Nieuws

UBL-RGS pilot afgerond

De UBL-RGS pilot toont aan dat op basis van RGS-codering afzonderlijke factuurregels (binnen een elektronische factuur in UBL-formaat) ‘automatisch’ geboekt kunnen worden op verschillende (tegen)rekeningen in de boekhouding.

Dat meldt GBNED. De pilot ging afgelopen september van start en had als doel een antwoord te geven op de vraag of een koppeling tussen UBL en RGS het automatisch boeken van inkomende facturen kan bevorderen.

Inmiddels is een beschrijving beschikbaar over de UBL-RGS pilot, met onder meer boekingsvoorbeelden, aandachtspunten en enkele conclusies. Ook is een voorbeeld UBL-factuur, en ter illustratie PDF-factuur, beschikbaar met in de UBL-factuur een RGS-boekingscode per factuurregel.

Zo kunnen softwareleveranciers en gebruikers zelf testen of en hoe deze factuur ingelezen en verwerkt kan worden als inkomende factuur in het boekhoudsysteem. Uiteraard moet voor dit laatste het boekhoudsysteem wel gereed zijn en daarom is er nu een eerste aanzet voor een lijst criteria waaraan software moet voldoen om het stempel 'RGS-ready' te krijgen.

"Alleen een RGS-code koppelen aan een vrij veld binnen het rekeningschema zonder dat de RGS-codering verder wordt gebruikt is natuurlijk niet de bedoeling. […] Het gaat om zaken als: het RGS-schema automatisch in de software beschikbaar stellen voor de gebruiker, een bestaand rekeningschema koppelen aan het RGS-schema en bijvoorbeeld actief gebruik maken van de ‘indicatie debet/credit’, zijnde een voorkeur voor debet boekingen of Creditboekingen", aldus GBNED.

De eerste aanzet voor het stempel ‘RGS-ready’ bevat nu twaalf punten met een toelichting daarop. Waarschijnlijk wordt een onderscheid gemaakt in basiscriteria en aanvullende criteria. Deze punten zijn verwoord in hoofdstuk 6 “RGS en de impact op softwaresystemen” van het uitgebreide rapport "RGS: uniform rekeningschema voor bedrijven", uitgave december 2015. 

Het rapport gaat ook in op zaken als de opbouw van RGS, Extensies, administreren met RGS, gebruik in de praktijk, koppeling met andere systemen, de organisatie achter RGS met status, voortgang en aandachtspunten (opvragen complete rapport over RGS, inclusief aandacht voor 'RGS-ready'). Komend voorjaar wordt een voorstel gepresenteerd voor de uiteindelijke 'RGS-ready checklist'.

UBL en RGS

UBL voor elektronisch factureren en elektronische factuurverwerking en RGS als standaard rekeningschema zijn twee ontwikkelingen die beide al een tijdje in de belangstelling staan. UBL geldt al weer een paar jaar als defacto standaard voor elektronisch factureren en (versie 2.1 van UBL) is officieel aangenomen als internationale ISO/IEC standaard. RGS moet nog een plaats verwerven als alom geaccepteerde standaard en is in tegenstelling tot UBL een puur Nederlandse standaard.

Om het proces van elektronisch factureren aan de inkomende kant zoveel mogelijk automatisch te laten verlopen wordt door boekhoudsoftware veelal gewerkt met een 'vaste grootboekrekening' per crediteur.

Maar er zijn genoeg voorbeelden waar één vaste (tegen)rekening niet afdoende is. Bijvoorbeeld huisvestingkosten bestaat in de regel vaak uit huur- en servicekosten en die kunnen desgewenst apart geboekt worden. Dit laatste lukt niet automatisch als er één factuur wordt ontvangen voor de maandelijkse huisvestingkosten, bestaande uit aparte factuurregels voor huur- en servicekosten die ook apart geboekt gaan worden.

Een ander voorbeeld zijn verkoopkosten die in RGS onderverdeeld zijn in onder andere: 'Reclame- en advertentiekosten', 'Beurskosten', 'Etalagekosten' en 'Websitekosten'. Als deze zaken door een en dezelfde leverancier worden geleverd moet handmatig bepaald worden welke rekening(en) van toepassing zijn om op te boeken. In dit geval kan een koppeling tussen UBL en RGS mogelijk uitkomst bieden.

Gerelateerd

Aanmelden nieuwsbrief

Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.