Opinie 12 april 2017

Grijs gebied

Een gesprek met een accountant. Het gaat om de controle van de volledigheid van de opbrengstenverantwoording bij een handelsbedrijf. Het is een mkb-onderneming.

De voorraadadministratie staat los van de financiële administratie. Inkopen worden direct in de resultatenrekening geboekt, maandelijks wordt de voorraadmutatie voor die maand in het grootboek verwerkt. Aan het einde van het jaar wordt de voorraad geïnventariseerd.

De functiescheiding is op orde, maar de uitgevoerde procedures worden niet zo vastgelegd dat systeemgerichte controlewerkzaamheden mogelijk zijn. De accountant heeft geen signalen dat het management niet integer is, of andere signalen dat er sprake zou kunnen zijn van fraude.

De accountant heeft gecontroleerd dat de inkopen volledig en juist zijn. Hij is bij de inventarisatie aanwezig geweest en heeft vastgesteld dat de voorraad bestaat en volledig is geteld. Daarnaast heeft hij met data-analyse het  grootboek en de dagboeken aangesloten, gezien dat er geen correctie- en memoriaalboekingen zijn geweest in de verkopen en heeft hij in totalen de afboeking van de debiteuren aangesloten met de ontvangsten via de bank, aan de hand van de digitale rekeningafschriften. Hij heeft een marge-analyse gedaan op maandniveau. Ook heeft hij een controle gedaan op de verkoopprijzen. Hieruit kwamen geen bijzonderheden.

Om de controle sluitend te krijgen wil hij nog een goederenbeweging per artikelsoort in aantallen opstellen, zodat hij kan vaststellen dat alles wat is ingekocht ofwel in het magazijn ligt, als breuk/diefstal is verantwoord, of is verkocht. Maar dat gaat niet: de daarvoor benodigde rapportage is niet standaard beschikbaar in de voorraadadministratie. En de klant voelt er niets voor om de benodigde bestanden digitaal beschikbaar te stellen.

Heeft hij met de uitgevoerde controlewerkzaamheden toch genoeg zekerheid verkregen over de volledigheid van de omzetverantwoording? Zou hij nog alternatieve werkzaamheden kunnen doen en welke dan? Vraag aan mij: wat vind jij?

Ik zou kunnen zeggen dat zonder de controle van de goederenbeweging hij onvoldoende controle-informatie heeft verkregen. Zeker als hij zelf van plan was om dat te doen. En ik zou kunnen zeggen dat ik geen alternatieve werkzaamheden zie en er dus een onzekerheid resteert. Dat zou mijn professionele oordeel kunnen zijn, want onderbouwen vanuit de regelgeving kan ik dat niet.

Er staat in de COS dat de accountant voldoende en geschikte controle-informatie dient te verkrijgen (COS 200.17) en dat hij bij het plannen en uitvoeren van de controle professionele oordeelsvorming moet toepassen (COS 200.16). Professionele oordeelsvorming  is volgens COS 200.13k het toepassen van relevante training, kennis en ervaring bij het maken van weloverwogen keuzes over de te treffen maatregelen in de omstandigheden van de opdracht. De accountant zou in deze casus kunnen zeggen dat hij met de uitgevoerde werkzaamheden, en het geheel van de controle overziend, per saldo genoeg heeft gedaan om de volledigheid vast te stellen.

Wie heeft er dan gelijk? Zonder harde normen is het lastig om te toetsen. Zonder harde normen kan je als accountant ook niet weten of je het goed doet. Dat is een probleem waar controlerend accountants dagelijks mee worstelen. Een probleem dat moet worden opgelost. Want het kan ook niet zo zijn dat het individuele professionele oordeel van iedere individuele accountant maatgevend is. Dan is er per saldo een systeem waarin de accountant op voorhand altijd voldoende heeft gedaan en waarin alleen achteraf, als fouten in de jaarrekening boven water komen, de accountant iets te verwijten valt. Daar wordt niemand blij van.

En zo werkt het ook niet in de praktijk. Er is een ondergrens, denk aan:  geen werkzaamheden verrichten, gegevensgericht controleren terwijl je zegt een proceduretest te doen, de omzet op jaarrekeningniveau vergelijken met vorig jaar en tevreden zijn met de mededeling van de klant dat  de omzet in Duitsland is tegengevallen, dat soort dingen. Maar als het ‘laaghangend fruit’ eruit is, blijft er een grijs gebied over.

Het systeem van de COS met in zijn kern professionele oordeelsvorming kan alleen maar goed werken als er sprake is van een continue, voor alle betrokkenen open en transparante dialoog tussen accountants, toezichthouders, in- en externe reviewers/OKB’ers, opstellers van verantwoordingen en wetenschappers, om met elkaar af te stemmen wat onder een voldoende controle wordt verstaan. En zo dé professionele norm voor het beroep als geheel te ontwikkelen.

Het platform Leren van toezicht lijkt mij een stap in de goede richting, maar de vraag is of het bouwen aan de professionele norm op deze manier snel genoeg gaat. Een alternatief zou zijn om beroepsbreed  een compleet nieuwe auditmethodologie te ontwikkelen, die heldere normen stelt en optimaal gebruik maakt van en inspeelt op de digitale ontwikkelingen.