Opinie 17 september 2012

Mkb-accountant: geen rode vlekken vanwege rittenadministratie

Hoe gaat u als mkb-accountant om met klanten, bij wie u twijfelt of zij hun rittenadministratie correct hebben bijgehouden? Krijgt u ook spontaan rode vlekken in de nek als dit onderwerp ter sprake moet komen? Of heeft u er geen enkel probleem mee om toch maar even alle gegevens erbij te vragen?

Alle gegevens willen inzien, duidt op wantrouwen. Het is daarom de vraag of u het aandurft om de relatie met de klant hiervoor in de waagschaal te stellen. Maar misschien zijn de consequenties voor de klant wel veel groter als u níet om die gegevens vraagt. Dan weet de fiscus hem wel te vinden.

Een klant die opteert voor het niet-bijtellen voor privégebruik, terwijl hij een auto rijdt zonder ingebouwd registratiesysteem, moet een sluitende rittenadministratie bijhouden. Dit verlangt de nodige tijd én nauwkeurigheid. Met alle omleidingen, files enz. is een foutje in de administratie al snel gemaakt, waardoor deze niet meer aan de eisen voldoet.

De financiële gevolgen hiervan kunnen aanzienlijk zijn. Voor accountants zou dit een duidelijke aanleiding moeten zijn om hier goed met de klant over van gedachten te wisselen. Maar de praktijk is weerbarstig.

Neem de volgende casus. Wat zou u doen?

Uw klant 'Jansen' rijdt een snelle, rode bolide van zijn eenmanszaak, met een cataloguswaarde van € 80.000. U bespreekt de jaarrekening met hem, met als belangrijk onderdeel de (eventuele) correctie van de autokosten voor privégebruik. Jansen beweert dat hij minder dan 500 km per jaar privé rijdt met deze auto. Thuis heeft hij zijn rittenadministratie liggen, die voldoet aan de normen van de Belastingdienst.

Hoe zou u als mkb-accountant reageren op de informatie die Jansen u hier geeft? Kies uit onderstaande opties: 

• Ik accepteer het antwoord van mijn klant en noteer dit in het bespreekverslag.
• Ik accepteer het antwoord van mijn klant, maar ik vraag hem wel om toch even te tekenen dat de kilometeradministratie aanwezig is en dat deze ook ter beschikking staat voor de Belastingdienst.
• Ik accepteer zijn antwoord niet en vraag hem om de rittenadministratie bij mij aan te leveren, zodat ik deze kan beoordelen.
• Ik accepteer zijn antwoord niet en vraag hem om de rittenadministratie. Aansluitend check ik door een steekproef/deelwaarneming aan de hand van brandstof-, onderhoudsbonnen, bekeuringen etc., of de rittenadministratie hierbij aansluit.

Kiest u  voor de weg van de minste weerstand of gaat u tot het gaatje? Bij de verplichte PKI-cursus die ik verzorg, gebruik ik deze casus als voorbeeld. De antwoorden van de aanwezige mkb-accountants zijn doorgaans divers, een duidelijke voorkeur voor een van de genoemde opties is er vaak niet.

Ik citeer hier twee reacties: 'Het is een kwestie van vertrouwen' versus 'Ik neem de positie in van de Belastingdienst en wil de rittenadministratie in mijn dossier hebben. Als deze niet voldoet, dan krijgt de cliënt gewoon de bijtelling aan zijn broek'.

Alles leuk en aardig, maar waar begint en eindigt uw verantwoordelijkheid? Kiest u er voor om zijn rittenadministratie aan een onderzoek te onderwerpen (toch een ‘verplichting' in het kader van uw zorgplicht?), dan zult u ook de eventuele consequenties moeten aanvaarden. 

Opvallend vind ik de emoties, die in de onderlinge discussies meer malen hoog opliepen. Waarom deze emoties? Ik vermoed dat dit voortkomt vanuit een gevoel van onvrede over de onduidelijkheid of onmacht. Voor de accountant is het namelijk wel helder: de fiscus beschikt over veel meer informatie over het 'rijgedrag' van de belastingplichtige. Moet de mkb-accountant hier dan de laatste kastanjes uit het vuur halen?

Veel accountants kiezen daarom de - voor hen - veilige kant: ze wijzen hun klant op de verplichting met de bijbehorende risico's. En daar laten ze het bij.

Wellicht geeft een uitspraak bij het Gerechtshof Leeuwarden extra stof tot nadenken. In deze zaak legde een belastingplichtige zijn rittenadministratie voor aan zijn fiscaal adviseur. De adviseur had een akkoord gegeven op die administratie, met als gevolg dat de bijtelling voor privégebruik achterwege bleef.

De Belastingdienst corrigeerde de aangifte, toen bleek dat de rittenadministratie niet voldeed. Bovendien werd een boete van 100 procent opgelegd vanwege grove schuld.

De rechtbank verwierp vervolgens de boete, omdat de belastingplichtige geen grove schuld verweten kon worden. Hij had zich immers laten bijstaan door een adviseur, die hij voor voldoende deskundig mocht houden. Reden om niet aan de zorgvuldige taakvervulling van diezelfde adviseur te hoeven twijfelen (...).

Van een accountant wordt verwacht dat hij erop toeziet dat zijn klant de wet- en regelgeving naleeft. Daarvoor moeten de klant en zijn accountant wel echt met elkaar het gesprek aan willen gaan. Dat betekent dat er ook zaken besproken moeten worden, waar u of uw klant rode vlekken van in de nek kunt krijgen.

De relatie klant-accountant zou in mijn beleving zodanig moeten zijn - of worden! - dat open kan worden besproken wat fiscaal toelaatbaar is en wat niet. Daar hoort ook bij dat de beoordeling van een rittenadministratie een normaal gespreksonderwerp wordt, zonder dat dit de klantrelatie schaadt. De klant heeft daar baat bij en de accountant moet niet bevreesd zijn dat zijn oordeel mogelijk door de Belastingdienst wordt herroepen. Of ben ik naïef?