Nieuws

'Meer automatisering en harmonisering in publieke jaarverslaggeving'

Het harmoniseren van data, automatiseren van de informatievoorzieningsketen, focus in het bestuursverslag en kennisuitwisseling tussen de sectoren moet de publieke jaarverslaggeving efficiënter en transparanter maken.

Dat is de conclusie van de Taskforce Publieke Verantwoording (TPV) in een rapport dat in februari is verstuurd naar de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, de minister van Wonen en Rijksdienst, de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport.

De TPV werd mid-2014 ingesteld naar aanleiding van het rapport van het Platform Publieke Verantwoording (PPJ) van december 2013. Het rapport maakte destijds duidelijk dat de verantwoording in de (semi-)publieke sector specifiek is geregeld, en dat verantwoordingsaangelegenheden tussen, maar ook binnen de verschillende sectoren niet altijd goed op elkaar zijn afgestemd, wat tot extra administratieve lasten leidt. In het rapport van de TPV worden hiervoor oplossingen aangeboden. Deze operatie sluit ook aan bij maatregel 7.5 uit het rapport 'In het publiek belang' om de sectorspecifieke verslaggevingsregels in lijn te brengen met de reguliere verslaggevingsregels.

Harmonisering

De TPV beveelt allereerst aan dat er per sector voor een minimale data-set moet worden gekozen, voor zowel financiële indicatoren als voor beleidsindicatoren. Geadviseerd wordt deze data tot op het niveau van de verantwoording te definiëren, te uniformeren en deze definities en de onderliggende bouwstenen op te nemen in de administratie. Door heldere regelgeving en gebruik te maken van goed gedefinieerde data (inclusief gehanteerde begrippen) zal het gebruik van bijvoorbeeld controleprotocollen minder nodig zijn.

Automatisering

Verder adviseert de TPV om informatievoorziening- en verantwoordingsprocessen te automatiseren, omdat nieuwe technologieën kunnen bijdragen aan een efficiëntere informatievoorziening. Deze automatiseringsslag is volgens de TPV op meerdere niveaus mogelijk.

"Ten eerste zijn er in de financiële administraties mogelijkheden voor efficiëntie. Daar zal onderzocht moeten worden of centralisatie van de (verschillende) systemen binnen organisaties mogelijk is. Grote instellingen als bijvoorbeeld gemeenten hebben soms tientallen financieel administratieve systemen. Het samenvoegen van deze systemen draagt niet alleen bij aan minder kosten (bv. licentiekosten en beheerskosten), maar biedt ook nieuwe mogelijkheden om dwarsverbanden tussen nu nog gescheiden dataverzamelingen te analyseren", aldus de taskforce.

Als de financiële administraties geautomatiseerd zijn, is het volgens de TPV een logische volgende stap om ook de (rechtmatigheids)controles zo veel mogelijk te automatiseren. Hierdoor worden rechtmatigheidproblemen eerder gesignaleerd (met behulp van datamining, procesmining en continuous monitoring) en voorkomen. Daardoor hebben accountants minder werk bij de controle van rechtmatigheid.

Verder wijst de TPV ook op de voordelen van continuous auditing, en op het zoveel mogelijk werken met SBR/XBRL, voor zowel financiële als niet-financiële informatie. "Aan accountants doen we de aanbeveling om bij de jaarrekeningen over te gaan op digitale accountantsverklaringen (zoals in de SBR/XBRL pilot bij de woningcorporaties). We doen verder aan de afzonderlijke sectoren de aanbeveling om aan de slag te gaan met pilots waarin geëxperimenteerd wordt met het centraal verzamelen, opslaan en analyseren van data."

De taskforce noemt ook nog kort blockchain. "In potentie kan deze techniek zorgen voor grote efficiëntie in de informatievoorziening van (semi-)publieke instellingen. Hoewel de techniek nog niet direct toepasbaar zal zijn in elk proces is het van belang dat sectoren nu al aan de slag gaan met experimenten. Hiermee kan kennis worden opgedaan met de nieuwe technologie en kan een beeld verkregen worden van de efficiencymogelijkheden. Veelvuldig wordt in dit verband vermindering van accountantskosten genoemd."

'Twee A4'tjes'

De derde aanbeveling van de taskforce is het actualiseren van het bestuursverslag en standaardisatie van dat verslag wat betreft de hoofdlijnen. "De kernpunten en hoofdconclusies zouden opgenomen moeten worden in een vormvrij overzicht van 'twee A4-tjes'. Voor toelichting past verwijzing naar informatie elders in het jaarverslag of daarbuiten, bij voorkeur met gebruikmaking van een minimale dataset. Daar zou direct naar doorgeklikt moeten kunnen worden. Het jaarverslag zelf kan hierdoor (fors) dunner. Vanwege de eigenheid van de semi-publieke sector adviseren we om in lijn met het voorgaande een apart hoofdstuk van de richtlijnen voor de jaarverslaggeving, te weten de RJ 641, te wijden aan een standaardisatie op hoofdlijnen, met ruimte voor specifieke invulling en aanvulling per sector", aldus de taskforce.

Gerelateerd

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.