Expertmeeting leren en handhaven

'Mag een appel ook een vlekje hebben?'

Overtredingen moeten worden bestraft, maar fouten mag je maken. En organisaties moeten daarvan willen leren. Maar hoe dan? En wat zijn de ervaringen in andere sectoren? Dat was de gedachte achter een stevige expertmeeting die de NBA op 19 juni organiseerde.

Basis voor de discussie tussen circa zeventig in- en externe deskundigen en andere betrokkenen: een verkennend onderzoek van de Vrije Universiteit naar de foutencultuur binnen accountantskantoren. Ook een discussienota van de NBA gaf richting aan het debat: aanbevelingen om te werken aan het lerend en straffend vermogen, zowel binnen accountantskantoren als in de sector als geheel.

Omgevingsadaptie

Het klimaat anno nu is vooral gericht op strenger handhaven. Dat moet ook, je moet de rotte appels uit de mand willen verwijderen. Maar we moeten wel meer inzicht krijgen in faalfactoren en zo de beroepskwaliteit verbeteren, stelde NBA-bestuurslid Jos van Huut bij de opening van de expertsessie. Hij verwees naar een citaat uit het net verschenen interview met vertrekkend NBA-voorzitter Huub Wieleman in het FD: een angstcultuur binnen de accountancy dwingt het beroep van principes naar regels.

Onderwijsdeskundige Willem Ouwehand, binnen de NBA verantwoordelijk voor de verplichte kennistoets, gaf meer inzicht in hoe leren eigenlijk werkt. Ook accountants worstelen met het dilemma van de 'omgevingsadaptie': het aannemen van de kleur en de manier van leren van de omgeving. "We moeten af van teaching is learning, het gaat om het leren van fouten: van jezelf, van anderen en van de organisatie", aldus Ouwehand.

Zero tolerance

De kern van het VU-onderzoek kwam langs in de video die recent van hoogleraar Philip Wallage is gemaakt voor Accountant TV: accountants maken nauwelijks onderscheid tussen fouten en overtredingen. Hij lichtte die uitkomst uit het onderzoek nader toe: "Accountants opereren in een zero tolerance omgeving en zijn daardoor bang om fouten te maken, uit angst voor repercussies. Maar het verzwijgen van gemaakte fouten kan juist leiden tot overtredingen. Hoe open zijn kantoren om fouten te erkennen en een cultuur te bieden waarin je van fouten maken kunt leren?"
Wallage benadrukte dat een omgeving waarin bijna-incidenten met elkaar worden gedeeld, uiteindelijk betekent dat er het minste echte fouten worden gemaakt. “De organisatie moet een veilige haven zijn om fouten te kunnen delen”.

Veiligheidsexpert Fred Bleeker, oprichter van adviesorganisatie QST Safe Skies, gaf een inkijkje in het lerend vermogen van de luchtvaartsector. Hij erkende ook zelf, bij het neerstorten van een toestel van Turkish Airlines bij Schiphol, te snel conclusies over de oorzaak te hebben getrokken. Het onderzoek na afloop toonde uiteindelijk aan dat er zo'n 1.400 interne mails over niet goed werkende hoogtemeters waren geweest, voorafgaand aan het incident. "Problemen zitten in de hele organisatie. Je kunt wel de gaten aan de onderkant dichten, maar de belangrijkste gaten zitten bovenin", stelde Bleeker. Inmiddels is de luchtvaart zo ver dat airlines altijd de schuld op zich nemen en die niet meer neerleggen bij individuele piloten. Het tuchtrecht voor piloten is al jaren afgeschaft, want dat had een "averechts effect" volgens Bleeker. Er is wel een neutraal meldpunt voor incidenten.

Case studies

Binnen Deloitte worden concrete cases/aandachtspunten voor de controle wekelijks besproken in de interne nieuwsbrief, gaf managing partner audit en bestuurder Marco van der Vegte aan. Een centraal team voert daarnaast root-cause analyses uit via interviews bij interne practice reviews, om de drijfveren van goede en slechte kwaliteit in beeld te brengen en te begrijpen.

Bij bevindingen uit een practice review maakt de betreffende accountant een verbeterplan, inclusief specifieke actiepunten, waar ook de direct leidinggevende zich aan committeert. "We willen duidelijk aangeven: dit is de lat. En externe accountants zich waar nodig bewust maken van hun eigen non-compliance. Pas dan weet je dat die lat hoger ligt", aldus Van der Vegte.

Fout of overtreding

Wie bepaalt of iets een fout of een  overtreding is? En hoe moet je dat als accountant uitleggen bij de cliënt  of het maatschappelijk verkeer? Dat vroeg interim bestuurder Gerard Erents zich af tijdens de aansluitende discussie. Ruud de Hollander (AFM) gaf aan dat de  toezichthouder onderscheid maakt tussen fouten en overtredingen, maar dat fouten wel kunnen leiden tot overtreding van regels en normen. De handhaving is weer op die normen gebaseerd.

