen lezen die mijn ideeën over audit, interne beheersing en organisaties aanzienlijk hebben beïnvloed. Levers of control was een spannende ontdekkingstocht binnen op zichzelf bekend terrein. Thriving on Chaos was een openbaring. Maar het gevoel van reading-on-acid, de ervaring die je een enkele keer in je leven mee schijnt te maken als je geluk hebt, had ik bij een boek dat net zo oud is als ikzelf, dat iedere organisatiekundige socioloog schijnt te kennen: The social psychology of organizing van Karl Weick.

Mocht u de rest van uw leven nooit meer een tip van me willen aannemen, doe uzelf dan minstens het plezier Weick te lezen. Ik heb het gelezen, kon het niet weg leggen tot het uit was, en bij alles wat ik las had ik dat euforische gevoel dat ontstaat door samenvoeging van 'geweldig, dit is geniaal!' met 'ik had het nooit eerder zo gezegd zien worden, maar diep van binnen zat het al'.

Het gevoel van de onontdekte vanzelfsprekendheid, iets zo logisch, zo evident waar, dat je vóór je het ontdekte nooit verzonnen hebt, maar waarvan je daarna de rest van je leven blijft bedenken waarom je het niet zag voor iemand het je toonde. Het is een leeservaring die ik wel eens heb gehoord van iemand die de Bijbel las, en van iemand die Das Kapital las. Zelf heb ik het één keer eerder gehad, bij het lezen van Schopenhauer.

Wat heeft dit alles te maken met de VERA-cursus over de audit van soft controls, waarover ik beloofd had te schrijven? Vrij veel. Al was het maar dat het wellicht iets verklaart over de vraag wat ik bij die cursus te zoeken had.

Wie via google zoekt naar soft controls ontdekt al snel twee dingen:

Een echt lekkere, universele definitie van het begrip ontbreekt.
Als accountants over soft controls praten, dan zijn het bijna altijd intern accountants of accountants in business. Openbaar accountants hebben er duidelijk niet zoveel mee.

Ik ga hier geen definitie geven die wetenschappelijk bruikbaar is, maar wil wel een poging doen het idee compact te omschrijven.

Als controls al die maatregelen, activiteiten en andere 'dingen' zijn die bijdragen aan de beheersing en sturing van een organisatie, al dan niet (!!) in een door het management gewenste richting, dan zou je deze kunnen onderscheiden in:

Geautomatiseerde controls, waarbij de control werkt zonder, of met beperkt, menselijk ingrijpen. Vaak bekend als General ICT Controls en Application Controls
Handmatige controls, waarbij de control is geprogrammeerd. De menselijke bijdrage aan de control is bedacht, de uitvoering is onafhankelijk van de persoon van de uitvoerder en de resultaten worden (veelal) systematisch geregistreerd. Dit is in feite het voor accountants traditionele terrein van de AO/IC, met Starreveld als bekende naam.
Soft controls.

U ziet, als definitie waardeloos, maar het geeft wel aan waar u het zoeken moet. Al die 'beheersingsdingen' die buiten het traditionele terrein van de accountant vallen.

En dat brengt meteen antwoord op de vraag waarom openbaar accountants er zo weinig mee doen: soft controls zijn veelal niet systematisch, niet geprogrammeerd, niet eenvoudig voorspelbaar en hun werking is veelal niet rechtstreeks vast te stellen. En dat betekent weer dat het niet zo eenvoudig is een conclusie over de uitkomsten van een informatiesysteem te baseren op de werking van soft controls. Niet omdat de accountant het niet ziet of aanvoelt, maar omdat er nauwelijks tegenop te auditen valt.

En precies dáár komt de VERA-cursus met antwoorden. Maar om deze blog niet te lang te maken, ga ik daar pas op in in mijn vervolg.

