Outsourcing bij accountants: stille trend, maar kan dat zomaar?
In het maartnummer signaleert 'de Accountant' in het artikel 'Outscourcing bij accountants: stille trend' een trend bij Nederlandse accountantskantoren om bepaalde werkzaamheden te outsourcen (offshoren) naar landen buiten de Europese Unie zoals India, Zuid-Afrika en Suriname.
Deze trend zien wij ook in onze adviespraktijk, waar wij ons bezighouden met de toezichtaspecten en gegevensbeschermings- en privacyaspecten van de bedrijfsvoering en dienstverlening door accountants(organisaties), al dan niet grensoverschrijdend.
Waar het genoemde artikel alleen een trend signaleert van het uitbesteden van 'boekhoud-werkzaamheden' (zogenoemde front-office-activiteiten) signaleren wij in onze praktijk echter juist (ook) een sterke(re) trend tot het outsourcen/offshoren van zogenoemde back-office-activiteiten.
Het artikel doet voorkomen alsof uitbesteden heel eenvoudig is. 'Men scant alle stukken voor zover dat nodig is en laat deze met geavanceerde software vertalen door de boekhouders op afstand. In een afgeschermde geautomatiseerde omgeving kunnen de boekhouders vervolgens de complete administratie voeren en desgewenst ook de jaarrekening opmaken.'
Piece of cake, zou men denken.
Toch is niets minder waar. Om daadwerkelijk een substantiële kostenbesparing te realiseren - wat toch altijd één van de (zoniet de belangrijkste) drijfveren is bij outscourcen en/of offshoren - dient men alle risico's en mogelijke aansprakelijkheden die uit die outsourcing voortvloeiend of daarmee verband houden, te hebben geadresseerd.
Dit begint met het zich de vraag stellen of outsourcing/offshoring van de front en back-office-activiteiten, gegeven het toezichtsrechtelijk kader - Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta) en hierop gebaseerde nadere regelgeving - überhaupt geoorloofd is. Daarbij moet ook de vraag worden betrokken hoe en in welke mate het outsourcen en/of offshoren van de betreffende activiteiten zich verhoudt met de vereiste verantwoordelijkheid van de accountantsorganisatie (lees: haar beleidsbepalers) voor het stelsel van kwaliteitbeheersing.
Ook zal men zich rekenschap moeten geven van het toezicht door de Autoriteit Financiële Markten en door buitenlandse toezichthouders op (de bedrijfsvoering en dienstverlening van) accountantsorganisaties en de mogelijke implicaties die daaraan zijn verbonden.
Een ander aandachtspunt is gelegen in de te betrachten data protection ingevolge de Wta en de Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wetgeving zal in vele gevallen nopen tot het verkrijgen van een vergunning van de minister van Justitie om de met het outsourcen/offshoren gepaard gaande doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EU te legitimeren.
En last but not least zal men zich moeten realiseren dat de zogenaamde litigation and discovery-omgeving in andere landen (vooral buiten de Europese Unie) een volledig andere is dan die in Nederland en veelal minder positief uitpakt als het gaat het om een (mogelijke) aansprakelijkheid van de accountantsorganisatie of accountant.
Kortom: alvorens 'stil' tot outsourcing of offshoring over te gaan, verdient het aanbeveling om 'luid en duidelijk' het wettelijk kader en de mogelijke aansprakelijkheid van de accountantsorganisatie en accountant in acht te nemen.