Systeemgericht of gegevensgericht?
Gewapend met een gele markerstift en een kop koffie trapte ik als accountant-in-opleiding elke controle af met het integraal doorlopen van de grootboekmutaties vanaf een stapel papier uit de matrixprinter (met van die gaatjes aan de zijkant).
Op zoek naar vreemde transacties, zoals negatieve debiteuren, memoriaalboekingen, vreemde omschrijvingen. Dat was voor mij zo'n twintig jaar geleden de gewoonste zaak van de wereld.
Dat was nog voor de tijd van systeemgericht controleren, waarmee toen om goede redenen meer nadruk kwam te liggen op het proces van totstandkoming van de cijfers. Heel valide, omdat bedrijven complexer werden door onder andere ERP-systemen die het integraal doornemen van het grootboek minder efficiënt maakten. Dit leidde tot de introductie van het testen van opzet, bestaan en werking van beheersingsmaatregelen. Gegevensgerichte controlewerkzaamheden, zoals het manueel doorlopen van het grootboek, kwamen op de achtergrond.
Daar is nu een kanteling in gekomen. De voortschrijdende technologie maakt het mogelijk om de data uit de systemen van de onderneming te trekken en met gebruiksvriendelijke tools rapporten te draaien die inzicht verschaffen in trends en uitzonderingen in het cijfermateriaal. Net zoals twintig jaar geleden, maar nu doet de computer het werk: top-10 debiteuren, alle memoriaalboekingen net voor- en na balansdatum, het onderkennen van frauderisico's, aansluitingen tussen omzet en btw. De mogelijkheden zijn schier oneindig.
Wie eenmaal handig werkt met data-analyse tools wil niet meer anders, zo blijkt in de praktijk. Zijn we daarmee weer terug in de tijd met een traditionele gegevensgerichte controle? Nee, het is best of two worlds. Het gebruik van data-analyses vergemakkelijkt het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden, zo nodig tot op transactieniveau. En met data-analyses kom je ook meer te weten over de processen en transactieverwerking in de boekhouding en in de beheersingsmaatregelen onderliggende systemen.
Heeft u bijvoorbeeld enig idee welk deel van de omzet wordt gecrediteerd en waarom? Zou een veelheid aan creditnota's kunnen wijzen op te voorkomen fouten en een inefficiënt transactieproces? En hoeveel debiteuren er via het memoriaal worden afgeboekt? Of heeft u vastgesteld dat omzet en af te dragen btw zich logisch tot elkaar verhouden? U ziet het in een handomdraai met een data-analyse tool.
Ondernemingen die hun accountant een dergelijke tool zien gebruiken, willen het zelf ook gebruiken. Zodat de accountant daar weer op kan steunen. Data-analyse doet het traditionele onderscheid tussen systeemen gegevensgericht dus vervagen.
"Leuk om erbij te doen, maar mag ik data-analyses gebruiken als controlebewijs volgens de NV COS?" Het antwoord is volmondig: ja! Data-analyses zijn het uitgelezen middel om een diepgaande kennis van de processen en transacties te vergaren (Standaard 315.11 e.v.). Met als mogelijk bijeffect dat sneller kan worden vastgesteld dat niet gesteund kan worden op bepaalde systemen, zodat het testen van de effectieve werking van beheersingsmaatregelen in dat geval niet zoveel zin heeft.
Data-analyse helpt dus niet alleen voor een beter begrip van de processen en transacties, maar dus ook tot een slimmer opgezette controle, die tot relevante bevindingen leidt voor het management. Een prachtige innovatie voor het accountantsberoep!
Deze bijdrage is ook verschenen in Accountant van juni 2011.