Magazine 01 mei 2007

'Steek hand in eigen boezem bij hoge SOx-kosten'

Volgens Pieter de Kok hebben ‘de hoge kosten van SOx’ waarover bedrijven praten (zie ‘de Accountant’ maart 2007, pagina 40) andere oorzaken dan SOx zelf. Achterstallig onderhoud is een van de belangrijkste.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 9, 2007

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Laat ik beginnen met KPN & Co. een pluim te geven voor het niet meewerken aan het populaire fenomeen van SOx-bashing. Sterker nog, KPN & Co. zijn in het artikel uitgesproken enthousiast over hetgeen SOx toevoegt. Toch ben ik teleurgesteld. In ‘ons’ lijfblad ‘de Accountant’ is namelijk altijd ruimte voor ‘open deuren’, verscholen kritiek en enthousiaste oproepen, maar waar mijn belangstelling echt naar uit gaat zijn scherpe analyses, hand in eigen boezem, bedrijfsleven en accountants die elkaar openlijk bekritiseren, zweet. Helaas. Ook in dit artikel beperkt men zich tot de bekende SOx-koetjes en kalfjes, gezeur over hoe moeizaam het was, de hoge kosten en verlangen naar dialoog tussen bedrijfsleven en accountant.

Maar met een beetje fantasie kunnen we het artikel meer kleur geven. Sterker nog, eigenlijk geeft Bert Schijf, SOx-verantwoordelijke voor KPN, ons onbewust een helder inzicht in de echte oorzaken van de moeizame strijd en de hoge kosten. Alvorens tot de kern door te dringen maakt hij eerst nog een aantal schijnbewegingen. Zo wordt ons duidelijk gemaakt dat SOx voor KPN betekent dat fraude de wereld is uitgeholpen. ‘By the time internal controls kick in, the horse has already left the barn. Internal controls won’t stop a fraud, they detect it once it has occurred’, luidt een uitspraak die ik heb overgehouden aan mijn loopbaan in de Verenigde Staten.

Afgaande op de uitspraken van Schijf lijkt het er echter op dat KPN haar controleraamwerk toch echt volledig ‘preventief’ heeft ingericht. Interne controlemaatregelen gericht op detectie zijn dan minder relevant. Als preventief voor KPN echt het sleutelwoord is, dan hebben wij hier de eerste verklaring voor de hoge kosten, want al die extra sloten op elke deur kosten inderdaad heel veel. Het lijkt mij niet dus geldt dat fraude altijd mogelijk is en dat wij snel op zoek moeten naar de echte oorzaak van de hoge kosten.

Lang hoeven wij niet te wachten. “KPN is een ingewikkeld bedrijf”, stelt Schijf. Het blijkt dat dankzij SOx al die ingewikkelde processen nu eens goed zijn gedocumenteerd. Voilà, de aap is uit de mouw. KPN heeft gewoon een jarenlange achterstand in normale bedrijfsvoering - lees: documenteren van risico’s, maatregelen van interne controle, wijze waarop risico’s en maatregelen zijn afgestemd - weggewerkt. Dit heeft dus niets met SOx te maken.

Overigens is KPN niet uniek in dit excuus. Laten we nu eens eerlijk zijn en vaststellen dat het bij KPN en veel andere organisaties gewoonweg een puinhoop was. Jarenlang is er om uiteenlopende redenen niet geïnvesteerd in control en is er ook nooit veel belangstelling voor geweest. Resultaat geen (actuele) procesbeschrijvingen, geen risicoanalyses, geen inzicht in relatie tussen jaarrekening, belangrijkste bedrijfsprocessen en risico’s en ga zo maar door.Gelukkig was daar SOx.

De tweede oorzaak voor de hoge kosten is al even verrassend. Net als bij veel Amerikaanse organisaties lezen wij dat de weg naar het SOx-examen voor KPN lang, zwaar en vol valkuilen was. Zo is de veel gevreesde bottom-up-aanpak gedurende het traject ingeruild voor een top-down-benadering. KPN was het project gestart met het idee dat ook de koffiejuffrouw een belangrijke rol speelde. Later heeft men zich terecht gerealiseerd dat het wellicht zinvoller was om eerst eens na te denken wat de belangrijkste financiële risico’s zijn die kunnen leiden tot materiele fouten in de jaarrekening.

