Gemeentecontrole

Kloof tussen accountants en gemeenten moet worden gedicht

Accountants trekken zich steeds meer terug uit de gemeentemarkt, om meerdere redenen. De gemeente Katwijk wil daar een stokje voor steken en overweegt de rollen om te draaien: Katwijk gaat zich actief promoten bij accountants en misschien zelfs betalen voor offertes.

'Accountant heeft geen prioriteit voor gemeente', 'Gemeenten vrezen zonder accountant te komen zitten', 'Wie controleert de jaarrekening? Accountant gezocht' en 'Twintig procent gemeenten vreest geen accountant te vinden'. Zomaar wat recente titels van artikelen over de terugtrekkende beweging van accountants uit de gemeentemarkt. Niet echt motiverend voor een gemeente die een aanbestedingsprocedure moet starten, zoals de gemeente Katwijk.

Al deze artikelen gaan in op de problematiek vanuit het perspectief van de accountant of de gemeente. Uit de artikelen maak ik op dat zowel de accountant als de gemeente voor wat betreft de problematiek vooral vanuit zichzelf redeneren. De artikelen vermelden dat de 'grote drie' zich terugtrekken uit de gemeentemarkt en dat de ontstane vraag niet kan worden ingelost door nieuwe of bestaande (kleinere) accountantsorganisaties.

Transparant

Complexiteit, gebrek aan capaciteit en een vaste, ontoereikende prijs. Dat zijn de veelgehoorde argumenten voor deze problematiek. Maar nergens lees ik een gedetailleerde en genuanceerde uitleg van deze generieke begrippen, en vanuit de accountantsorganisaties wordt er ook niet veel gesproken over deze terugtrekkende beweging. Ook lees ik niet dat de accountant transparant is en de gemeente duidelijk maakt waarom bijvoorbeeld bepaalde (meer)werkzaamheden moeten worden gedaan. Praten we eigenlijk nog wel met elkaar?

Nergens lees ik dat gemeenten kritisch naar zichzelf kijken.

Vanuit de gemeente wordt er vooral gepraat over de bureaucratische rompslomp, de vraagtekens bij de werkzaamheden van accountants, noodzaak tot minder regelgeving voor accountants, het meer baseren op vertrouwen, en onacceptabele meerkosten voor de jaarrekeningcontrole. Maar nergens lees ik dat gemeenten kritisch naar zichzelf kijken en bijvoorbeeld de interne beheersing op orde hebben waardoor meerkosten minder nodig zijn. En waarom zijn meerkosten onacceptabel? Omdat het geen toegevoegde waarde heeft voor de burger en er daardoor minder aan de zorg besteed kan worden? Niet echt realistisch!

Begrip

Op basis van de recent geschreven artikelen kan ik niet anders concluderen dan dat veel gemeenten niet (willen) begrijpen wat accountants voor werkzaamheden moeten doen, en waarom zij die moeten doen. Duidelijk is wel dat door partijen vooral veel wordt ‘geklaagd’ en over en weer verwijten worden gemaakt. Het gevolg is dat accountants het controleren van gemeenten niet langer interessant vinden en gemeenten geen accountant kunnen vinden en daardoor met de handen in het haar zitten.

Duidelijk is wel dat door partijen vooral veel wordt ‘geklaagd’ en over en weer verwijten worden gemaakt.

Moet Katwijk zich nu ook grote zorgen maken en hopen op een wonder? Is het wachten op een oplossing van minister Plasterk of de NBA-werkgroep decentrale overheden (WGDO) waar gemeenten overigens niet in vertegenwoordigd zijn? Katwijk kan niet stil blijven zitten.

Aanbesteding nieuwe accountant

De gemeente Katwijk zoekt een nieuwe accountant voor de controle vanaf het boekjaar 2018, en is zich er zeker van bewust dat dit niet vanzelf gaat. Katwijk kan geen directe invloed uitoefenen op de problematiek waarmee accountantsorganisaties te maken hebben en waardoor zij zich terugtrekken uit de gemeentemarkt. Op deze problematiek kom ik nog terug. Katwijk realiseert zich dat zij zelf ook aan de slag moet om de gemeente ‘aan te bieden’ aan haar potentiële nieuwe accountant. Maar wat kan Katwijk daar allemaal voor doen?

