Deponeren

Deponeren moeten we beter stimuleren

Voor menig accountant is het geen verassing dat er regelmatig iets niet bij de KvK is terug te vinden, wat hier wettelijk gezien wel had moeten zijn. Het handelsverkeer is gebaat bij snelheid, duidelijkheid en betrouwbaarheid. Een goed functionerend en up-to-date handelsregister is hiervoor evident.

Het handelsverkeer zou op de inhoud en volledigheid van de KvK mogen vertrouwen. In de praktijk zie ik echter dat ondernemingen regelmatig niet of te laat deponeren. Als er wordt gedeponeerd, dan vaak onvolledig.

In een lezenswaardig MAB artikel publiceren Ruud Vergoossen en Ton Meershoek (2018) hun onderzoek naar de gedeponeerde jaarstukken van controleplichtige rechtspersonen (1.067 waarnemingen over het boekjaar 2015). Daarbij stellen ze onder andere vast dat 60 procent van de ondernemingen het bestuursverslag ter inzage ten kantore heeft liggen. In een vervolgstudie hierop van Ruud Vergoossen en Ferdi van Beest (2019) voor het boekjaar 2017 (504 waarnemingen), blijkt dat de helft van de ondernemingen niet reageert op het verzoek het bestuursverslag in te zien en stelt zich de vraag of dit verslag überhaupt wel bestaat. Dit terwijl er wel een wettelijke verplichting tot opmaak van het bestuursverslag bestaat. Om het nog erger te maken: de accountant heeft in zijn verklaring vaak wel verklaard dat het bestuursverslag verenigbaar met de jaarrekening is.

Tijdige publicatie

Aan de tijdigheid van de deponering is ook wat aan te merken, gemiddeld duurt het circa tweehonderd dagen voordat de jaarstukken zijn gedeponeerd en dan gaat het al om historische informatie. Er lijkt door ondernemingen te ruim van wettelijke uitzonderingsmogelijkheden voor uitstel van publicatie gebruik te worden gemaakt. Kwalitatief hoogwaardige, snel beschikbare niet-financiële informatie, zoals uit een bestuursverslag, wordt voor het handelsverkeer steeds belangrijker en in dit geval wordt deze informatie bewust niet of slechts heel moeilijk toegankelijk gemaakt. Dat is een onwenselijke situatie.

'Er lijkt door ondernemingen te ruim van wettelijke uitzonderingsmogelijkheden voor uitstel van publicatie gebruik te worden gemaakt.'

Een kwalitatief hoogwaardig bestuursverslag is nodig, zodat gebruikers de jaarrekening zinvol kunnen interpreteren (RJ 400.108). De maatschappelijke gift van ondernemen met beperkte aansprakelijkheid gaat gepaard met een  transparantieverplichting. Dit laatste lijken veel ondernemingen graag te vergeten. Het is daarom hoog tijd de in Nederland, Luxemburg en Hongarije geldende Europese uitzondering, om het bestuursverslag alleen ter inzage ten kantore van de organisatie te leggen, af te schaffen. Dit is geen administratieve lastenverzwaring, aangezien de verplichting tot opstellen van een bestuursverslag al bestond en slechts de wijze van publicatie wordt aangepast.

KvK behoeft verbetering

Daarnaast behoeft ook het systeem van de Kamer van Koophandel mijns inziens verbetering. Als onderzoeker valt het me op dat de KvK regelmatig vertraging heeft met de verwerking, zodat gedeponeerde stukken nog niet in het handelsregister zijn terug te vinden. Terwijl bij navraag bij de accountant en onderneming blijkt dat de stukken al wel zijn gedeponeerd.

Zo zou ik willen voorstellen dat de KvK:

  • Niet volledige gedeponeerde stukken niet mag accepteren en direct terug moet sturen naar de deponeringsplichtige organisatie. Met SBR lijkt me dit technisch geen hele complexe optie. In Duitsland wordt het handelsregister door de rechtbank beheerd. De rechtbank voert een korte formele toets uit op de volledigheid van de jaarstukken, accepteert de stukken bij formele onvolkomenheden niet en stuurt zo nodig een boete.
  • Net zoals ondernemers per SMS een herinnering van de Belastingdienst krijgen voor het doen van aangifte omzetbelasting, kan dit ook worden ingevoerd als vriendelijke herinnering voor het deponeren van de jaarstukken.
  • Het is mijns inziens wenselijk dat er relatief snel automatische boetes en dwangsommen worden opgelegd als een onderneming niet aan haar publicatieverplichtingen voldoet.
  • Slecht leesbare scans zouden niet geaccepteerd mogen worden.
  • Ten behoeve van de snelheid en transparantie waar het handelsverkeer bij gebaat is, zou het handelsregister gratis toegankelijk moeten worden. De omzet die voor de KvK wegvalt uit het opvragen van gedeponeerde stukken, zou ze via een verhoging van de jaarlijkse kosten voor deponeringsplichtige organisaties en de automatische boetes en dwangsommen moeten compenseren. Door digitalisering en automatisering zouden de kosten van de KvK elk jaar gestaag moeten kunnen dalen.
  • De namen van bestuurders en accountants zijn informatief voor de gebruikers van de jaarrekening. Wetenschappelijk onderzoek heeft dit keer op keer aangetoond. In plaats van de sticker "handtekening door de KvK onleesbaar gemaakt" en daarmee dus de vernietiging van belangrijke informatie, is er behoefte aan een sticker: "origineel getekend door [Naam]".