Michiel Werkhoven, voorzitter van de Accountantskamer, benadrukte dat een door de tuchtrechter gegrond verklaarde klacht niet primair is bedoeld om te straffen. Het gaat om het leren van gemaakte fouten door de betrokken accountant en door anderen binnen de beroepsgroep. "Maar het wordt een semantische discussie; volgens de eigen regelgeving van het accountantsberoep is immers elke fout direct een overtreding." En fouten maken heeft bij de (oob-) kantoren vaak stevige consequenties: intern opgelegde boetes, minder carrièrekansen en regelmatig ook nog het einde van de baan bij het kantoor. "Een cultuur waarin je wordt gekort op je inkomen of je carrière aan de wilgen wordt gehangen, is geen veilige cultuur om van je fouten te leren."

Arjan Brouwer (PwC, werkgroep Toekomst Accountantsberoep) vond het belangrijk om een fout in de context te plaatsen van wat iemand heeft gedaan. Het moet helpen bij onderzoek achteraf: was het verwijtbaar of niet?

Appels

"Voordat mensen hier een gele kaart krijgen hebben ze al twee waarschuwingen gehad", zo was tijdens de discussie te horen. Moet je partners na het maken van een fout meteen wegsturen? Als het aan de buitenwereld ligt wel, maar het is niet altijd zo zwartwit: "moeten alle appels binnen je kantoor glimmen, of mag een appel ook een plekje hebben?" vroeg gespreksleider Robert Mul (NBA) zich af.

In welke mate is de individuele accountant of het kantoor verantwoordelijk voor de gerealiseerde kwaliteit en gemaakte fouten? Ook die vraag kwam in de discussie aan de orde. Hoe lang moeten we nog doorgaan met als individuele accountant de controleverklaring te ondertekenen, in plaats van dat als kantoor te doen, vroeg Brouwer zich af. Marianne van der Zijde (ex-AFM) benadrukte dat je ook een eigen verantwoordelijkheid hebt als accountant en dat je in ieder geval je kantoorleiding moet betrekken en discussies durven voeren over beleid en budgetruimte, als je als accountant je werk niet goed kan doen.
De eerste reactie van een kantoor is om bij fouten meteen boetes op te leggen. Keihard ingrijpen "als het ons maar niet raakt", aldus Arnout van Kempen (FPLC). "Je kunt ook om iemand heen gaan staan."

Philip Wallage vroeg zich af of accountantsorganisaties wel kunnen uitleggen dat ze willen leren van gemaakte fouten. Tot nu toe zijn ze vooral gericht op het voorkomen van fouten.
In de luchtvaart leren we vooral van kleinere incidenten, aldus Bleeker. Door het grotere volume zit daar meer lerend vermogen in. "Maar hoe haal je in het accountantsberoep dat volume aan kleinere incidenten naar boven", vroeg Irene Kramer (NBA) zich af.
Arnout van Kempen wees er op dat de Wta al jaren een registratie van incidenten voorschrijft: "en er zijn kantoren die daar goed gebruik van maken".

Hete aardappel

Na de pauze opende Marcel Pheijffer (Nyenrode) als columnist het vervolg van de sessie met een persoonlijk verhaal over een verkeersongeluk waar zijn zoon bij betrokken was. Gelukkig met een goede afloop, al werd de betrokken chauffeuse vervolgd. "Het was een fout, van ons hoefde ze geen straf te krijgen. Het had ons ook kunnen overkomen."

Hij wees er fijntjes op dat de oorspronkelijke titel van de bijeenkomst 'leren of straffen’ was. Handhaven klinkt toch wat softer. "Straffen is een instrument dat soms goed kan worden ingezet om accountants bij de les te houden." Met verwijzingen naar de literatuur benadrukte Pheijffer dat accountants vaker schuld zouden moeten bekennen. Blamefree reporting lijkt aantrekkelijk om fouten boven tafel te krijgen, maar er zijn ook vermijdbare en verwijtbare fouten. "Daar mag geen straffeloosheid voor gelden. Ik mis de balans in de discussie tussen leren en handhaven. Wat we moeten doen met overtredingen en incidenten, dat is onze hete aardappel."

Pheijffer had ook enige bedenkingen bij het verkennend onderzoek van de VU, dat volgens hem te zeer vanuit kantoorperspectief is opgezet. "Er komen 825 accountants aan het woord, maar ik had ook graag de stem van het maatschappelijk verkeer gehoord. Het is te lief, te eenzijdig, te beperkt."

Chef Fouten

Walter Hendriksen, deken bij de Orde van Advocaten, gaf eerst een inkijkje in de wijze waarop het toezicht binnen de advocatuur is georganiseerd. In de advocatuur bestaat een "warm welkom" voor het melden van fouten, aldus Hendriksen. Hij is zelf ‘Chef Fouten’ bij Van Doorne Advocaten. "Normaal ben ik nog wel eens kortaf, maar bij melding van fouten ben ik de lieve heer zelf. Er is geen enkele vorm van repressie, tenzij iemand met zijn vingers in de suikerpot gezeten heeft." Als er wel repressie zou zijn wordt er minder gemeld, meende hij. Fouten worden gedeeld binnen het kantoor en geanalyseerd.

