Marc Schweppe

In 2017 publiceerde de stuurgroep een eerste sectoranalyse van drivers van controlekwaliteit. De tien drivers die daarin werden benoemd kwamen voort uit de eigen oorzakenanalyses van Deloitte, EY, KPMG en PwC. Dit keer is het een analyse van alle (nu nog negen) oob-accountantsorganisaties, die allemaal geïnvesteerd hebben in meer systematische oorzakenanalyses. Ook is in een aantal sessies met vertegenwoordigers van de negen kantoren gewerkt aan verdere verdieping van de uitkomsten, met ondersteuning vanuit de Foundation for Auditing Research (FAR).

Het resultaat is een nieuwe analyse, die breder van opzet is en gebaseerd op input van de negen accountantsorganisaties. Daarbij is ook gekeken naar de verschillende methoden die de kantoren gebruiken om hun analyses uit te voeren. Resultaat is een rapport met zeven thema’s, die grotendeels aansluiten bij de tien eerdere drivers.

Handschoen opgepakt

'We hebben de handschoen opgepakt en de afgelopen twee jaar grote stappen gemaakt.'

Volgens Agnes Koops-Aukes (bestuurslid van PwC en voorzitter van PwC Accountants) hebben de kantoren sinds de vorige analyse een flinke ontwikkeling doorgemaakt, als het om oorzakenanalyses gaat. “We hebben de handschoen opgepakt en de afgelopen twee jaar grote stappen gemaakt”, aldus Koops. “We kijken veel systematischer naar oorzaken, passende maatregelen en het effect daarvan. We zijn er professioneler in geworden.”

Rosanne de Groot (senior manager Audit & Assurance BDO) benadrukt dat de analyse niet primair voor de buitenwereld bestemd is. “In de basis doen we dit om er zelf als organisatie van te groeien. De analyse van het controleproces is nu gedegener en robuuster. We kunnen beter de vinger leggen op het waarom.”

Bedoeling is om periodiek een update van de oorzakenanalyses door de oob-accountantsorganisaties uit te voeren en de opgedane kennis van proces, gebruikte methoden en uitkomsten te delen met de hele sector. “Een aantal kantoren is al wat verder in het analyseren van diepere oorzaken. Het is mooi als de frontrunners hun ervaringen ter beschikking stellen en delen met de andere organisaties, zodat we als sector leren”, stelt Koops.

De nieuwe analyse is “volwassener” dan de eerste uit 2017 en de benadering kritischer dan bij de opstelling van de tien drivers. “Er wordt nu ook benoemd wat er niet goed gaat.” De open houding van de kantoren heeft daarbij veel geholpen, aldus De Groot. “Niemand heeft de kaarten voor zich gehouden. Het belang om samen verder te komen stond voorop.”

Capaciteit

Eerste thema van de zeven is het kunnen beschikken over voldoende tijd en rekening houden met onvoorziene omstandigheden. Dat sluit aan bij eerdere bevindingen van Nyenrode en NBA Young Profs, die in het voorjaar van 2018 waarschuwden voor de mogelijk negatieve gevolgen van hoge werkdruk op de controlekwaliteit. “In een tijd waarin accountantsorganisaties te maken hebben met ondercapaciteit zou het raar zijn als het thema ‘te weinig tijd’ niet zou opkomen”, stelt Agnes Koops. De oplossing is niet eenvoudig, maar de sector kan en mag het capaciteitsprobleem niet bagatelliseren. “Dat gevoel van te hard moeten werken, daar moeten we iets mee.” Belangrijk is om door te vragen naar diepere oorzaken, de “vijf-keer-waarom-vraag stellen.” “Een opmerking als ‘te weinig tijd’ kan tientallen oorzaken hebben”, meent De Groot.

'Een opmerking als 'te weinig tijd' kan tientallen oorzaken hebben.'

