Accountants en budgettering
Veel jaarrekeningen, zeker van non-profit organisaties, betekenen ook een confrontatie van de werkelijke resultaten met de gewenste, de budgetten dus. Populair zijn het opstellen en evalueren van budgetten en resultaten niet.
Uit onderzoek blijkt dat het tijdrovend is en dat het positieve effect op de bedrijfsresultaten tegenvalt. Hier liggen dus kansen voor klantgerichte dienstverleners. Kunnen accountants assisteren bij de budgettering en zo beter voorzien in de behoeften van hun klanten?
De lijst varianten in budgettering is te lang om op te noemen. Dat schept de mogelijkheid om te adviseren en zo maatwerk te leveren. Maar ondanks het mogelijke maatwerk blijkt de ontevredenheid in de praktijk groot.
Uit onderzoek blijkt dat het met de tevredenheid van het budgetteringsproces matig is gesteld. Niet verwonderlijk, want aan budgettering zitten grote nadelen:
- Het proces van opstellen, administreren en evalueren is tijdrovend. Vaak is budgetteren als het ware de administratie van de verwachte toekomst; gedetailleerd en grote kans dat het allemaal niet uitkomt.
- Budgetten zijn statisch en alleen financieel. Er kan veel veranderen, waardoor het opgestelde budget niet realistisch meer is.
- Budgetten blijken niet gericht op realisatie van de strategie, maar vooral op kostenbeheersing. Strategische doelen als kwaliteit, marktaandeel en innovatie zijn moeilijk in budgetten te vatten.
- Budgetten zijn gericht op de hiërarchie, niet op autonomie. Het zijn taakstellingen, waarin de uitvoerders weinig vrijheid genieten. In innovatieve en snelgroeiende organisaties is juist autonomie noodzakelijk.
- Budgetteren bevordert slecht gedrag. Budgetten kunnen weerstand oproepen omdat ze onhaalbaar zijn of worden gevonden. Men probeert dan onder de doelen uit te komen. Ze bevorderen ook budgetgericht gedrag: neem zo min mogelijk risico's en doe niet meer dan strikt nodig. Of men manipuleert: het persoonlijke of afdelingsbelang overheerst en men gaat budgetten opmaken, overvragen en resultaten manipuleren.
Wat ons betreft is de ontevredenheid met budgettering ontstaan door een verkeerd begrip van budgetteren. Budgetteren is een management accounting techniek die het gedrag van mensen beïnvloedt met het doel de prestaties van de organisatie te verbeteren. Daarnaast is het een middel om de strategie aan de organisatie bekend te maken: strategie wordt vertaald in budgetten. Budgetten bevorderen zo de planning, coördinatie en beheersing van de uitvoering.
Onze oplossing om beter te budgetteren is het loslaten van de eenzijdige puur financiële benadering en tegelijkertijd selectief zijn in de te budgetteren onderwerpen. Budgetteer alleen waar door budgetteren resultaatverbetering haalbaar is. Ook voor de oorzaken achter financiele resultaten, zoals marktaandeel, kwaliteit en innovatieprestaties, moeten (niet-financiele) doelen worden gesteld. In de praktijk betekent dat een systeem van Key Performance Indicators of een Balanced ScoreCard.
Voor accountants zou zinvol budgetteren betekenen dat zij het pure financial accounting loslaten. Want het vergelijken van een jaarrekening met een vooraf vastgesteld budget is zinloos. Daarnaast is inzicht in de bedrijfstak van de klant nodig en kennis van de oorzaken van de bedrijfskosten en de motor achter de omzet.
Is dit voor accountants niet een fantastische uitdaging om hun klanten mee van dienst te kunnen zijn.