Een onkostenvergoeding bieden voor een offerte, betere opdracht-omschrijvingen, betere PR; het zijn enkele mogelijkheden.

Katwijk kan gebruik maken van een inkoopbureau en een nauwe samenwerking met de auditcommissie. Maar de gemeente moet ook nieuwe methodes niet schuwen: een onkostenvergoeding bieden voor een offerte, betere opdrachtomschrijvingen, betere PR; het zijn enkele mogelijkheden. Wij hebben meerdere opties onder elkaar gezet en sluiten op voorhand niets uit (zie kaders).

Stap 1 bij aanbesteding: inkoopbureau en auditcommissie

Vanwege alle berichtgeving laat Katwijk zich begeleiden door een gespecialiseerd extern inkoopbureau. Dit bureau heeft recente ervaring met de aanbesteding van een nieuwe accountant en is op de hoogte van de problematiek in deze markt.

 

Daarnaast werkt de ambtelijke organisatie nauw samen met de auditcommissie om de aanstaande aanbestedingsprocedure zo goed mogelijk voor te bereiden. In deze voorbereiding is een van de belangrijke stappen: een kritische maar realistische discussie over de uitsluitingsgronden, de kwalitatieve minimumeisen en de wegingsfactoren, rekening houdend met de huidige moeilijke markt.

Stap 2 bij aanbesteding: nieuwe methodes

Op basis van genoemde artikelen en andere signalen van buitenaf is stilzitten geen optie. Katwijk moet actie ondernemen om een nieuwe accountant te vinden. Daarvoor moeten we nieuwe methodes niet schuwen. De acties van Katwijk moeten gericht zijn op het verlagen van de drempel om kennis te willen nemen van de aanbesteding en in te schrijven. Enkele mogelijkheden zijn:

 

  • Het geven van een kostenvergoeding voor het uitbrengen van een offerte: is misschien zeer ongebruikelijk, maar in de huidige markt misschien wel noodzakelijk, ook om voor nieuwe toetreders de drempel zo laag mogelijk te houden. Is het anno 2017 nog vanzelfsprekend dat een offerte ‘gratis’ wordt verstrekt?
  • Een pakkende opdrachtomschrijving op Tendernet (publicatiewebsite van aanbestedingsprocedures) gericht op onze pluspunten. Vaak is dit namelijk een standaard en (een te) technische tekst.
  • In de aanbestedingsdocumenten een realistische beschrijving van de interne beheersing opnemen.
  • Gebruik maken van bijvoorbeeld LinkedIn en andere social media.
  • Meer PR in vakbladen met een toelichting/verwijzing naar de (komende) publicatie van onze aanbesteding.
  • Het houden van een marktconsultatie over de aanbesteding en de mogelijke argumenten helder te krijgen om marktpartijen geïnteresseerd te krijgen om in te schrijven, zoals:
    - gericht contact opnemen met accountantsorganisaties
    - informatiedag organiseren bij de gemeente Katwijk
    - een informatie Skype sessie organiseren of
    - dat Katwijk naar geïnteresseerden toe gaat om toelichting te geven.

 

Dit zijn enkele acties waar Katwijk over nadenkt, maar het is geen limitatieve lijst. Katwijk moet proactief en met een creatieve houding de moeilijke markt op. Of het een meerwaarde heeft is op dit moment nog onduidelijk. Het gaat er vooral om dat Katwijk de aanbesteding serieus neemt en dat potentiële inschrijvers een goede indruk krijgen van Katwijk.

Te complex?

Een vanuit Katwijk lastiger deel van de problematiek is dat accountantsorganisaties zich terugtrekken om diverse uiteenlopende redenen, waar de gemeente niet altijd invloed op heeft. Ook de accountantsorganisaties moet begrijpen dat tijden veranderen. Het controleren van een gemeente kun je er niet ‘even bij doen’.

Het controleren van een gemeente kun je er niet ‘even bij doen’.

