Leren van toezicht

Platform Leren van toezicht: 'het unieke is het gesprek'

Als uitvloeisel van één van de maatregelen uit 'In het publiek belang' komt de NBA in 2017 met een nieuw platform ‘Leren van toezicht’. Accountants en toezichthouders gaan daarbij met elkaar in gesprek. Bas Hidding, bestuursvoorzitter van Flynth, over ervaringen uit een pilot.

Marc Schweppe

In het kader van maatregel 6.1 uit het verbeterplan In het publiek belang onderzocht de NBA eerder de mogelijkheden voor het opzetten van een 'onderzoeksraad voor de financiële veiligheid'. De realisatie daarvan stuitte echter op tal van bezwaren. Zoals rondom het vrijwaren voor tuchtrechtelijke procedures; dat zou alleen opgaan vanuit de beroepsorganisatie zelf, niet bij andere partijen. Uiteindelijk resulteerde dat in het besluit om (voorlopig) geen onderzoeksraad in te stellen.

Maar er is ook nog maatregel 6.2, die gaat over het systematisch vertalen van bevindingen van toezichthouders en tuchtrechter in 'publieke duiding'. Daarom kiest de NBA in het kader van het lerend vermogen voor het instellen van een nieuw platform 'Leren van toezicht'. Vanaf 2017 moet dat toezichthouders en accountants uit de praktijk bij elkaar brengen, om van elkaars ervaringen en van casussen te leren. Gedurende 2016 is een eerste pilot uitgevoerd, met vertegenwoordigers vanuit de Accountantskamer, AFM, Raad voor Toezicht, SRA, ACB en diverse grote kantoren. Uitgangspunt is vooral de bevindingen van de toezichthouder.

'Sommige dingen kunnen niet wachten, daar verspreiden we intern een alert over. Dat hebben we van de NBA afgekeken.'

Bas Hidding, sinds september 2016 bestuursvoorzitter van Flynth, had er een goed gevoel over. "Sterk element is dat je op basis van vertrouwelijkheid gezamenlijk, met verschillende achtergronden, het gesprek aangaat. Vanuit een breder perspectief heb je zo gelegenheid om elkaar te bevragen en naar elkaar te luisteren."

Dorpsplein

In eerste instantie gaat het platform uit van een thematische benadering, casusoverstijgend en dus niet direct herleidbaar. Van Hidding mag het ook verder gaan dan dat: "Stel dat Flynth met een groot publiek incident te maken zou krijgen. Dan biedt dit een gelegenheid om daar een gesprek over te hebben. Uiteindelijk is de accountancy toch ook een dorpsplein: als iets publiek wordt weten we allemaal snel dat zo’n casus er is. En het gaat er om dat we daar wat van leren."

'Uiteindelijk is de accountancy toch ook een dorpsplein.'

Hidding erkent dat dat meestal niet kan als een incident net naar buiten komt en "iedereen nog over elkaar heen rolt", maar in een iets later stadium moet het mogelijk zijn. "De kracht van het platform is dat mensen, die vanuit verschillend perspectief bij zo'n incident betrokken zijn, de grondhouding hebben om naar elkaar te luisteren en in een vertrouwelijke setting net wat meer geneigd zijn te vertellen hoe naar een casus gekeken gaat worden. We hebben in de pilot van elkaar geleerd, omdat mensen elk vanuit een andere rol het verhaal vertelden."

In het platform zitten vooral bestuurders, belangrijk is daarom de doorvertaling naar de werkvloer. Dat kan via trainingen, zoals recent bijvoorbeeld een 'werksessie' over onafhankelijkheidsvraagstukken, georganiseerd vanuit de NBA. Maar ook binnen de kantoren zelf moeten dingen worden opgepakt. Bij Flynth geldt als er iets fout gaat inmiddels het principe van de snelle oorzaakanalyse. Hidding: "We kijken meteen wat maakt dat er iets mis ging. Hoe is het ontstaan, wat zegt dit voor de desbetreffende situatie, is het breder dan dit alleen? Ik denk dat alle zichzelf respecterende accountantsorganisaties daar inmiddels actief mee bezig zijn."

Waar nodig verspreidt Flynth nu intranetberichten vanuit het bestuur om aan te geven dat er een incident speelt en dat men daarmee bezig is. "Sommige dingen kunnen niet wachten, daar verspreiden we intern een alert over. Dat hebben we van de NBA afgekeken."

Zo moet het ook gaan gelden voor de doorvertaling vanuit het nieuwe platform. Het bijzondere daaraan is dat het de mogelijkheid biedt om ook de visie te geven van de toezichthouder. "Dat is iets wat ik normaal niet alleen voor mijn eigen organisatie kan doen. Als ik zelf de AFM uitnodig is het de vraag of ze überhaupt komen. En als als ze dat doen zitten we er elk vanuit onze eigen positie, met terughoudendheid. Dus dit platform verrijkt ons leervermogen."

