Collegiaal overleg

Collegiaal overleg bij opdrachtaanvaarding: gewoon doen!

Uit verschillende signalen blijkt dat het voor accountants zeker geen standaardgebruik is om bij aanvaarding van nieuwe opdrachten de voorgaande accountant om inlichtingen te vragen. En dat is in veel (zo niet 'alle') gevallen een gemiste kans.

Zulk collegiaal overleg helpt niet alleen om tot een betere risico-inschatting te komen voorafgaand aan acceptatie van de opdracht, maar ook bij planning en uitvoering van de werkzaamheden. Bovendien is het een mooie gelegenheid om vanuit de voorgaande accountant de reden voor de accountantswissel te horen. Dus getuigt het niet van de meest hoogstaande vorm van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid om dit overleg achterwege te laten.

In ere herstellen

Daarom een oproep om dit collegiale overleg 'in ere te herstellen'. Tot eind 2006 was sprake van een verplichting (gebaseerd op artikel 31 van de gedrags- en beroepsregels voor accountants) om, voorafgaand aan de opdrachtaanvaarding, de voorgaande accountant om inlichtingen te vragen. Die verplichting is vervallen toen de genoemde gedrags- en beroepsregels werden vervangen door de Verordening GedragsCode (VGC); de voorloper van de huidige Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Het lijkt er helaas op dat het vervallen van die verplichting in veel gevallen het einde heeft betekend van het collegiale overleg.

'Het lijkt er helaas op dat het vervallen van die verplichting in veel gevallen het einde heeft betekend van het collegiale overleg.'

De huidige regelgeving draait het om: volgens het conceptuele uitgangspunt van de VGBA moet een accountant eventuele bedreigingen voor het uitvoeren van de opdracht beoordelen en op basis daarvan passende maatregelen nemen. Ook is de accountant ontslagen van zijn geheimhoudingsplicht als hij informatie wil verstrekken aan een opvolgend accountant, die een opdracht mogelijk gaat overnemen. Ik noem een aantal aspecten waaruit blijkt dat het collegiale overleg nuttig is - en in mijn optiek zelfs niet gemist kan worden.

Nuttige informatie

In veel gevallen kan de voorgaande accountant over de opdracht en zijn ervaringen met de cliënt nuttige informatie verstrekken, die je als opvolgend accountant niet wilt missen. Te meer omdat die informatie belangrijke input geeft over de cliëntacceptatie, de risico-analyse en de controle-aanpak. Informatie die (soms node) wordt gemist, als het collegiaal overleg achterwege wordt gelaten. En het is zo eenvoudig. Een telefoontje (met vastlegging in het dossier) is al voldoende om de genoemde relevante informatie te verkrijgen.

Ik heb nog nooit een collega ontmoet die achteraf spijt had van het collegiaal overleg. Uiteraard blijkt dan in veel gevallen dat het licht op groen staat, maar voor die situaties waar het anders is levert het collegiaal overleg bijzonder nuttige informatie op. Zeker als het mondeling of telefonisch plaatsvindt; mijn ervaring is dat de voorgaande accountant dan vaak bereid is net iets meer informatie te geven dan bij de schriftelijke variant. Het is niet zonder reden dat NBA-Handreiking 1134 overleg met de voorgaande accountant als 'voor de hand liggend' kwalificeert.

'Als overleg achterwege wordt gelaten en achteraf blijkt toch sprake van bedreigingen, is het niet zelden te laat om maatregelen te treffen.'

Dan de meer formele kant van het spectrum. De genoemde VGBA is gebaseerd op het uitgangspunt dat de accountant bedreigingen voor de fundamentele beginselen moet beoordelen en waar nodig maatregelen moet treffen. Als sprake is van een nieuwe cliënt en een nieuwe opdracht heeft de opvolgend accountant over het algemeen geen (of onvoldoende) zicht op dergelijke bedreigingen. Om relevante informatie te verkrijgen over eventuele bedreigingen en daarvoor de nodige maatregelen te (kunnen) treffen, is overleg met de voorgaande accountant essentieel. Sterker nog: als het overleg achterwege wordt gelaten en achteraf blijkt toch sprake van bedreigingen, is het niet zelden te laat om maatregelen te treffen. En dat had eenvoudigweg voorkomen kunnen worden!

Actieve dialoog

"De voorgaande en opvolgende accountant voeren een actieve dialoog (met inbreng vanuit beide accountants) over de belangrijkste onderwerpen op het gebied van verslaggeving en controle.

Vooral als er in de transitieperiode discussies met de entiteit worden gevoerd over verslaggevings- of controle-issues die relevant zijn voor de controleperiode van de opvolgende accountant. Een open communicatie maakt dit mogelijk, waarbij het voor alle partijen duidelijk moet zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. Deze actieve dialoog mag echter niet ten koste gaan van de 'frisse blik' van de opvolgende accountant."

(uit NBA Handreiking 1134, Samenwerking voorgaande en opvolgende accountant)

Gewoon doen

Ik draai het dus om: het fundamentele beginsel van vakbekwaamheid en zorgvuldigheid brengt mee dat collegiaal overleg met de voorgaande accountant in principe niet gemist kan worden. En dat is nu juist de reden dat de huidige VGBA een meer principles based benadering kent. Geen formele verplichting, maar een conceptuele bepaling, die accountants de mogelijkheid geeft om de voorgaande accountant te benaderen. Eigenlijk teleurstellend dat veel accountants - door het vervallen van de verplichting tot collegiaal overleg - het principe achter de VGBA-bepaling onvoldoende onderkennen en het overleg helemaal achterwege laten. Want collegiaal overleg met de voorgaande accountant, dat moet je gewoon doen!

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.