RGS

Referentie GrootboekSchema: ervaringen uit de praktijk

Een groep accountants, softwareleveranciers en gebruikers deed gedurende 2016 ervaringen op met het gebruik van het Referentie GrootboekSchema (RGS), methode om de inrichting van boekhoudingen verder te standaardiseren. Doel is de werking in de praktijk te bekijken, de kwaliteit van informatie te testen en te bezien hoe RGS kan worden ingevoerd in de administratie.

Landelijke standaardisatie van het grootboek is het uitgangspunt van RGS. Alle grootboekrekeningen die  bedrijven nodig hebben om te rapporteren aan overheden (Belastingdienst, KvK, CBS), banken en andere publieke en private organisaties staan in dit nieuwe schema.

Volgens de ontwikkelaars kan RGS helpen de 'pijn te verlichten', die door sommigen wordt ervaren bij de omschakeling naar Standard Business Reporting (SBR). RGS moet de vertaalslag van eigen rekeningcodes naar SBR efficiënter en betrouwbaarder maken; de methode zorgt voor minder administratieve rompslomp en minder kans op onjuiste hercoderingen.

Kopgroepsessies

De 'Kopgroep RGS' is een initiatief van de zogenaamde Taskforce Implementatie RGS, ontstaan uit de behoefte om 'intermediairs' (zoals accountants) meer praktijkervaring met RGS te laten opdoen en delen.

Onder de gebruikers in de kopgroep zitten ook gegevensuitvragende partijen, zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Dat bureau wil het makkelijker maken voor bedrijven om gegevens vanuit hun financiële administratie direct te koppelen aan de CBS-uitvraag, waardoor statistische informatie sneller en efficiënter beschikbaar komt.

Tijdens een reeks 'kopgroepsessies' worden ervaringen uitgewisseld, knelpunten besproken en succesvolle toepassingen gedeeld. De sessies zijn in 2016 gestart. Eerst lieten enkele softwareleveranciers zien hoe zij hun software met behulp van RGS hadden gekoppeld aan administraties van cliënten. Vervolgens was er ruimte voor ervaringen van betrokken accountants.

Labels

Joris Joppe (Analys.io) stelt dat accountantskantoren vaak een grote diversiteit aan administraties voeren. Een standaard zoals het Referentie GrootboekSchema heeft voordelen, maar "door diezelfde diversiteit kan de implementatie erg arbeidsintensief zijn". Zijn organisatie Analys.io heeft zelf een zoekalgoritme ontwikkeld voor het toekennen van RGS-labels aan grootboekrekeningen. Volgens Joppe is de toepassing "een stuk sneller dan beschikbare alternatieven". Hij koppelt zijn labelmaker in eerste instantie aan softwarepakketten van ExactOnline en Twinfield, maar mogelijk in de toekomst ook aan andere softwaretoepassingen.

AA-accountant en fiscaal jurist André Bos (Bos Adviesgroep) gebruikt Joppe's RGS LabelMaker in combinatie met ExactOnline. Het Exact-grootboekschema wordt via een zoekalgoritme voorzien van een RGS-label. "In 85 procent van de gevallen gebeurt dat bij de eerste koppeling automatisch. Nadat we de nog niet herkende grootboekrekeningen voorzien hebben van een label  wordt alles weer ingelezen in ExactOnline, zodat alle grootboekrekeningen voorzien zijn van een RGS-label." Bos noemt de toepassing "echt standaardisatie en integratie". Volgens hem zijn de vanuit zijn praktijk betrokken partijen al "volledig RGS-ready". Volgende stap is de aanmaak van grootboekrekeningschema's met RGS-label en dashboards op basis van SBI-codes "zodat branchespecifieke rapportage en benchmarken nog eenvoudiger wordt".

Inzichten

"Hoe uniformer de data 'aan de bron' is, des te effectiever kan die data worden ingezet voor onze klanten", aldus Martin de Bie van 216 Accountants. Niet alleen worden financiële processen in zijn optiek op deze manier veel efficiënter (en dus goedkoper), maar het levert ook extra inzichten op die voorheen onzichtbaar bleven. "RGS is een standaardisatie die hierin van grote waarde is. We kunnen hierdoor uniform data uitwisselen met bijvoorbeeld instanties als het CBS. We leveren dan niet alleen waardevolle data aan, maar kunnen die ook verrijkt terug ontvangen, om bijvoorbeeld benchmarks aan onze klanten te kunnen terugkoppelen."

Tim Stroomer van administratie- en adviesbureau Brouwer & Oudhof moet de voordelen van RGS nog ontdekken: "Tot op heden zijn wij druk bezig met de implementatie van RGS in onze administraties. Dat is helaas meer werk dan we in eerste instantie gedacht hadden, hoewel we toch met goede templates werken." Stroomer benadrukt tegelijk dat zijn kantoor geen accountantskantoor is, maar een administratiekantoor. "Wij bieden onze cliënten een goede inrichting van hun (financiële) administratie om de juiste stuurinformatie te genereren. Toch een iets andere insteek dan controlerende accountants."

Over RGS

Het Referentie GrootboekSchema is ontwikkeld door softwareorganisaties en koepelorganisaties als de NBA, SRA, NOB en NOAB, samen met de overheid. RGS wordt inmiddels ingebouwd in een groeiend aantal softwarepakketten en kan ook worden gebruikt voor benchmarking en interne rapportages.

Meer uitleg is te vinden via de net vernieuwde website www.referentiegrootboekschema.nl. De site is vooral gericht op intermediairs, zoals accountants- en administratiekantoren, en softwareleveranciers. Die vinden er naast nieuws, filmpjes en artikelen over RGS ook documentatie om het te implementeren.

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.