Koops benadrukt dat er ook in dit opzicht veel verandert bij de kantoren. Zo wordt nadrukkelijker gekeken naar de omvang van portefeuilles van partners. “We zijn kritischer aan de voordeur, maar ook bij bestaande klanten. Waarom zou je naar een opdrachtgever gaan die de rol van een accountant niet waardeert?” De Groot bevestigt dat. “Als er sprake is van wederzijds respect, is dat een grote motivator voor teams.”

De partnerstatus wordt volgens Koops niet langer bepaald door het binnenhalen van nieuwe opdrachtgevers, of het bedienen van de grootste klanten. Dat werd recent bevestigd in AFM-onderzoek naar de bijdrage van houding, gedrag en cultuur aan de kwaliteitsgerichtheid van controleteams. De inhoudelijk beste externe accountants, die ook het vermogen hebben om dat goed over te brengen, hebben nu het meeste aanzien, aldus de AFM.

Tegelijk is een natuurlijke valkuil van het accountantsberoep de neiging om de klant te willen helpen en zaken die vanuit de opdrachtgever niet goed worden opgeleverd toch maar op te lossen. De kwaliteit van de gecontroleerde organisatie is een factor van belang voor de kwaliteit van de controle. “Als die de zaken niet op orde heeft kunnen wij ook geen wonderen verrichten”, stelt De Groot. “Accountants overschatten zichzelf soms qua planning van werkzaamheden. We denken vaak ‘dat kan ik nog wel rechtbreien’.” Koops vindt dat kantoren hier kritischer naar moeten kijken. “We moeten daar nog steviger in zitten. Onze houding is zeker al veranderd op dat vlak, maar we zijn er nog niet.”

Bloemen

'Tegenwoordig krijg je bloemen als je je kwetsbaar opstelt.'

De cultuur van lange werkdagen en desnoods nachten doorhalen om een controleklus te voltooien omschrijft Koops als “stoere praat”, waar de sector vanaf moet. Volgens Rosanne de Groot zit een nieuwe generatie accountants hier ook anders in en hecht die meer aan balans tussen werk en privé. Binnen teams wordt ook meer gepraat over dingen die niet goed zijn gegaan. “Tegenwoordig krijg je bloemen als je je kwetsbaar opstelt”, bevestigt Koops.

Koops en De Groot wijzen op de snelle transformatie naar technologische oplossingen in de auditpraktijk, die invloed hebben op de manier van werken, de bezetting en samenstelling van controleteams. “Daarom moeten we oorzakenanalyses blijven maken, blijven nadenken wat de bezetting doet voor de kwaliteit en welke prikkels er zijn”, meent Koops.

Wat beide betrokkenen betreft zou de oorzakenanalyse standaard op de jaarlijkse actielijst moeten staan. Koops erkent dat de grotere oob-accountantsorganisaties hier gemakkelijker mensen voor vrij kunnen maken. “Daarom zou het mooi zijn als deze analyse input kan zijn voor andere organisaties, om als sector samen te werken aan verdere kwaliteitsverbetering”.

Gereedschap

De uitkomsten van de oorzakenanalyse zijn door de projectgroep niet-oob-accountantsorganisaties kort voor de verschijning van het document gedeeld met collega’s van zowel grotere als kleinere accountantsorganisaties. Rosanne de Groot was positief over de openheid van de deelnemers over hun worstelingen op de weg naar meer kwaliteit van de controle. “Dat komt denk ik ook omdat we met de oorzakenanalyse een mooi gereedschap hebben om die kwaliteit te verbeteren. Of het nu een kleine of een grote accountantsorganisatie is, iedereen kan op een of andere manier gebruikmaken van de methodes voor oorzakenanalyses.”

Volgens De Groot biedt de analyse concrete handvatten om zaken te herkennen die leiden tot een betere of een mindere kwaliteit van controledossiers. “Je weet dan ook meteen wat je binnen jouw kantoor kunt oppakken."

» Rapport Oorzakenanalyse oob-accountantsorganisaties