Lex van Almelo

Belangrijkste feiten

Na een periodieke preventieve toetsing dient een accountant-administratieconsulent, die als enige accountant eindverantwoordelijk is voor een klein kantoortje, een verbeterplan in. Het kantoor wordt in 2014 onderworpen aan een hertoetsing. Hoewel het resultaat negatief is, dient de NBA geen tuchtklacht in, omdat de accountant verbeteringen heeft doorgevoerd. Het kantoor zal opnieuw worden getoetst in september 2016. Dan voldoet het kantoor nog steeds niet aan de eisen. Het uiteindelijk ingediende verbeterplan wordt medio 2017 goedgekeurd.

De hertoetsing in 2018 is vertraagd vanwege ziekte van de accountant, maar gaat eind oktober 2018 door. Volgens het eindoordeel voldoet het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing niet aan de voorschriften. De NBA dient een tuchtklacht in tegen de accountant, die het kantoor samen met zijn echtgenote drijft en aan assurance verwante en overige opdrachten uitvoert.

Klacht

Het kantoor van de accountant heeft een kwaliteitssysteem dat zowel op organisatie- als op opdrachtniveau niet voldoet aan de eisen, omdat de accountant:

• niet werkt met een handboek en de sjablonen voor de werkzaamheden niet gebruikt;
• geen klachtenregeling heeft;
• werkt met een verouderde waarnemingsovereenkomst en een ontoereikende overeenkomst met de systeembeheerder;
• de overeenkomsten over de bedrijfsvoering niet zorgvuldig heeft vastgelegd;
• bij twee samenstelopdrachten tekort is geschoten.

Oordeel

De klacht is gegrond.

Het kantoor is een accountantseenheid met één eindverantwoordelijke accountant en heeft daarom op grond van artikel 27 lid 2 van de NVKS enkele vrijstellingen. Wel moet de accountant dan op een andere manier waarborgen dat NVKS-opdrachten worden uitgevoerd conform de wet- en regelgeving. Dat kan hij volgens de toelichting bij dit artikel en NBA-handreiking 1140 doen door:

• opdrachtdossiers op orde te hebben;
• hulpmiddelen als een werkprogramma of vragenlijst/sjablonen te gebruiken;
• een vaste indeling van dossiers te hanteren;
• bijvoorbeeld in dossiers vast te leggen wat is gedaan.

Verder moet de accountant:

• jaarlijks een evaluatie uitvoeren van de kwaliteitsambitie;
• jaarlijks evalueren hoe hij heeft gewaarborgd dat NVKS-opdrachten conform wet- en regelgeving zijn uitgevoerd;
• deze evaluatie bespreken met een extern deskundige;
• de evaluatie en uitkomsten van de bespreking vastleggen.

De accountant heeft niet bestreden dat hij de sjablonen en de werksystematiek voor de beoordeling van de opdrachtaanvaarding/continuering, van de integriteit van de cliënt en van de naleving van de Wwft niet heeft gehanteerd en die voor bedrijfsverkenning, het planningsmemo, het werkprogramma en het afsluitend memo evenmin. Bij twee samenstellingsopdrachten heeft dit geleid tot tekortkomingen. In deze samensteldossiers heeft hij de integriteit van de cliënt niet voldoende vastgesteld.

Tijdens de toetsing had hij geen klachtenregeling. De waarnemingsovereenkomst verwijst naar verouderde wetgeving, terwijl een opzegtermijn ontbreekt. In de overeenkomst met een systeembeheerder ontbreekt een boetebeding om de geheimhoudingsverklaring te handhaven. Normaal gesproken moet het kwaliteitssysteem zo zijn ingericht dat geheimhouding door personen die zijn betrokken bij de bedrijfsvoering en uitvoering van opdrachten in redelijke mate verzekerd is. Voor het kantoor van deze accountant geldt die eis niet.

De Accountantskamer vindt het wenselijk dat afspraken met medewerkers schriftelijk worden vastgelegd. Maar omdat voor dit kantoor vrijstellingen gelden en de accountant zegt dat hij andere maatregelen heeft getroffen om naleving van wet- en regelgeving bij opdrachten te waarborgen, kan de Accountantskamer aan de hand van de gestelde gebreken in de overeenkomsten niet vaststellen dat het stelsel van kwaliteitsbeheersing niet op orde is.

De getoetste samensteldossiers vertonen tekortkomingen bij de vaststelling van de integriteit van de cliënt. Ook ontbreken:

• getekende opdrachtbevestigingen;
• besprekingsverslagen;
• de erkenning van de definitieve jaarrekening door het management;
• de bedrijfsverkenning;
• de vastlegging van significante aangelegenheden;
• de vastlegging inzake verzoeken om aanvullende informatie.

Door deze tekortkomingen heeft de accountant Standaard 4410 niet nageleefd en al met al is de conclusie dat het kantoor tijdens de toetsing in oktober 2018 geen kwaliteitssysteem had dat voldeed aan de eisen.

Maatregel

Doorhaling, waarbij de accountant zich niet binnen achttien maanden mag herinschrijven. Volgens de accountant heeft zijn ziekte een slechte invloed gehad op de bedrijfsvoering van zijn kantoor. Daarvoor had hij echter een waarnemer moeten inschakelen. Bovendien was hij alleen ziek in 2018. In het dossier komt een beeld naar voren van een klein accountantskantoor dat sinds 2011 structureel niet voldoet aan de kwaliteitseisen. Weliswaar zijn in de loop der jaren enkele zaken verbeterd, maar de accountant is er ondanks de vele herkansingen niet in geslaagd zijn praktijkvoering kwalitatief en inhoudelijk op orde te krijgen. Daardoor heeft de accountant in strijd gehandeld met de fundamentele beginselen van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid.

Annotatie Lex van Almelo

Zeven jaar na de eerste toetsing heeft een accountant met een klein kantoor zijn zaakjes nog niet op orde. Zo vertonen twee samensteldossiers vele tekortkomingen. Dat de accountant in 2018 jaar ziek was, rechtvaardigt de vele tekortkomingen in de zes andere jaren niet. Bovendien had hij tijdens zijn ziekte een waarnemer moeten inschakelen. Na diverse herkansingen is de maat vol voor de NBA en voor de tuchtrechter.

Als de accountant niet in hoger beroep gaat, mag hij op 3 december 2021 proberen zich weer in te schrijven als accountant. Bij een eventuele herinschrijving zal de NBA ongetwijfeld kritisch kijken of de kwaliteit verbeterd is.