Samenstellen

Lusten en lasten van risicogericht samenstellen

Risicogericht samenstellen veroorzaakt grote problemen noch onrust, sinds richtlijn 4410 werd herzien. Veel accountants zijn blij dat hun professionele oordeel aan betekenis heeft gewonnen. Maar er zijn ook valkuilen, waar zelfs ervaren accountants mee worstelen. Vijf van hen delen hun ervaringen. "Als de kolommenbalans goed is uitgewerkt, ligt het voor de hand om risicogericht samen te stellen."

"Als accountant ben ik groot geworden met het akkeren door alle posten in een administratie", aldus Terry Bogers, mede-eigenares van BD Accountancy. "Toen risicogericht samenstellen een paar jaar geleden op kwam, twijfelde ik soms. Kon je sommige posten echt negeren, voorbijgaan aan details?"

Het risicogericht samenstellen was het antwoord van de accountancy op het geautomatiseerd administreren. Boekhoudsoftware had de kwaliteit van bedrijfsadministraties zodanig verbeterd, dat de accountant daar weinig werk meer aan had.

Door de administratie als uitgangspunt te nemen, krijgt de accountant ruimte om stil te staan bij zaken die er toe doen. "Je staat niet meer stil bij marginale posten", zegt Bogers. "Waar je naar kijkt zijn de risico's op het pad van je klant, zowel in het bedrijf als daar buiten. Vanuit een vaktechnisch oogpunt is dit beter. Alle cijfers nalopen voegt weinig toe aan een betrouwbare rapportage en kost bovendien veel tijd."

Aanvankelijk worstelden accountants met risicogericht samenstellen, dat in zwang is sinds de herziene Standaard 4410 (2016) moet worden toegepast. Bogers: "Om het corrigeren van de administratie los te laten, dat was toch wennen."

'Alle cijfers nalopen voegt weinig toe aan een betrouwbare rapportage en kost bovendien veel tijd.'

Andere taken voeren nu de boventoon bij risicogericht samenstellen, zoals het scheppen van verwachtingen, het traceren van risico's, het bepalen van materialiteit, het documenteren van significante aangelegenheden en het communiceren met de klant bij planning.

Overgang

"Een behoorlijk verschil met het gegevensgericht samenstellen, zoals vroeger gangbaar was", vindt Dirk van der Bij, zelfstandig accountant die via diverse accountantskantoren betrokken is bij samenstelopdrachten. Moeilijk vond hij de overgang naar risicogericht samen stellen echter niet. "Want ik ben van origine een RA, gewend aan controleopdrachten. Qua insteek vind ik het risicogericht kijken meer lijken op een controle dan op samenstellen. Daarom voelde de overgang heel natuurlijk. Je verdiept je in de organisatie en in de gebruikers van de jaarrekening. Als je weet voor welke beslissingen de gebruikers de jaarrekening gebruiken, dan weet je ook welke posten belangrijk zijn voor hen. Dat helpt om die posten te benoemen die van materieel belang zijn."

Dat toepassing van de herziene standaard 4410 nog niet voor iedere accountant routine is, komt niet alleen door onwennigheid. Ruim een jaar hebben accountants zich kunnen voorbereiden. Maar de ervaringen zijn nog pril, sinds de toepassing van de herziene standaard in 2016 verplicht is gesteld. Een risicogerichte benadering vraagt om een aanloopperiode, aldus Terry Bogers.

'Het eerste jaar is het lastig om je te beperken tot risicogericht samenstellen.'

"Zeker als je een nieuwe klant hebt. Het eerste jaar is het lastig om je te beperken tot risicogericht samenstellen. Je moet de klant nog leren kennen, weten hoe die tot een bepaalde administratie komt en of je kan vertrouwen op de kolommenbalans. Dat kost tijd, daarom is zo'n eerste jaar vaak een combinatie van het oude gegevensgerichte samenstellen en het opstellen van een programma voor het risicogericht samenstellen."

