Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Een administratiekantoor gaat de boekhouding doen voor een thuiszorg- en bewindvoeringsbedrijf. Het gelieerde accountantskantoor zal de samenstelwerkzaamheden uitvoeren. Een registeraccountant van het accountantskantoor bevestigt de opdracht.

De eigenaar van het administratiekantoor, ook een registeraccountant, schrijft in diverse e-mails aan (één van) de directeuren van de cliënt onder meer dat hij:

• een offerte heeft ontvangen van de notaris voor de oprichting van een nieuwe bv, om de thuiszorg- en bewindvoeringsactiviteiten te scheiden;
• ondanks het uitblijven van een reactie van de cliënt graag betrokken wil blijven bij de transacties;
• graag een kopie ontvangt van het paspoort van de echtgenoot van de directrice, om die in te kunnen schrijven als de andere bestuurder van de nieuwe bv;
• de laatste gegevens aan de notaris zal doorgeven als hij die heeft ontvangen van de directeuren;
• overweegt de werkzaamheden af te ronden.

Deze e-mails volgen elkaar in hoog tempo op, terwijl de cliënt niet of amper reageert. De andere accountant ontvangt cc’s van de mails. In de e-mail over de voorgenomen afronding van de werkzaamheden steekt de eigenaar van het administratiekantoor zijn ergernis niet onder stoelen of banken. Zo schrijft hij onder meer:

• “Ook op de zaken waar je geen verstand van hebt, meen je constant controle te moeten uitoefenen”;
• “Je laat je naar onze mening veel te veel leiden door je emoties en vertrouwt niet op de vakkundigheid en eerlijkheid van de mensen die je hebt ingehuurd”;
• “…zitten we midden in boekhoudkundige werkzaamheden voor het boekjaar 2016 (…) Daar wordt dus nu abrupt een streep door gezet en zal lastig worden bij het overnemen door onze opvolger(s)”.

De directrice vraagt de accountants vergeefs om de naam van de notaris te verstrekken. Later zegt zij het contract met het administratiekantoor op. De manier waarop het accountantskantoor de opdracht beëindigt vindt zij “zeer onvriendelijk en uitermate slordig”. Zij vraagt om een compleet afgerond dossier tot 1 september 2016, de eindfactuur en daarna nog twee keer om de naam van de notaris.

Zij vindt het spijtig “dat het niveau zo moet dalen” en schrijft dat zij geen afspraak voor het afrondingsgesprek wil maken voordat zij de adresgegevens van de notaris, de administratie en de eindfactuur heeft ontvangen. Na een kort mailsalvo schrijft zij dat de directeuren de zaak hebben overgedragen aan een advocaat.

De directeur van het administratiekantoor (niet de eigenaar) schrijft aan de advocaat dat de cliënt de toegang tot het Exactonline-programma heeft geblokkeerd en het kantoor daardoor geen afgeronde administratie kan leveren. Het kantoor zal de originele stukken van de cliënt alsnog retourneren. Volgens de directeur wilde de cliënt midden in het herstructureringstraject contact zoeken met de notaris, hoewel haar dat werd ontraden. De directrice zou de naam van het notariskantoor overigens al hebben gekregen via haar privé-mailadres.

Voor de afronding moet de directrice 750 euro ex btw betalen en een verklaring ondertekenen dat zij ermee akkoord gaat dat het kantoor geen verantwoordelijkheid meer draagt voor de herstructureringsopdracht.

De cliënt dient een klacht tegen de accountants in bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountants:

a. weigeren de naam bekend te maken van de notaris;

b. hebben ondanks het verzoek van de cliënt de administratie tot de opzegdatum niet afgerond en de administratie niet aan de cliënt terug gegeven;

c. hebben de cliënt niet netjes bejegend bij de afronding van de werkzaamheden.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Slechts één accountant verantwoordelijk

De eigenaar van het administratiekantoor vindt dat de klacht tegen hem niet-ontvankelijk moet worden verklaard. Hij heeft namelijk geen dienstverband met het administratiekantoor en mag daarvoor geen officiële stukken beantwoorden en ondertekenen. Voor de werkzaamheden van het administratiekantoor is volgens hem de directeur van dat kantoor verantwoordelijk.

De Accountantskamer wijst erop dat de accountant via zijn holding de enige aandeelhouder is van het administratiekantoor. In deze zaak heeft hij zich bij een deel van de e-mails gepresenteerd als vertegenwoordiger van het kantoor en de werkzaamheden op zich genomen waarover die e-mails gaan. Omdat de opdracht aan het administratiekantoor gecompliceerd bleek, heeft hij hierbij naar eigen zeggen geholpen. Daarnaast had hij de taak om de cliënt te begeleiden bij:

• fiscale zaken;
• het vervlechten van administraties;
• de splitsing van de twee activiteiten in aparte vennootschappen.

De accountant is voor deze werkzaamheden verantwoordelijk. De samenstellend accountant gaat daarentegen vrijuit. Bij de gedragingen die de accountants in de klachtonderdelen a en b worden verweten, was hij namelijk niet betrokken, terwijl hij de cliënt niet onheus heeft bejegend. De klacht tegen de samenstellend accountant is daarom ongegrond. Hieronder gaat het dus alleen over de accountant die eigenaar is van het administratiekantoor.

Ad a

De accountant heeft alleen een naam verstrekt van een medewerkster van de notaris en de cliënt daardoor onjuist of niet volledig geïnformeerd. Uit het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid vloeit de zorgplicht voort om de cliënt desgevraagd adequaat te informeren en transparantie te betrachten over jouw handelen. Dat heeft de accountant niet gedaan. Met de informatie die hij wel heeft verstrekt, zette hij de cliënte zelfs op een dwaalspoor.

Ad b

Omdat de cliënte de toegang tot de online boekhouding had geblokkeerd, kon het administratiekantoor daar niet meer bij. Het verwijt over de onafgeronde administratie is daarom ongegrond.

De cliënte heeft en had recht op teruggave van haar eigen stukken. Zij heeft (immers) een bewaarplicht en een administratieplicht en moet daarom te allen tijde over haar stukken kunnen beschikken. De accountant zat ernaast door te schrijven (en op de zitting te herhalen) dat hij:

• de financiële administratie, zoals die eind augustus 2016 bestond, niet voor zijn verantwoording kon nemen;
• de stukken van de cliënte pas zou teruggeven na afronding van de opdracht.

Hij heeft zich niet beroepen op het retentierecht, dat hij tuchtrechtelijk gezien overigens ook niet had kunnen uitoefenen, omdat dat alleen kan bij de stukken die een accountant zelf heeft opgesteld. Door te weigeren de stukken uit haar administratie direct terug te geven, heeft de accountant in strijd gehandeld met de eisen die voortvloeien uit het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Ad c

De mail die de accountant stuurde ter afronding van de werkzaamheden was onzorgvuldig gezien de toonzetting, het taalgebruik, de verwijten en zelfs beschuldigingen. Volgens het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid hoort een accountant zijn teleurstelling over de beëindiging van de opdracht op een gepaste en zakelijke manier naar voren te brengen.

Maatregel

Waarschuwing.