Een gemeente zou te complex zijn, en het ontbreekt aan beschikbare en geschikte capaciteit. Het zijn twee veelgehoorde argumenten. Maar veel van deze argumenten zijn door goede samenwerking redelijk op te lossen. Als we elkaar maar meer willen en kunnen begrijpen, transparant optreden en bereid zijn om elkaar te helpen. En ja, bij een samenwerking hoort nog steeds een prijskaartje.

Natuurlijk bevat een gemeente complexe onderwerpen zoals grondexploitaties, maar is dit nu echt meer complex dan bijvoorbeeld financiële derivaten? Nieuw is het in ieder geval niet.

Sociaal domein

Recentelijk wordt het argument dat gemeenten te complex zijn ook gebruikt vanwege nieuwe taken rondom de zorg en het sociaal domein, wat tot veel administratieve rompslomp heeft geleid. Hierdoor is het voor de accountant lastig om vast te stellen of het zorggeld volgens de regels is uitgeven.

Maar dit geldt toch niet voor elke gemeente? Zo heeft gemeente Katwijk samen met twaalf andere gemeenten de handen ineen geslagen om deze nieuwe taken beter uit te voeren via de tijdelijke werkorganisatie Holland Rijnland. Deze laatste legt ook verantwoording af aan de samenwerkende gemeenten over de juiste, volledige en rechtmatige besteding middels een controleverklaring.

Daarnaast verricht Katwijk zelf nog aanvullende controlewerkzaamheden op deze geldstromen. We zijn inmiddels twee jaar verder na de decentralisaties. De oproep aan accountants is om zich wel te blijven verdiepen in een gemeente en hoe zij complexe onderwerpen zelf beheersen, want dit argument kan niet ‘jaren’ blijven bestaan. Het is inmiddels niet meer nieuw.

Capaciteit

Het argument om vanwege de capaciteit de focus te verleggen naar +100.000-gemeenten is naar mijn mening nergens op gebaseerd.

Een ander argument betreft het ontbreken van beschikbare en geschikte capaciteit waardoor focus door accountantsorganisaties wordt verlegd naar +100.000-gemeenten. Op zich een vreemd argument, want hiervoor is nog steeds dezelfde capaciteit nodig. Zelf denk ik dat het er meer om draait dat aan het bedienen van +100.000-gemeenten meer prestige verbonden is en er mogelijk ook meer te verdienen is. Het blijft uiteraard de keuze van accountantsorganisaties om de beschikbare capaciteit in te zetten bij een enkele +100.000-gemeente of in te zetten bij meerdere < 100.000-gemeenten. Maar het argument om vanwege de capaciteit de focus te verleggen naar +100.000-gemeenten is naar mijn mening nergens op gebaseerd.

Daar komt nog bij dat het bedienen van meer gemeenten ten goede komt aan het leerproces van accountants en ervoor zorgt dat gemeenten uiteindelijk minder als complex worden beschouwd. Een ding weet ik zeker: er zullen minder gemeenten een probleem hebben om een accountant te vinden als de capaciteit die wordt ingezet bij de +100.000-gemeenten beter wordt verdeeld.

Interne controle

De afgelopen jaren heb ik gemerkt dat gemeenten zelf ook investeren in geschikte capaciteit, ook mede vanwege de toenemende complexiteit. De gemeenteraad van Katwijk heeft enkele jaren geleden besloten om meer te investeren in geschikte capaciteit voor interne beheersing en interne controle in het bijzonder. Met als gevolg dat Katwijk nu twee registeraccountants in dienst heeft die dagelijks bezig zijn met relevante onderwerpen gericht op de getrouwheid en rechtmatigheid. Is dat uniek voor een gemeente van circa 65.000 inwoners? Het heeft in elk geval wel een toegevoegde waarde bij het op orde krijgen en houden van allerlei zaken.

Als extern accountant van de gemeente Katwijk is het niet per definitie nodig een groot en volledig ervaren controleteam te moeten inzetten. Als de accountant maar bereid is te investeren in, en gebruik wil maken van, door de gemeente opgeleverde controle-informatie. Afstemming vooraf en een goede samenwerking tussen de gemeente en de accountant zal positief bijdragen aan de controle van onze gemeente.

