Opinie 11 januari 2013

AFM-rapport woningcorporaties: PKI voor bestuurders

Dit is mijn eerste bijdrage op deze site als niet-NBA-bestuurder. Ik heb vaak gezegd dat de kantoren zich meer moeten laten horen en daarom wil ik beginnen met zelf het goede voorbeeld te geven. In deze bijdrage ga ik in op het AFM-rapport over woningcorporaties, omdat dit rapport volgens mij veel leerzame adviezen bevat.

Adviezen voor bestuurders van grote, middelgrote en kleinere kantoren die zich bezighouden met (wettelijke) controles.

Het op 11 december 2012 gepubliceerde AFM-rapport vraagt aandacht voor cultuur en toon aan de top, maar vult dat ook nader in:

• Het gaat over de juiste kwaliteit accountants met de juiste houding, namelijk voldoende professioneel-kritisch (PKI), met name ook ten aanzien van het risico van vertrouwdheid en daarmee de mogelijkheid dat je de risico's van je cliënt te laag of te beperkt inschat.
• Maar ook het risico dat, omdat je als accountant gespecialiseerd bent in een bepaalde sector, je het wel denkt te weten en niet de behoefte voelt om de in jouw organisatie aanwezige specialisten, zoals bijvoorbeeld IT-audit of treasury, te vragen mee te kijken naar jouw risico inschatting.
• Het belangrijkste punt dat mijns inziens door de AFM wordt gemaakt is dat aanvullende maatregelen die nodig zijn, als de hierboven omschreven basis niet goed is, leiden tot "een kwetsbaar en kostbaar evenwicht". Oftewel, juist het niet aanpakken van het probleem aan de basis leidt tot kostenverhoging en reputatierisico's.

Het rapport gaat ook uitgebreid in op de taak van de kantoorleiding en geeft concrete adviezen:

• Zorg voor een goede risicoanalyse per sector en bepaal op basis daarvan welke kwaliteit accountants en teams moeten worden ingezet. Laat u niet in slaap sussen door de partners die vinden dat het allemaal wel meevalt en dat zij het goed onder controle hebben, want zij schatten mogelijkerwijs de risico's te laag in.
• Dat vraagt wel dat u inzicht hebt in de risico's op portefeuilleniveau en dat u uw partners een beetje kent.
• Deze analyses geven u goed inzicht op welke gebieden u de (permanente) educatie van uw partners en medewerkers moet richten en waar uw organisatie onvoldoende kennis heeft en u dus actie moet nemen.
• Dwing af dat alle aanwezige specialisten, waar u als kantoor in geïnvesteerd heeft, ook daadwerkelijk worden ingezet in de controleteams en maak daarbij gebruik van bovengenoemde risicoanalyses.
• Zorg dat reviews ook tussentijds gebeuren en niet alleen achteraf. Mijn ervaring is dat als je controleteams elkaar laat challengen of daar de managers of opdrachtleiders voor gebruikt om on the job ervaringen en best practices te laten delen, dit een positieve stimulans geeft aan het gevoel dat het kantoor voor kwaliteit staat en dat dit ook dagelijks in praktijk wordt gebracht. Controles worden daar over het algemeen niet alleen kwalitatief beter van maar soms ook efficiënter.
• Zorg ervoor dat dit alles door de partners en de controleteams wordt ervaren als ondersteuning en hulp, en zorg dat dit elkaar ondersteunen en scherp houden onderdeel wordt van de kwaliteitscultuur van uw kantoor. Het moet een teken van kracht zijn om dilemma's te delen en elkaar te consulteren.
• En kijk nog eens even goed naar de andere (semi-) publieke sectoren die door de collega's werkzaam in die sector als laag risico worden ingeschat, maar waar toch elke keer in de reviews van bijvoorbeeld de Audit Dienst Rijk wordt aangegeven dat het beter kan.

Volgens mij dus een waardevol rapport met goede adviezen hoe een accountantsorganisatie kwalitatief goed te runnen. Dus bestuurders, voor zover u het nog niet doet, pak die handschoen op. Ik ga er in ieder geval mijn voordeel mee doen.