Vertrouwelijke papieren slingeren rond in financiële dienstverlening
In de financiële dienstverlening worden vertrouwelijke documenten op grote schaal geprint, mee naar huis genomen of achteloos bij het oud papier gegooid. Gevoelige informatie ligt hierdoor continu op straat en kan datalekken veroorzaken.
Henk Vlaming
Zo vertrouwelijk als documenten zijn in de financiële dienstverlening, zo rommelig gaan medewerkers er mee om. Bijna iedereen (93 procent) print er documenten om te lezen. De helft van het personeel neemt ze mee naar huis en ruim veertig procent laat ze slingeren. Dat blijkt uit een onderzoek van Fellowes, een bedrijf voor kantooroplossingen. Het onderzoek werd onder andere uitgevoerd binnen de financiële dienstverlening. In hoeverre ook accountantskantoren zich bezondigen aan slordig beheer van documenten weet het bedrijf niet. De accountancy is niet onderzocht als aparte bedrijfstak.
Verreweg de meeste medewerkers in de financiële dienstverlening (bijna tachtig procent) maken zich niet druk over het laten slingeren van vertrouwelijke documenten. Veiligheid van informatie en de wetgeving daarover zijn een zaak van de directie, aldus ruim de helft van het personeel in de financiële dienstverlening.
Allerminst papierloos
"De aandacht gaat overwegend uit naar cybersecurity, maar ook papieren documenten kunnen een datalek veroorzaken”, zegt Mieke Embrechts, marketing coördinator bij Fellowes desgevraagd. “Denk aan papieren die blijven liggen op printers of die worden weggegooid. Zeker in de financiële dienstverlening wordt veel gevoelige informatie bewaard over personen en organisaties. Papierloos zijn financiële dienstverleners allerminst, want bijna iedereen print bestanden nog gewoon."
"Veel documenten belanden uiteindelijk in papiercontainers, maar tot ze worden vernietigd hebben vele personen vrij toegang tot de informatie. Denk aan schoonmakers, onderhoudsmensen of chauffeurs die papiercontainers afvoeren."
De meeste bedrijven hebben wel een beleid voor het omgaan met vertrouwelijke documenten. In de financiële dienstverlening is dat 85 procent. Maar de handhaving van dit beleid blijft achter. "Soms omdat het beleid niet duidelijk is", zegt Embrechts. "Het kan ook zijn dat het beleid niet wordt gehandhaafd, bijvoorbeeld omdat er geen toezicht is op de uitvoering ervan. Daarom is het goed om een duidelijk beleid te hanteren over het omgaan met vertrouwelijke documenten en medewerkers hierin te trainen. Maar ik kan mij voorstellen dat veel organisaties hier niet scherp op zijn, bijvoorbeeld omdat ze vinden dat papier uiteindelijk afval is."