De impact van fouten verschilt wel tussen beide beroepsgroepen. Advocaten worden ingehuurd om partijdig te zijn en accountants om onpartijdig te zijn. "Als advocaten fouten maken haal je de krant bijna nooit. Er is een één-op-één-relatie met de cliënt. Bij accountants zijn er veel meer stakeholders. Jullie kunnen door de halve wereld worden besprongen. Media vinden het leuk om over grote claims tegen accountants te schrijven."

Stokpaardje

"Amerikanen hebben aansprakelijkheid, wij hebben verantwoordelijkheid. Maar je kunt geen verantwoordelijkheid hebben zonder aansprakelijkheid”, zo begon hoogleraar ondernemingsbestuur Jaap van Manen zijn betoog. Zijn stokpaardje is het versterken van de client selectivity: "jokkebrokken moeten geen accountant kunnen krijgen". Toch hoort hij van accountants terug dat ze riskante opdrachtgevers wel aannemen en de fee dan maar wat hoger maken, "een soort risk reward".

Het partnermodel van de kantoren is veel zakelijker geworden, constateerde Van Manen. "Zo’n clawback-regeling is toch een soort statiegeld voor als later blijkt dat je ooit een fout hebt gemaakt. Een signaal aan de buitenwereld: als we het niet goed hebben gedaan, kom je het maar halen." Hij adviseerde het NBA-bestuur om te zorgen voor uitbreiding van de Onderzoeksraad voor de Veiligheid en een leerstoel financiële veiligheid in te stellen. 

Douche

Niet alleen blaffen, ook bijten hoort soms bij een toezichthouder, aldus Ruud de Hollander, bij de AFM hoofd Kwaliteit Accountantscontrole en Verslaggeving. Handhaven en straffen zijn instrumenten om te kunnen leren, maar hebben ook een functie als rechtvaardigingsgevoel voor de samenleving. De accountancy is ook sinds de instelling van extern toezicht een weinig lerende sector, althans als het gaat om het leren van fouten. "We zien dat de sector nu in beweging is, maar het heeft wel tijd gekost."

Als partners te weinig betrokken zijn of echt te weinig sectorkennis hebben en er is sprake van belangrijke tekortkomingen in de accountantscontrole, kan het gerechtvaardigd zijn om zo’n individuele accountant hard te straffen, vond De Hollander.

'De AFM draagt bij aan een angstcultuur’, krijgt hij nogal eens te horen. Het beeld van de AFM is gebaseerd op rapportages, boetes en uitspraken in de media. "Misschien moeten we een iets ander beeld neerzetten. Maar een lauwe douche is voor niemand prettig, dan kun je beter een koude of een warme douche geven. Het gaat om een balans tussen kritisch zijn en complimenten geven."

Cultuur

Is een open cultuur bij accountants wel mogelijk, vroeg gespreksleider Robert Mul zich af in de afsluitende discussie. En wat is dan een open cultuur? Recent onderzoek door NBA Young Profs toont aan dat medewerkers en kantoorleiding daar andere opvattingen over hebben.
Bij het leidinggeven aan professionals gaat het er om een cultuur te creëren waarin je gedrag kunt beheersen, vond Jaap van Manen.

Je moet altijd proberen binnen de eigen organisatie te praten over zaken die niet goed zijn gegaan en daarvoor een veilige structuur te ontwikkelen, aldus Michiel Werkhoven. De Accountantskamer bespreekt regelmatig achteraf met elkaar uitspraken waarbij door de buitenwacht en/of het CBb kritische kanttekeningen worden geplaatst, juist om van mogelijk gemaakte fouten te leren.
Jonge accountants in opleiding hebben helemaal geen tijd om over verbeteringen en fouten te spreken, stelde Margreeth Kloppenburg, "en als ze het wel willen worden ze gewoon niet gehoord".

Tijd is zeker een zorgpunt, meende ook Jan Wietsma. Veel organisaties doen aan debriefings na afloop van een project, dat zou een accountantskantoor ook moeten doen. De leiding moet beter zichtbaar zijn op het kantoor en tijdens de controles, vond hij. Van der Vegte sloot zich daar bij aan: "Hogere partnerbetrokkenheid is ook een driver van hogere controlekwaliteit; coachen en leidinggeven zijn daarbij enorm belangrijk."

Huub Wieleman, (toen nog) NBA-voorzitter, verwees aan het slot van de bijeenkomst opnieuw naar het recente interview in FD, waarin hem gevraagd werd of accountants bange mensen zijn. "Accountants willen hun werk vooral goed en volgens de regels doen. We kunnen die regels als NBA wel steeds verder uitleggen, maar accountants moeten ook hun eigen verantwoordelijkheid nemen."

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.