Factsheets

Recent is vanuit het nieuwe platform een eerste factsheet uitgebracht, over objectiviteit van de accountant bij splitsing van partijen. Iets waar veel accountants in de (mkb)praktijk mee te maken krijgen. Nuttig, maar Hidding waarschuwt tegelijk voor het 'institutionaliseren' van zulke zaken. "Een valkuil voor het platform is dat het uiteindelijk vooral een producent van factsheets gaat worden, een soort subcommissie van het vaktechnisch college van de NBA. Dat moet het vooral niet zijn. De kracht is het afstand nemen en kijken 'wat leren we nu vanuit divers perspectief van wat we voorbij zien komen?' Na afloop moeten we onszelf steeds vragen 'wat hebben we geleerd en brengen we dat het meest effectief over aan onze collega's in het veld?'. Dan heb je de grootste kans dat het ook een effectieve invulling krijgt. Anders gaan we elke keer alleen factsheetjes maken."

Het bouwen aan een database met praktijkgevallen is daarom niet het doel van het nieuwe platform. "Zonder te beweren dat dit de sleutel is om ons beroep in de toekomst in veilig vaarwater te houden, is het unieke van het platform toch het gesprek dat plaatsvindt. Niet alleen om het gesprek zelf, maar om dat door te vertalen en terug te geven aan het beroep."

'We hoeven er niet te zitten om mooi weer tegenover elkaar te spelen.'

Opzet

Hidding geeft de NBA een compliment voor de energie die de beroepsorganisatie steekt in de opzet van het platform en het bij elkaar brengen van de juiste mensen. Bij besprekingen vooraf binnen OPAK (overlegorgaan van de grote kantoren) was men wat sceptisch. "Kan dat wel, met je toezichthouder aan tafel, die hebben toch een andere rol. Kunnen mensen daar wel open spreken?" Partijen waren ook huiverig om in een nieuw keurslijf verplicht praktijkcases aan te moeten leveren. Hidding: "Ik was zelf ook beducht voor het afglijden naar de volgende rapportageverplichting. Maar als het gesprek er maar is, dan komen de praktijkgevallen er wel. We hoeven er niet te zitten om mooi weer tegenover elkaar te spelen." De juiste setting voor de gesprekken bleek uiteindelijk van groot belang. "Ik heb oprecht het gevoel gekregen dat iedereen er zit met een grondhouding om zaken te willen delen."

Factsheet: Accountant, let op bij splitsing van partijen

Het platform 'Leren van toezicht' heeft als doel bevindingen uit toezicht om te werken naar praktische lessen voor verbetering. De organisatie ligt in handen van de NBA. Deelnemers zijn de AFM, de Accountantskamer, Raad voor Toezicht, SRA, het NBA Adviescollege Beroepsreglementering en verschillende accountantsorganisaties. In 2016 is het platform gestart als een pilot; voor 2017 staan twee platformbijeenkomsten op de planning.

Recent heeft het platform een eerste factsheet gepubliceerd over Splitsing van partijen. Volgens de Accountantskamer komt het nog te vaak voor: een klant van een (mkb)accountant splitst zich in twee partijen en de accountant (en  zijn of haar kantoor) is zich onvoldoende bewust van de bedreiging van de objectiviteit en/of zorgt niet voor passende waarborgen. In de factsheet worden risico’s en aanbevelingen rondom splitsing op een rij gezet.

Binnen de pilot zijn in 2016 twee bijeenkomsten gehouden, elk met twee thema's om te bespreken. Voor 2017 staan opnieuw twee platformbijeenkomsten op de planning. Daarbij zal het onder andere gaan over fraude casussen. Om er aandacht voor te vragen wordt niet alleen gedacht aan factsheets, maar ook het opzetten van polls, uitnodigingen om te reageren, actief vragen om suggesties voor gespreksthema's en om dilemma's uit de praktijk. "Een platform als dit kan een heel aantal jaren van dienst zijn. Omdat het enigszins hybride vormgegeven is, kan het ook meebewegen met wat het beroep nu nodig heeft."

Volgens Bas Hidding is het platform niet zozeer alternatief voor een onderzoeksraad van de sector maar een eigen instrument, met een vorm die aansluit bij de ontwikkelingen binnen de praktijk. Voorwaarde is vooral dat de opvolging goed wordt ingevuld. Binnen Flynth was Hidding al bezig om het leren opnieuw vorm te geven. Om kennis te delen wordt in dat verband ook gewerkt aan de opzet van een webinar voor alle professionals.

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.