Whatsapp ondermijnt kwaliteit jaarrekening
Na mijn AA-opleiding aan Windesheim in Zwolle ging ik eind jaren tachtig werken bij Accountantskantoor Van Zwol in Amersfoort, een logische vervolgstap op mijn eerdere stage daar.
De heer Van Zwol van dit kantoor wist mij enthousiast te maken voor dit vak, waar ik hem nog elke dag dankbaar voor ben. Werken op een accountantskantoor was in die tijd relatief rustig werk. Natuurlijk, je had je vaktechnische verantwoordelijkheid, maar je kon wel ongestoord je werk uitvoeren. Niet veel telefoon, af en toe een fax (wat was dat een uitvinding in die tijd!) en soms een klant op bezoek.
Mijn werkzaamheden bestonden voornamelijk uit het samenstellen van jaarrekeningen van mkb-ondernemingen. Dat was een nogal tijdrovende klus. Je moest vanuit een tabellarisch kas-/bank-/giroboek op veertienkolomspapier de saldibalans uitwerken tot een balans en een verlies-en-winstrekening (wat overigens jaren later een winst-en-verliesrekening bleek te zijn).
Je had daarbij een belangrijk hulpmiddel: de telmachine, en wel met een telstrook. En wat was het dan fijn dat het rustig was. Want een groot deel van de tijd bestond uit tellen, tellen en nogmaals tellen.
Natuurlijk probeerde je daarbij te voorkomen dat je telfouten maakte, want anders kon je gewoon weer opnieuw beginnen. En had je een paar keer dezelfde telfout (meestal de beruchte ‘9-fout'), dan hoopte je dat er een collega in de buurt was die de telfout snel zou kunnen vinden. Het samenstellen van een jaarrekening was dus geconcentreerd - zonder telfouten - je werk doen.
Enkele jaren later ontwikkelde de automatisering zich razendsnel en ging de computer het 'telwerk' uitvoeren. Niet veel later kwam de 'rapportgenerator' op de markt. Wat een tijdsbesparing leverde dit op! Die tijdsbesparing werd later overigens weer voor een groot deel tenietgedaan door de verzwaarde eisen rondom dossiervorming en de komst van de werkprogramma's.
Niet alleen de uitvoering van het werk, maar ook onze werkomgeving is drastisch veranderd. We moeten nu 24/7 beschikbaar zijn voor cliënten en relaties. We zijn bijna vergroeid met onze smartphone en we communiceren razendsnel via e-mail, sms, whatsapp en twitter.
Toch blijft het samenstellen van de jaarrekening een activiteit waarbij je je hoofd moet houden. Zeker, de computer is een belangrijk hulpmiddel, maar hij is geen vervanger van het denkwerk. En wie lukt het om een uur lang ongestoord te kunnen werken? Hoe vaak per uur wordt u afgeleid c.q. laat u zich afleiden door mailtjes, tweets, telefoontjes, sms'jes en whatsapp-berichten? Vijf keer? Tien keer? Twintig keer? Vul het zelf maar in.
Maar elke keer dat je 'gestoord' wordt, is er wel extra risico op (tel)fouten. En vaak zijn dat onnodige 'telfouten'. Dat zie ik in de door mij uitgevoerde dossierreviews veel te vaak terugkomen.
Vertrouw daarom niet langer hoofdzakelijk op de automatische piloot en het duur gekochte automatiseringspakket. Doe die computer gewoon eens uit. Zorg er daarnaast voor dat u op geen enkele manier wordt gestoord en neem dan rustig de jaarrekening en het bijbehorende dossier door. U zult versteld staan van de aanpassingen die hieruit voortkomen!