Prijs

De prijs/fee om een gemeente te controleren staat al jaren onder druk. Een contract wordt voor meerdere jaren afgesloten en meerwerk levert hoe dan ook altijd een discussie op. Maar zowel de accountants als gemeenten zijn beide verantwoordelijk voor dit aspect en het prijsprobleem. Heeft de accountant in het verleden niet bewust te laag ingeschreven met de hoop dit door aanvullende adviesopdrachten gecompenseerd te krijgen? Dit wordt vaak gedacht, maar niet hardop gezegd.
En was voor een gemeente prijs een belangrijker gunningscriteria dan kwaliteit?
Het is maar hoe je het wilt zien. Katwijk is in ieder geval van mening dat kwaliteit belangrijker is dan de prijs. Uiteraard wel in een reële verhouding.

Toezicht en meerwerk

Daarnaast heeft het verscherpt toezicht door de AFM op gemeentedossiers de afgelopen jaren tot de nodige werkdruk geleidt bij zowel de accountant als bij gemeenten. Nog los van eventueel meerwerk. Katwijk heeft tijdens de jaarrekeningcontrole 2015 meegemaakt dat in een laat stadium van de controle mede werd gedeeld dat vanwege verscherpt toezicht meerwerkkosten moesten worden doorberekend.  Het kan zijn dat dit ook voor de accountants als ‘verrassing’ kwam, maar dat vind ik ongeloofwaardig.

Dat accountants het ook niet fijn vonden om deze meerwerkmelding te doen kan ik wel begrijpen, maar het verscherpte toezicht was toch geen verrassing? Voor onze gemeenteraad was het wel een verrassing dat deze melding laat in het controleproces werd medegedeeld. De gemeenteraad had daardoor het gevoel met de rug tegen de muur te staan, en akkoord te moeten gaan met het meerwerk.

Ook hier is het van belang, ook met het oog op de belangrijke discussie over de prijs, om tijdig een gemeente op de hoogte te stellen en transparant te zijn over de noodzakelijke dienstverlening. Maar ook de gemeente moet openstaan voor een discussie over meerwerk en moet begrijpen dat als (meerwerk)kosten niet betaald worden, je ook niet mag verwachten dat de dienstverlening vanzelfsprekend doorgaat.

Al met al zijn accountants en gemeenten steeds verder van elkaar af komen te staan.

Ommekeer

Al met al zijn accountants en gemeenten steeds verder van elkaar af komen te staan. We begrijpen elkaar steeds minder en hebben ook minder begrip voor elkaar. En uit eerder genoemde artikelen blijkt van samenwerking al helemaal geen sprake meer. Zonde! Is een wereld waarin accountants en gemeenten samenwerken en elkaar weer begrijpen en graag samenwerken mogelijk? Dat juist artikelen geschreven worden over de goede samenwerking tussen accountants en gemeenten en dat de complexiteit van het controleren van een gemeente juist een leuke uitdaging is?

Wat mij betreft wel, maar het zal niet vanzelf gaan. Ik ben van mening dat de ommekeer begint bij onszelf. Stop vanaf nu met alle negatieve berichten. Denk aan wat je zelf kunt doen om dit te veranderen en blijf niet stilzitten. Cruciaal is wel de wil om dit samen te willen doen. Of we volwassen genoeg zijn om deze ommekeer in gang te zetten zal moeten blijken. Katwijk gaat dit in ieder geval wel proberen!

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Gerelateerd

    Afbeelding Nieuws

    AFM vergroot onbedoeld kloof tussen accountants en publieke sector (FD)

    Hans Berends was duidelijk. De gemeentesecretaris in het Overijsselse Dalfsen zei afgelopen februari in het FD dat de accountant in zijn gemeente 'als de dood voor de AFM is'. Hij toonde begrip voor de beslissing van de grote accountantskantoren PwC, Deloitte en EY om tientallen gemeenten te schrappen uit hun klantenportefeuille, zoals uit onderzoek door het FD bleek. 'Accountants willen geen slechte beurt maken bij de toezichthouder en gemeenten zijn nu eenmaal lastige klanten om te controleren.'

    x 7

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang vier keer per week (maandag, woensdag, donderdag en vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox..