Assurance

Assurance-rapport in normale woorden

De afgelopen vijftien jaar heb ik steeds gezocht naar manieren om de uitkomsten van ons werk goed te vertellen, zodanig dat het overzichtelijk blijft en makkelijk te begrijpen. Deel één van een tweeluik over een kernproduct van de accountant, het assurance-rapport over duurzaamheidsinformatie.

Natuurlijk gaat het om de vaktechnische en juridische bewaking van de grenzen van wat we doen - maar tegelijk om heldere en eenvoudige communicatie, zodat ook de goed geïnformeerde en geschoolde niet-professional kan begrijpen wat er nu eigenlijk staat. Heldere communicatie zorgt er immers niet alleen voor dat de ontvanger weet wat er staat en wordt bedoeld, maar draagt ook bij aan vertrouwen. Ik word persoonlijk snel wantrouwend als iemand veel en ingewikkelde woorden nodig heeft om iets te zeggen. Nog erger: als er woorden worden gebruikt die ik niet begrijp of ken.

De bewoording van de conclusie - de meeste rapporten kennen 'een beperkte mate van zekerheid' - leidt al geregeld tot onbegrip. Zoiets als de weerman die zegt: "Op grond van mijn waarnemingen is mij niets gebleken op basis waarvan ik zou moeten concluderen dat het niet regent." Wat voor weer is het dan?
In mijn veld van duurzaamheids-assurance heb ik de rapporten bovendien in de loop der tijd zien uitdijen. Daar zijn goede redenen voor: het assurance-rapport toont qua structuur en bewoordingen gelukkig steeds sterkere overeenkomsten met het accountantsrapport bij de jaarrekening. En we volgen terecht de internationale regelgeving om zo veel mogelijk eenduidigheid te creëren in de wereld.

Eenvoud

Toch dacht ik al lange tijd: "Hoe zou het nu zijn voor de lezer van onze assurance-rapporten? Zouden we niet moeten kijken naar eenvoudigere en helderdere communicatie? Zou het niet korter kunnen, wat is er overbodig?"

'Ik word persoonlijk snel wantrouwend als iemand veel en ingewikkelde woorden nodig heeft om iets te zeggen.'

De allereerste accountantscontroles werden afgesloten met een handtekening op de jaarrekening en daaronder 'Akkoord bevonden'. Dat is misschien wat mager in het huidige tijdsgewricht. Gebruikers willen bijvoorbeeld weten wat een accountant nu zoal doet, vandaar dat de key audit matters zijn geïntroduceerd. Maar er is wel iets te leren van deze 'alles draait om de eenvoud'-benadering.

Ik kwam pasgeleden een oude vriendin tegen, die me vroeg wat ik nu zoal doe als accountant. Ze was zelf terechtgekomen in de autoindustrie, als general manager van een divisie en als zodanig bekend met duurzaamheid.
Ik vertelde haar over 'de verklaring dat het duurzaamheidsverslag klopt, of althans dat het ons aannemelijk lijkt, met mijn naam eronder', waarop ze zei: "Laat er eens zien dan?" Toen ik haar een recent gepubliceerd assurance-rapport liet zien kon ik de frons op haar gezicht zien groeien.

Tweeluik

Dit is een tweeluik over één van de kernproducten van de accountant, namelijk het assurancerapport over duurzaamheidsinformatie. Dit eerste deel doet een poging te laten zien ‘hoe het ook zou kunnen’, zodanig dat degenen die niet in ons vak werken het kunnen begrijpen. Geen juridische taal maar alleen de essentie, zo kort als mogelijk (wat mij betreft).
In het tweede deel licht ik met enige scherts een aantal onderdelen uit zo’n assurancerapport en becommentarieer ik deze vanuit de gebruiker - het had de genoemde vriendin van mij kunnen zijn.
Ik eindig het tweede deel met enige reflecties op het assurancerapport, waar de parallel met het rapport van de financiële auditor eenvoudig kan worden getrokken. Niet om een en ander rücksichtslos door te voeren, want dat gaat niet in onze huidige (internationale) omgeving. Wél om te laten zien hoe je van buiten naar binnen naar ons werk kan kijken - met een serieuze ondertoon die we misschien kunnen benutten om helderder te communiceren. Het is een puur persoonlijke blik, als beroepsbeoefenaar. Het kan vast beter, discussie is welkom! Neem het met een kleine korrel zout, maar niet te veel. We kunnen als accountants echt beter.

Dit is wat ik haar vertelde met het assurance-rapport in de hand, op de vraag 'Leg me het nu eens uit in taal die ik begrijp zonder ballast'. "Kijk", zei ik, "wat er eigenlijk staat is dit:"

Rapport van de accountant
Aan de directie en aandeelhouders van De Onderneming.

Onze conclusie
De Onderneming rapporteert in dit verslag over maatschappelijk verantwoord ondernemen en heeft daarvoor de richtlijnen van Global Reporting Initiative gebruikt. Voor de data heeft De Onderneming eigen definities opgesteld. Dit is verder toegelicht in het hoofdstuk 'Over dit verslag'.

'Toen ik haar een recent gepubliceerd assurance-rapport liet zien kon ik de frons op haar gezicht zien groeien.'