Altijd opletten

Dat je niet hoeft te kijken naar posten die niet van materieel belang zijn, is volgens Bogers een misverstand. "Zo kun je een kassaldo dat niet klopt niet zomaar negeren. Dat is ooit inzet geweest van een tuchtzaak. De accountant voerde aan dat het saldo geen materiële post was, maar de tuchtrechter ging daar niet in mee. Een accountant moet altijd opletten."

Zelfs gepokt en gemazelde accountants zijn voorzichtig. Zoals Anne Marie Janssen, eindverantwoordelijk voor samenstellingsopdrachten bij BDO Utrecht. Daarnaast is zij lid van de Commissie Eindtermen Accountantsopleiding. "Als accountant heb je de neiging om in detail naar de jaarrekening te kijken; ik zie dat nog best vaak gebeuren. Zelf worstel ik er ook nog wel eens mee. Terwijl het geven van zekerheid niet de aard van de opdracht is bij het samenstellen."

'Het geven van zekerheid is niet de aard van de opdracht bij het samenstellen.'

Ter illustratie stelt ze de vraag wat te doen met een post van 18.000 euro, als je de materialiteit hebt vastgesteld op 20.000 euro? "Negeer ik die of moet ik er toch iets mee?" Het verlossende, objectieve oordeel bestaat niet. Om onzekerheden voor te blijven is de planning en het kennen van de klant voor de risicogerichte samenstelopdracht belangrijk, stelt Janssen. "Daar bepaal je welke risico's en significante aangelegenheden je verwacht en hoe je omgaat met risico's en materialiteit. Dat biedt houvast voor het team en minimaliseert de kans op bijstelling achteraf. Dit is de reden dat bij ons een accountant actief is betrokken bij de planningsfase en deze moet autoriseren. Dat biedt waarborgen voor een risicogerichte aanpak. Aan het eind van het traject kijkt de accountant of er omstandigheden spelen waardoor risicoposten moeten worden herzien. Is herziening nodig, dan betekent het dat er bijvoorbeeld onvoldoende informatie over de klant beschikbaar was bij aanvang van de opdracht."

Tools

Voor het bepalen van materialiteit hanteren accountants diverse tools. Zo gebruikt Bogers de materialiteitstool van Nemacc, waarvan ze zelf een van de grondleggers is. "Daarin hebben we de typologie van de onderneming verwerkt, want de berekening van de materialiteit per typologie is vaak anders." Dirk van der Bij baseert zich op de benchmarks van de SRA voor het vaststellen van de materialiteit. "Nee, we kiezen geen gemiddelde daarvan. Die stellen wij bij op basis van wat wij zien bij een klant."

Zelfs de beste materialiteitstool vraagt om alertheid van de accountant, zo waarschuwt Bogers.

'Het bepalen van materialiteit is ook een kwestie van je boerenverstand gebruiken.'

"Zo wordt materialiteit soms vastgesteld als percentage van het resultaat na belastingen. Maar als het resultaat heel laag is, komt er een veel te lage materialiteit uit, die niet werkbaar is. Het bepalen van materialiteit is ook een kwestie van je boerenverstand gebruiken. Als je bijvoorbeeld weet dat er een overname aan zit te komen, of dat de onderneming een slecht jaar heeft, dan zijn dat signalen om de materialiteit toch iets scherper af te stellen."

Reflecteren

Het traceren en duiden van financiële risico's is een ander vitaal onderdeel van het risicogerichte samenstellen. "Hoe bepalend de risico's zijn voor het resultaat hangt af van de rol die een bedrijf speelt in het maatschappelijk verkeer", vertelt Aert Bijvoets van Jansen Buijvoets accountants en bedrijfsadviseurs. "Derden moeten erop kunnen vertrouwen dat het beeld klopt dat ik geef van een bedrijf. Met cijfers probeer ik te reflecteren wat er daar gebeurt. Daarbij kijk ik vooral naar de stakeholders. Heb je alleen te maken met een dga en de Belastingdienst, dan heb je de minimale positie wel in beeld. Maar zijn er ook bancaire verplichtingen, werknemers en huurcontracten, dan onderscheid ik meer belanghebbenden. Dan ga ik de filters om fouten uit de administratie te halen strakker zetten."