Arnout van Kempen

Reacties

Geplaatst door Johan Visser - 14-4-2011 13:31:58

@Leen:
leuk dat je terecht stelt dat Accountants bij het woord soft controls aan iets vaags en ongrijpbaars denken.En dat het van alles te maken heeft met de tone at the top/cultuur/etc van een organisatie.
En dat iedere Accountant daar dagelijks mee te maken heeft.In zijn eigen organisatie en bij de clienten.
Lastig om er exact greep op te krijgen maar niet onmogelijk.
Een paar willekeurige voorbeelden:
a.bedrijf claimt zeer clientgericht te zijn maar de parkeerplaatsen van managers/maten staan het dichtst bij de ingang
b.controller verdient twee keer de marktprijs.(weet hij te veel?)
c.secrateresses worden in bijzijn van client/auditor/headhunter afgeblaft omdat ze een onbenullig foutje hebben gemaakt
d.vacature moet door een man ingevuld worden want ....(red flag voor een weinig intelligente cultuur ?)
e.de declaraties van het topmanagement zijn wel heel fors.(Zijn het wel nette mensen?)
f.autoregeling is wel heel bescheiden,indicatie voor zuinig financieel beleid?
g.op het hoofdkantoor spat de weelde je tegemoet en de companyplane wordt wel heel intensief gebruikt
En zo kunnen Accountants wel honderd andere dingen opnoemen die een indicatie kunnen geven van een bepaald soort cultuur.
Nadeel van al dit soort voorbeelden is dat je niet exact kunt bepalen wat er goed of fout aan is maar het brengt een mens bewust of onbewust op ideen en zoekpatronen.
En als ik ooit weer leiding ga geven aan een organisatie vraag ik de eeste week alle declaraties op over de laatste twee jaar.Weet ik snel en effectief wie er waarschijnlijk lid is van de roeivereniging.Weet ik tenminste wie ik wat beter in de gaten moet houden.

Geplaatst door Martine van den Bosch - 14-4-2011 11:31:11

Tja, waarom doen accountant zo weinig met soft controls? Ik denk dat het nog wel eens mee zal vallen met het gebruik dat we er van maken in het openbare beroep. De inchatting van de rol van de DGA op de interne beheersing van de organisatie is toch zeker een voorbeeld van het inschatten van de soft controls. De ene keer vinden we de betrokkenheid van de DGA bij de dagelijkse bedrijfsvoering een pré en de andere keer een risico. Het lastige erbij is vaak wel dat soft controls zich moeilijker laten 'meten' qua werking. Vaak bestaat er immers geen paraaf of vastlegging van. Wat goed zou zijn is aandacht te besteden aan technieken en criteria die het voor accountants mogelijk maken hun inschatting van de soft controls zichtbaar en onderbouwd en controleerbaar vast te leggen. Dan kunnen we ook beter met elkaar discussieren over hoe we de positieve werking van soft controls inschatten. En hier ook beter gebruik van maken bij de controle van de jaarrekening. Gaat jou vervolg daar ook op in, of blijft het hangen in algemene beschouwingen?

Geplaatst door Leen Paape - 12-4-2011 10:56:55

Beste Arnout, ik denk dat je veel meer hebt met wetenschap dan je wilt toegeven. Dat blijkt wel uit je blog. Soft controls is wat mij betreft een verkeerde duiding en helpt niet om het goed onder de aandacht te krijgen van de meeste accountants. Die denken bij het woord soft aan soft en ologen van divers pluimage en dus not their cup of tea. Geheel ten onrechte natuurlijk want de wijze waarop boards werken en hoe het samenspel is tussen mensen bepaalt in hoge mate het succes of het falen van organisaties. Lees er alle boeken maar op na van De Prooi tot Animal Spirits van Kerlof en Shiller. (inclusief de door jouw geroemde Weick overigens). Noem het cultuur, noem het tone at the top, noem het Levers of Control, noem het psychologie van de kouwe grond noem het sociologie of filsofie; in mijn ogen hoort het er allemaal bij. Inderdaad kost die niet direct overvloeidg in het curriculum zit maar daar werken we aan op Nyenrode. Zoals je weet stellen we je ideeen altijd zeer op prijs om te zoeken naar zinvolle aanpassingen in het curriculum.

Geplaatst door Hans Hoekstra - 11-4-2011 15:23:21

Tsja, soft controls. Je kunt natuurlijk over definities blijven discusseren, maar je kunt ook enkele algemene uitgangspunten proberen te benoemen. Om op die manier de discussie te starten en helderder te maken.
Wat mij betreft zijn soft controls iets voor elke auditor iets om mee te doen. Al was het maar omdat ze de werking van de andere 'hard' controls beinvloeden. Daar zijn auditors niet op toegerust. Dat zit onvoldoende in het opleidingspakket. Daarmee wordt een belangrijke basis gemist.
Nu kan een VERA cursus helpen, maar toen ik enkele jaren geleden de eerste daarvan kreeg, was die duidelijk nog in de 'try out' fase. De trainers zochten zelf ook, al hadden ze wel een beeld waar ze met het begrip naar toe wilden.
Maar het zal nog een hele toer worden om accountants zover te krijgen soft controls te auditen en hier iets zinvols over te roepen.

Geplaatst door Gerrit Kroes - 11-4-2011 13:25:42

Aardige cliffhanger Arnout. Ik word nog niet echt warm van soft controls. Het roept een beetje het gevoel op van softdrugs, een fijn gevoel, een openbaring en na verloop van tijd wacht de harde werkelijkheid. Ik wacht vol spanning op deel 3.