Deze hervormingen helpen het handelsregister toegankelijker, actueler en vollediger te maken en dragen daarmee bij aan de relevantie van de accountantsfunctie in Nederland.

Beroepstoezicht

Daarnaast pleit ik er voor dat het handelsregister de basis moet vormen voor (een deel van) de selecties van het beroepstoezicht van de NBA en de AFM. Het risico bestaat dat het maatschappelijk verkeer vertrouwen stelt in een jaarrekeningcontrole en een accountant die dit vertrouwen niet waard zijn. De accountantsfunctie is een maatschappelijke functie; de plek waar het maatschappelijk verkeer in aanraking komt met het werk van de accountant is het handelsregister. Waarom zijn de selecties van de NBA en AFM dan geen (representatieve) steekproef van de gepubliceerde stukken in het handelsregister?

'De plek waar het maatschappelijk verkeer in aanraking komt met het werk van de accountant is het handelsregister.'

De Duitse Wirtschaftsprüferkammer voert haar kwaliteitscontrole wel uit op basis van de gedeponeerde stukken. Daarbij doet zij naast dossierinspecties veelvuldig formele checks of bepaalde toelichtingen of informatie in de jaarrekeningen en/of het bestuursverslag ontbreken die hier wel hadden moeten zijn. Zij stelt de accountantsorganisatie in zulke gevallen schriftelijke vragen waarom bepaalde informatie ontbreekt, dringt aan op verbetering, eventueel zelfs op fundamenteel foutherstel en legt waar nodig een passende tuchtmaatregel op. Mijn waarneming is dat het Duitse handelsregister hierdoor kwalitatief beter is dan het Nederlandse.

Tekortkomingen

Het onderzoek van Vergoossen & Meershoek (2018) deed een aantal formele checks op de gedeponeerde stukken en stelde vast dat:

  • 23 procent de bestuurdersbeloning niet toelicht, zonder te vermelden dat dit niet gedaan wordt vanwege de herleidbaarheid tot één natuurlijke persoon (Art. 2:383.1 BW). De inmiddels vervallen NBA-handreiking 1115 was hier duidelijk over: deze informatie is en blijft materieel, het weglaten ervan zou toegelicht moeten worden. Mijns inziens geldt dit onder de huidige standaard 705 nog steeds.
  • 20 procent geen datum vermeldt van het vaststellen van de jaarrekening, terwijl dit voor de gebruiker belangrijke informatie is om vast te kunnen stellen tot welke datum de gebeurtenissen na balansdatum zijn verwerkt/toegelicht.
  • 11 procent geen kasstroomoverzicht opgenomen heeft, zonder dat zichtbaar van een uitzonderingsoptie gebruik wordt gemaakt. En dat terwijl dit juist een belangrijk overzicht is voor het vereiste inzicht en herkomst van middelen. Het kasstroomoverzicht zou in Nederland ook wettelijk verankerd moeten worden.
  • 4 procent van de rechtspersonen geen verloopoverzicht eigen vermogen (artikel 2:378.1) heeft opgenomen.
  • 4 procent van de middelgrote en grote rechtspersonen geen controleverklaring gedeponeerd heeft, terwijl zij wel controleplichtig zijn.

Daarentegen had 88 procent van de onderzochte jaarrekeningen wel een goedkeurend oordeel van de accountant. Dit moet en kan beter.

Accountants hebben vanuit NV COS 250 ook een plicht om ondernemingen op hun (nagelaten) deponeringsverplichting te wijzen. Als ondernemingen hier structureel niet aan voldoen is het mijns inziens de vraag of je als accountant hier wel kunt en wilt aanblijven. Ik verheug me op jullie ervaringen met en reacties op dit onderwerp.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.