Wij hebben als accountant beoordeeld of De Onderneming de definities en richtlijnen goed heeft toegepast en vinden als accountant dat de informatie over maatschappelijk verantwoord ondernemen in zijn totaliteit plausibel is; we hebben geen belangrijke omissies of fouten ontdekt in het verslag. We hebben gekeken naar de onderwerpen die op pagina 14 en 15 zijn opgesomd. Als het daarbij gaat om plannen, verwachtingen en dergelijke voor de toekomst, dan kunnen we daar logischerwijs niet van zeggen of die toekomstbeelden ook uitkomen. 

Waar we ons aan houden
We hebben ons werk gedaan door de standaard toe te passen die zegt wat we voor mvo-informatie moeten doen, dit is de zogenoemde Nederlandse Standaard 3000.Wij hebben zodanig werk gedaan dat we kunnen concluderen of de informatie ons plausibel voorkomt.We hebben er ook voor gezorgd dat we geen andere (financiële) belangen hebben bij De Onderneming, zodat we ons rapport echt onafhankelijk kunnen uitbrengen. 

De verantwoordelijkheid van de directie
De directie moet ervoor zorgen dat alle belangrijke informatie in het verslag staat en ook klopt. Daar hoort bij dat er processen en controles zijn om te zorgen dat er geen (opzettelijke) fouten in het verslag ontstaan. In het hoofdstuk 'Over dit verslag' staat een verdere toelichting over hoe het verslag is opgesteld. 

Onze verantwoordelijkheden
Wij zorgen ervoor dat we genoeg werk doen om te kunnen zeggen of het verslag plausibel is. Plausibel betekent dat we niet in alle detail de data en teksten bekijken. Dat betekent dus ook dat we niet met 'honderd procent zekerheid' kunnen zeggen dat de informatie klopt, dan zouden we dieper moeten gaan - vandaar het woord 'plausibel'. Hieronder vindt u de belangrijkste werkzaamheden.

We kunnen niet alle eventuele fouten er per se uit houden, maar we doen wel zoveel werk dat we belangrijke fouten of fraude kunnen ontdekken.

'We zijn ervoor opgeleid om kritische vragen te stellen en als accountant te beoordelen of informatie van voldoende kwaliteit is.'

Om te zorgen dat we de juiste kwaliteit leveren en fouten in onze rapporten zo veel mogelijk uitsluiten, hebben we als accountants een set aan regels, waaraan we ons voor elke opdracht en dus ook voor deze hebben gehouden.

We zijn ervoor opgeleid om kritische vragen te stellen en als accountant te beoordelen of informatie van voldoende kwaliteit is. 

Wat we hebben gedaan om onze conclusie te trekken
We geven graag een overzicht van de belangrijkste werkzaamheden die we hebben uitgevoerd:

  • We hebben onderzocht wat er speelt op het gebied van mvo voor De Onderneming en met De Onderneming over deze thema's gesproken.
  • We hebben beoordeeld of de definities en de richtlijnen voldoende zijn om u een goed beeld te geven van de mvo-prestaties en -ontwikkelingen bij De Onderneming en vastgesteld dat deze definities en richtlijnen goed zijn toegepast.
  • We hebben zowel bij locaties als op het hoofdkantoor interviews gehouden met de directie en medewerkers die zich bezighouden met mvo-beleid.
  • Ook hebben we interviews gehouden met de medewerkers die de informatie aanleveren, controleren en de totale cijfers van alle locaties optellen tot een groepscijfer.
  • We hebben vier locaties bezocht om te beoordelen of daar processen van goede kwaliteit zijn om de juiste informatie voor het verslag te rapporteren en ook om te zien of de informatie die deze locaties hebben gerapporteerd klopt met onderliggende documentatie.
  • We hebben de cijfers geanalyseerd van de locaties en De Onderneming als geheel, om te bepalen of de ontwikkelingen daarin ons logisch voorkomen.
  • We hebben voor een aantal uitspraken in het verslag onderliggende documenten opgevraagd, om te zien of die de informatie voor het verslag onderbouwen.

Ze pakte het gepubliceerde assurancerapport er nog eens bij en vroeg of ze er nog een paar opmerkingen bij mocht plaatsen. "Natuurlijk", zei ik. Maar daar is een apart artikel voor nodig, 'De gebruiker'.

Heldere taal: het kinderjaarverslag van BSO

Automatiseringshuis BSO (Buro voor Systeemontwikkeling, later overgenomen door Philips) publiceerde in april 1990 haar beroemde 'kinderjaarverslag' over 1989. De tekst was zo geschreven dat ook kinderen de inhoud konden begrijpen. Het financiële katern van het verslag was dichtgeplakt met een sticker 'niet leuk voor kinderen'. Het bestuursverslag was ondertekend door ceo Eckart Wintzen als 'baas van BSO'. Het verslag haalde het NOS-journaal en werd internationaal bekroond.

Wintzen had de opdracht voor het schrijven van een jaarverslag in 'kindertaal' vooraf niet gedeeld met de andere BSO-bestuurders. Die waren bij het lezen van het conceptverslag vol lof over de toegankelijkheid van de tekst

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.