Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

De oprichter/directeur van een thuiszorgorganisatie zet haar eenmanszaak in 2017 om naar een bv. Een accountant-administratieconsulent doet werkzaamheden voor deze klant op basis van mondelinge afspraken. Sinds eind 2013 voert hij samenstelwerkzaamheden uit, voert hij de salarisadministratie en verzorgt hij de belastingaangiften.

In mei 2017 mailt de directeur aan de accountant dat:

• hij haar pas de vorige dag heeft gemeld dat er fouten staan in de Exact online-administratie, terwijl de jaarrekening 2016 over anderhalve maand klaar moet zijn;
• er een fout staat in de stand van debiteuren en crediteuren, die de bv hem stuurde, maar de accountant die niet heeft gemeld aan de directeur;
• de facturen van het accountantskantoor te hoog en onduidelijk zijn;
• de communicatie slecht verloopt;
• het kantoor ongevraagd adviezen geeft;
• de pensioengegevens van een medewerker niet goed zijn geregistreerd toen de eenmanszaak werd omgezet naar een bv;
• de door de rechter bevolen correctie hiervan te laat is doorgevoerd, zodat de bv dwangsom van 1800 euro moest betalen.

In juli 2018 vraagt de directeur de accountant om:

• maandelijks een gespecificeerde factuur te sturen;
• een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de bv;
• advies over hoe de bv efficiënter zou kunnen werken.

De directeur dient een klacht over de declaraties in bij de Raad voor Geschillen van de NBA en in september 2019 een klacht tegen de accountant bij de Accountantskamer.

Klacht

De accountant heeft:

a. haar te laat gemeld dat de administratie in Exact online niet juist was;

b. niet elke drie maanden de administratie gecontroleerd en gemonitord, zoals een accountant hoort te doen;

c. bij het omzetten van de eenmanszaak naar een bv niet geholpen bij het afboeken;

d. onduidelijk gecommuniceerd;

e. de kosten van telefonische contacten in rekening gebracht, terwijl hij had gezegd dat hij die niet zou factureren;

f. niet adequaat gehandeld na een uitspraak van de kantonrechter over de correctie/registratie van pensioengegevens van een medewerker van de bv;

g. disproportioneel gedeclareerd;

h. zijn werkzaamheden jaarlijks gefactureerd in plaats van maandelijks zoals de directeur had gevraagd.

Oordeel

De klacht is ongegrond.

Ad a Tijdig gewaarschuwd
De accountant wijst op drie e-mails die hij de directeur stuurde in het voorjaar van 2016. Uit de e-mails van mei 2017 blijkt ook dat eerder is overlegd over de tekortkomingen in de administratie.

Ad b, c, e en h Controleren administratie etc

De directeur heeft de klachtonderdelen onvoldoende onderbouwd. Zij gaat er ten onrechte vanuit dat in de beroepsregels een algemene verplichting staat om de administratie van een cliënt te controleren of te monitoren. En de directeur en de accountant hebben dit niet afgesproken. Uit de stukken blijkt dat de accountant zijn werkzaamheden niet jaarlijks, maar maandelijks heeft gefactureerd.

Verder is het is onduidelijk wat de directeur en de accountant hebben afgesproken over de werkzaamheden en de facturering. Daardoor kan de Accountantskamer niet vaststellen of de verwijten terecht zijn. Het is niet zo dat het woord van de directeur minder geloofwaardig is dan het woord van de accountant. Maar de klager moet de feiten nu eenmaal voldoende aannemelijk maken en dat lukt niet als de klager en de accountant elkaar tegenspreken en de klager geen stukken kan overleggen die haar/zijn standpunten ondersteunen.

De Accountantskamer raadt klant en accountant aan de afspraken schriftelijk vast te leggen om discussies over de aard, inhoud en reikwijdte van de opdracht zoveel mogelijk te voorkomen. Bij een samenstelopdracht schrijft paragraaf 25 van Standaard 4410 de schriftelijke vastlegging voor.

Ad d Communicatie

Een klant kan niet bepalen hoe de accountant moet communiceren. Los daarvan heeft de accountant toegelicht dat er steeds telefonisch of per e-mail met de directeur is gecommuniceerd. Afhankelijk van het onderwerp en de situatie deed hij dat zelf of deed een medewerker van het kantoor dat.

Ad f Correctie pensioengegevens

De accountant was binnen het accountantskantoor het algemene aanspreekpunt voor de directeur. De Accountantskamer heeft echter niet kunnen vaststellen dat hij op de hoogte was of had moeten zijn van de rechterlijke uitspraak over de pensioencorrectie. Uit een overgelegde e-mail blijkt dat een medewerker van de bv de beslissing van de rechtbank destijds heeft gestuurd naar de medewerker van het accountantskantoor die was belast met de afhandeling van de correctie. De kwestie speelde toen de accountant op vakantie was en hij is er niet over geïnformeerd.

Ad g Declaraties

Een accountant handelt alleen tuchtrechtelijk verwijtbaar als hij bewust onjuiste of misleidende declaraties indient bij zijn klant. De directeur heeft niet met stukken onderbouwd dat dit het geval was, terwijl de accountant dit gemotiveerd heeft betwist.

Maatregel

Geen.

Annotatie Lex van Almelo

Een ontevreden klant verwijt haar accountant van alles en nog wat, maar kan niet aantonen dat die tekort is geschoten. De Accountantskamer zegt met enige nadruk niet minder waarde te hechten aan de woorden van de klager dan aan die van de accountant. Maar als zij elkaar tegenspreken en stukken ontbreken, kan de tuchtrechter niet vaststellen of de verwijten terecht zijn.

Zo’n empathische uitleg had de klaagster ook wel kunnen gebruiken op een ander punt. Want waarom is de accountant niet verantwoordelijk voor een omissie van zijn medewerker? De accountant was het algemene aanspreekpunt, maar wist niet dat er pensioengegevens moesten worden gecorrigeerd. Komt hij er terecht mee weg omdat hij met vakantie was?