Analytisch kijken naar je klant helpt om het verschil tussen normaal en afwijkend te begrijpen, legt Buijvoets uit. "Bij een organisatieadviesbureau dat representatiekosten betaalt per creditcard, verwacht ik geen grote kasstromen. Die verwacht ik wel bij een marktkoopman die veel handel cash afrekent. Het zijn allebei ondernemers, maar de een rekent in uren, de ander in dozen."

Ondanks goede administraties en de scherpe blik van de accountant liggen niet alle risico's voor het oprapen. Klanten laten zelden het achterste van hun tong zien. Verkeerde boekingen, verzwegen activiteiten: de accountant krijgt informatie niet cadeau. Sommige ondernemers zien onvoldoende de waarde van goede jaarverslaggeving.

"Hoewel ondernemers de verslaggevingsmaterie soms moeilijk kunnen doorgronden of daarin minder zijn geïnteresseerd, is het belangrijk dat ze begrijpen wat er staat", zegt Dirk van der Bij. "Want het is hun jaarverslag en niet dat van de accountant." 

Betrekken

Het betrekken van de ondernemer bij de jaarverslaggeving is een van de belangrijkste opdrachten voor de samenstellende accountant, stelt Charles Kock, vakdirecteur accountancy bij Flynth en vice-voorzitter van het Adviescollege Beroepsreglementering NBA. "Het leren kennen van je klant is een van de voornaamste opdrachten voor de samenstellende accountant. Paragraaf 32 van de herziene standaard 4410 schrijft dat voor. Daarom draait al je werk bij het samenstellen om communicatie. Je moet het gesprek aangaan met je klant, luisteren, kaken op elkaar houden, de klant zelf laten praten, open vragen stellen. Niet zelf al invullen, waarna de klant glazig kijkt en ja zegt omdat jij dat wil horen. Want dan krijg je niet de informatie die je nodig hebt om een professioneel oordeel te vellen."

Kock herinnert zich een ondernemer die en passant vertelde dat de waterpomp onherstelbaar kapot was. In de boeken stond daar niets over. "Maar die waterpomp moest op den duur worden vervangen, een pittige investering. Dan weet je als accountant dat je die moet afwaarderen. Je moet een vinger achter zulke zaken krijgen, vooral door het gesprek met de klant te intensiveren. Dan begrijp je opeens ook dat de voorraad veel lager gewaardeerd is dan het vorige jaar, omdat de ondernemer in scheiding ligt. Die heeft baat bij een lagere waardering van de zaak."

Ruimte

De ruimte die accountants krijgen bij risicogericht samenstellen ervaren ze als positief. "Het vraagt veel van je vakmanschap, daardoor is het vak spannender geworden", zegt Bogers. Maar risicogericht samenstellen heeft ook valkuilen, zoals subjectiviteit van de oordelen van de accountants. Dat kan leiden tot verkeerde inschattingen en zelfs fouten. "Geef dezelfde administratie aan tien accountants en je krijgt tien verschillende jaarverslagen."

'Overal waar jij als accountant het gesprek over moet aangaan met je klant, ligt een verborgen vraag.'

Maar de voordelen wegen op tegen de bezwaren van risicogericht samenstellen, zo oordeelt Charles Kock. "Want deze tijd vraagt om transparantie. Het leveren van betrouwbare informatie is van groot maatschappelijk belang. Trek je het door, dan is dit een voorwaarde voor economische groei." Doe je het goed, dan ervaart de klant de toegevoegde waarde van de risicogerichte accountant, vervolgt Kock. "Overal waar jij als accountant het gesprek over moet aangaan met je klant, ligt een verborgen vraag. Die nieuwe waterpomp die moet worden aangeschaft, daarvoor hebben we een subsidie-adviseur. Moet er financiering komen, dan kunnen we ook daarover adviseren. Welke vraag je ook blootlegt bij je klant, als accountant heb je altijd een oplossingsrichting te bieden." 

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.