Tijd voor een andere hoofdrolspeler. De Nederlandse accountant van KPN heeft het leven van het SOx-team lastig gemaakt, lezen wij. Deze accountant is - zoals algemeen bekend - overladen met interne richtlijnen en procedures, met het angstspook SEC op de achtergrond. Ik zie voor mij een gepassioneerd KPN SOx-team dat zich regelmatig tot diep in de nacht heeft gebogen over de belangrijke SOx-vragen zoals: hoe definieer ik een material deficiency, wat is een compensating control, en zijn al die deficiencies dan eigenlijk een probleem. Nadat met bloed, zweet en tranen intern een antwoord was geformuleerd, veegde de accountant er natuurlijk de vloer mee aan. Laten wij ook hier eerlijk zijn, die accountants en hun honderden assistenten wisten het zelf ook niet en er werd maar een draai aangegeven. Audit Standard 2 was toch ook voor het management verplicht, of toch niet? Onder het motto ‘ik ben onafhankelijk’ kwam er ook nooit een duidelijke advies over hoe het wel moest. Onafhankelijke externe consultants - ik voel mij aangesproken - werden ingehuurd. En de kosten stegen verder.

Dat waren dus de echte oorzaken van de hoge kosten. Dezelfde als in de VS in 2003 en 2004: achterstallig onderhoud bij veel bedrijven, gebrek aan kennis, continu veranderende aanpak, niet meedenkende ‘voorzichtige’ accountants, dwalende interne accountants, dure consultants. En als resultante paniek en chaos. Maar wel een beloning: ‘Geslaagd voor 2006 SOx.’ Van harte, uw accountant.

Laten wij vooral allemaal de hand in eigen boezem steken en blij zijn dat 2006 voorbij is. We are all to blame.

Noot
Pieter de Kok, registeraccountant, is partner bij Coney, People, Process & Control.

Reactie KPN en Corgwell

Bert Schijf, Simone Heidema en Erick Noorloos reageren op de kritiek van Pieter de Kok.

Bert Schijf, Simone Heidema en Erick Noorloos

Wij danken Pieter de Kok voor zijn reactie op ons artikel. We zijn blij met zijn pluim op onze hoed, maar toch even een reactie. Hij besluit met een verzuchting: gelukkig is 2006 voorbij en dat het zoveel geld gekost heeft is jammer maar ‘we are all to blame’.

Wellicht anders dan Pieter hebben wij 2006 met feestgedruis uitgezwaaid. Wie de meeste schuld had aan de hoge kosten kan ons niet meer schelen. We richten ons nu op de vraag hoe we samen met de accountantsprofessie de kosten voor 2007 en verder omlaag kunnen krijgen - met behoud van de voordelen. ‘Twice the fun, half the costs’ hebben we dat gedoopt. Ter toelichting:

Dat ondernemingen een achterstand hadden in het documenteren van risico’s en controls is genoegzaam bekend. Vaak zijn procesbeschrijvingen wel beschikbaar, maar voor andere doeleinden bestemd (bijvoorbeeld ISO) en daardoor onvoldoende toegespitst op de eisen die SOx 404 terecht aan interne controle stelt. Ondernemingen hebben door SOx veel tijd en energie moeten steken in de documentatie van risico’s en controls. Dit heeft veel geld gekost, maar dat is niet vanwege accountantseisen, dit zijn kosten van ‘groot onderhoud’’.

Deze algemeen benodigde grote onderhoudsbeurt werd door de SEC al in 2005 gemeld, de deur naar dit baanbrekende nieuws staat dus al een tijdje open.

De Kok beschrijft de accountant die het werk van het zwoegende SOx-team afkeurt, zoals het bepalen van criteria voor een material weakness (of bedoelt De Kok een significant deficiency?). Deze voorstelling van zaken is wat ons betreft niet correct. De accountant stelt weliswaar vaak strenge eisen aan SOx, maar voor een belangrijk deel is dit nu juist terug te voeren op de verschillen in interpretatie van de PCAOB-standards. Onduidelijkheden tussen SEC en PCAOB-standards komen daar nog bij.

Wij pleiten voor een dialoog tussen ondernemingen en accountants om kostbare interpretatieverschillen, zoals aangetoond in ons onderzoek, te minimaliseren. In december 2006 hebben de SEC en PCAOB nieuwe concept-guidance uitgebracht.

Ondanks de betere afstemming zijn er nog steeds verschillen tussen de inhoud en diepgang van de SOx-regels voor ondernemingen en accountants. Enkele big four accountantsorganisaties hebben dit in hun commentaren richting de SEC aangegeven en pleiten ook voor een verdere stroomlijning in de regelgeving en meer afstemming tussen de werkzaamheden van management en accountants. Alleen op deze wijze kan een onderneming efficiënt aan SOx 404 voldoen mét behoud van alle voordelen.

Laten wij vooral vooruitkijken en de kosten het ‘reguliere’ onderhoud verlagen door kennis te delen en te voorzichtige interpretaties bij de accountants te voorkomen.

Noot
Bert Schijf en Erick Noorloos zijn lid van het SOx-team van KPN. Simone Heidema is corporate governance-specialist bij Corgwell.