Doe de jaarafsluiting op afstand
Het einde van het jaar komt er alweer aan: tijd om de boeken te sluiten. Maar hoe ga je dat doen vanachter de keukentafel? Tenslotte werken de meeste organisaties vanwege corona nog steeds voornamelijk thuis.
Bart van Praag
Als je het nog steeds een uitdaging vindt om je boekhouding onder controle te krijgen, terwijl je niet kunt beschikken over je eigen vertrouwde kantooromgeving, bedenk dan dat je daar niet alleen in bent. Een goede voorbereiding is het halve werk. Drie simpele tips waarmee je een heleboel stress kunt voorkomen.
-
Controleer vooraf of je toegang hebt tot alle benodigde gegevens
Loop je checklist langs of controleer je stroomschema voor je boekhoudproces, om zeker te weten dat je toegang hebt tot alle input en data die je nodig hebt om je boeken te kunnen sluiten. Doe dat zo vroeg mogelijk: je wilt niet thuis vlak voor de deadline ontdekken dat je niet bij alle data kunt.
-
Zorg dat alle betrokkenen toegang hebben tot de juiste tools en systemen
Kijk naar de manier waarop bijvoorbeeld journaalposten en reconciliaties worden voorbereid en denk na wie daarbij betrokken zijn. Vraag je niet alleen af of die personen op hun beurt toegang hebben tot alle gegevens die ze nodig hebben, maar denk ook aan de beschikbaarheid van systemen en applicaties die ze nodig hebben om hun werk te kunnen doen. Zorg dat ook zij in hun thuiswerksituatie toegang hebben tot alle middelen die ze nodig hebben om de klus te klaren.
-
Kies een platform waarmee je team op een veilige manier kan samenwerken
Als je gewend was even je bureaustoel om te draaien om te overleggen met een collega, dan zul je thuis toch echt even moeten omschakelen. Ga (als je dat niet allang gedaan hebt) op zoek naar een platform dat je team in staat stelt om samen en gelijktijdig met alle benodigde documenten en data te werken. Er zijn veel oplossingen voor samenwerking beschikbaar, maar niet alle oplossingen zijn even geschikt voor de boekhouding. In het ideale geval wil je de volgende dingen kunnen doen:
- Binnen een document gericht commentaar kunnen geven aan collega's en reacties kunnen volgen, liefst op zo’n manier dat je zeker weet dat alleen de juiste mensen het commentaar te zien krijgen - en dat je commentaar niet wordt meegenomen in de versie die uiteindelijk wordt ingediend.
- Bij je documenten relevante bijlagen kunnen bijvoegen, zodat alle nodige documentatie voor iedereen snel en eenvoudig toegankelijk is.
- Zorg dat wijzigingen automatisch worden bijgehouden, zodat je weet wie welk item beoordeeld heeft, wanneer dat is gebeurd, en welke wijzigingen zijn aangebracht.
- Kies een oplossing waarmee je ook het goedkeuringsproces kunt managen, zodat de juiste mensen de boeken volgens de juiste procedures kunnen aftekenen.
- Zoek een oplossing waarin je in realtime kunt samenwerken, zodat je altijd zeker weet dat iedereen met de meest recente versies van de documenten werkt.
Als je ervoor kiest om een gratis samenwerkingstool te gebruiken, zorg er dan voor dat je kunt laten zien dat je interne controleprocedures hun werk doen en dat je kunt bijhouden hoe de zaken van de ene op de andere versie zijn veranderd. Dat soort inzichten kunnen soms heel belangrijk zijn tijdens het beoordelingsproces. Als je je commentaar en goedkeuringen deelt via e-mail, zorg er dan voor dat je opmerkingen en goedkeuringen goed gedocumenteerd en bewaard worden, zodat je er later gemakkelijk naar kunt verwijzen.
Tot slot: er zijn oplossingen die automatisch revisies bijhouden, zodat je bij een audit alle aanpassingen kunt verantwoorden. Als je die mogelijkheid niet hebt, overweeg dan in ieder geval een screenshot te maken van je journaalposten, voor en nadat je ze naar je grootboek hebt gestuurd, zodat je altijd kunt aantonen dat er tussentijds niets aan de documenten is veranderd.
Een goede voorbereiding bespaart je veel kopzorgen. De juiste tools kunnen de rest nog een stuk eenvoudiger maken. Veel succes!