Discussie Opinie 31 januari 2023

De standaard bankverklaring voldoet niet meer in het digitale tijdperk

De standaard bankverklaring (SBV) is al jarenlang een onmisbaar hulpmiddel voor accountants bij het controleren van de jaarrekening van een onderneming. Uit onderzoek blijkt dat de SBV in zijn huidige vorm aan waarde verliest en niet meer lijkt te voldoen aan de behoefte van accountants en ondernemingen in het digitale tijdperk. Wat betekent dit voor de toekomst van de SBV? Dreigt die te verworden tot een dinosaurus, of is er een manier om deze belangrijke bevestiging te moderniseren en aan te passen aan de huidige behoeften?

Mitchell de Caluwe en Peter Eimers

Het verkrijgen van externe bevestigingen is voor accountants een krachtig controlemiddel om de betrouwbaarheid van door de onderneming gecreëerde informatie te valideren. De resultaten van een survey onder ruim tweehonderd accountants laten duidelijk zien dat er problemen zijn met het huidige proces van aanvragen en verwerken van de SBV.

Zo ervaart 75 procent van de ondervraagden dat het proces een lange doorlooptijd heeft. Daarnaast blijkt dat er fouten voorkomen in de SBV zelf, met 75 procent van de ondervraagden die soms tot vaak een fout haalt uit de SBV. Aan de andere kant haalt 43 procent soms tot vaak fouten uit de financiële administratie, zoals missende bankrekeningen, oude garanties, niet-geregistreerde zekerheden of bevoegdheden die niet aansluiten met de autorisaties/procuratie in de SBV.

Dit geeft aan dat externe bevestigingen nog altijd relevant zijn. De openbare accountants die deelnamen aan de survey zijn het overwegend eens dat een nieuwe digitale SBV ook alle banktransacties moet bevatten, omdat dit volgens hen de controlekwaliteit en de interne beheersing zal verhogen. Bovendien denkt 92 procent van de openbare accountants onder de respondenten dat deze bankdetails zullen helpen bij het signaleren en detecteren van fraude en non-compliance met wet- en regelgeving.

Met deze resultaten in het achterhoofd wordt het tijd om na te denken over mogelijkheden om de problemen van de huidige SBV op te lossen. Steeds meer banken bieden de mogelijkheid om het aanvraagproces voor financiële documenten te digitaliseren via Confirmation.com. Hoewel dit het proces aanzienlijk verkort, biedt de uiteindelijke output (een pdf-bestand) niet meer waarde dan de traditionele SBV. Sommige accountantskantoren maken ook gebruik van derde partijen die banktransacties verkrijgen via de PSD2-wet. Hoewel deze partijen - met een vergunning van De Nederlandsche Bank - eenvoudiger betaalgegevens van ondernemingen kunnen verkrijgen, is het geen ultieme oplossing. De accountant is namelijk afhankelijk van een derde partij, wat extra kosten en risico's voor de betrouwbaarheid oplevert. Bovendien ontbreken nog vaak relevante detailgegevens voor risicogerichte analyses. Dit alles maakt het een prijzige tussenoplossing, die niet voor elke accountant of onderneming haalbaar is.

Het is duidelijk dat een oplossing nodig is om ervoor te zorgen dat accountants ook in de toekomst voldoende en geschikte controle-informatie kunnen verkrijgen, om tot een goed oordeel te komen en de betrouwbaarheid van de financiële administratie te verhogen in de huidige tijd.

Daarom pleiten wij voor een veelzijdiger oplossing dan de huidige vormen. Een oplossing die aansluit bij de huidige behoeften en op verschillende manieren ingezet kan worden in het controleproces: de huidige SBV verder uitbreiden en digitaliseren. Deze digitale SBV zou een gestandaardiseerde dataset moeten zijn met onderliggende banktransacties van het afgelopen jaar, inclusief de transacties die zijn gemaakt gedurende die periode. Dit document zou in een gestandaardiseerd formaat moeten worden aangeleverd, zodat elke accountant en onderneming in staat is om zelf analyses uit te voeren zonder afhankelijk te zijn van derde partijen.

Zo kan de digitale SBV-'databestand' bijvoorbeeld worden gebruikt om onregelmatige betalingen of betalingen en ontvangsten uit hoge corruptierisicolanden te signaleren. Door het geautomatiseerde proces kan de SBV snel en efficiënt worden verwerkt, wat betekent dat accountants sneller en beter in staat zijn om eventuele afwijkingen op te sporen en te verhelpen. Daarnaast kan de digitale SBV ook dienen als basis voor automatisch gegenereerde kasstroomoverzichten, of het volgen van afgedragen belastingen. Deze digitale aanpak kan leiden tot een hogere controlekwaliteit, doordat ondernemingen en accountants meer inzicht krijgen in de omgeving waar activiteiten in plaatsvinden.

In de huidige tijd, waarin digitalisering steeds belangrijker wordt, is het essentieel dat accountants gebruikmaken van de nieuwste technologieën om hun werk efficiënter en effectiever te kunnen uitvoeren. Dit nieuwe controlemiddel kan een belangrijk hulpmiddel zijn om dit te bereiken en een waardevolle aanvulling op het palet aan controlemethoden die de accountant ter beschikking heeft.

De nieuwe digitale SBV is daarom een belangrijke stap voor ons financiële bestel en draagt bij aan de controlekwaliteit en interne beheersing van gecontroleerde bedrijven.

Om de volgende stap te kunnen zetten, is het belangrijk dat alle actoren (accountantskantoren, NBA, AFM, banken en ondernemingen) zich inzetten voor de ontwikkeling van een moderne oplossing. Daarom is het nodig de mogelijkheden te verkennen en samen te werken om een efficiënter en kwaliteit verhogend alternatief te vinden. Als accountants en bankiers vanuit hun poortwachtersfunctie de eerste stap zetten, kunnen we uiteindelijk samen ervoor zorgen dat de nieuwe SBV in enige vorm ten volle wordt benut en kan bijdragen aan een verbeterd financieel ecosysteem.