Nieuws

Na jaren is hij er echt: de digitale accountant (FD)

'Twintig jaar geleden waren er al ideeën over de inzet van digitale technologie bij de accountantscontrole', zegt Patrick Gabriëls, bij EY verantwoordelijk voor innovatie. 'Het gedachtegoed bestaat al heel lang, maar pas sinds vijf jaar is de knop om.'

Jeroen Piersma

En vijf jaar nadat de knop is omgegaan worden de eerste concrete stappen gezet, blijkt uit een rondgang langs langs de big four (KPMG, EY, Deloitte en PwC). De grote accountantskantoren in Nederland zijn inmiddels begonnen met het uitrollen van de 'digitale accountant'. Niet langer als pilot, maar bij het echte werk, dus de controle van de jaarrekeningen 2018.

Zo zetten de big four voor het eerst over de hele linie data-analyse in om te bepalen waar de risico's bij een bedrijf zitten of hoe een test het beste uitgevoerd kan worden. Het saaie handwerk dat jonge accountants bij een controle vaak moeten doen - het tellen van een voorraad, of het vergelijken van facturen met bankafschriften - wordt hier en daar overgenomen door een 'robot', een computerprogramma dus.

Niet dat alles tot nu toe handmatig werk was. Bert Albers, hoofd van de accountantspraktijk bij Deloitte, wijst erop dat accountants al veel langer in een digitale omgeving werken. De boekhouding van de klanten is al jaren gedigitaliseerd, en hetzelfde geldt voor het dossiers waarin accountants hun controlewerk vastleggen. "Maar we stopten de traditionele controle in een digitaal jasje. Nu gaan we de nieuwe technologie gebruiken en de controle daaraan aanpassen."

Binnen enkele seconden beschikbaar

Maar als de ideeën er al twintig jaar geleden waren, waarom heeft het dan nog zo lang geduurd? Volgens Gabriëls van EY zijn pas de afgelopen jaren voldoende data beschikbaar gekomen. Alle grote kantoren hebben inmiddels een digitaal platform gebouwd waar de gegevens uit de boekhoudsystemen van hun klanten ingeladen kunnen worden, en in een vorm die de inzet van digitale analyse-instrumenten mogelijk maakt. Daar komt bij dat de digitale technologie inmiddels zo krachtig is geworden dat een analyse niet meer een hele nacht duurt, maar binnen enkele seconden beschikbaar is.

Toch is dat volgens Pieter de Kok niet het hele verhaal. Het door hem opgerichte accountantskantoor Coney is al vijftien jaar geleden begonnen met de toepassing van de instrumenten die nu door de big four worden ingevoerd. "Het is ook een kwestie van de juiste klanten", zegt De Kok. "De big four hadden moeite om de nieuwe digitale technologie over de bühne te krijgen bij hun klanten. Ik kon mijn klanten kiezen. Dan is het makkelijker om iets nieuws te beginnen."

Wat ook zeker heeft meegespeeld is dat de grote accountantskantoren de concurrentie uit onverwachte hoek voor willen zijn. Jeroen Vlek, verantwoordelijk voor innovatie bij KPMG, vertelt dat het bestuur van het kantoor zich in 2016 de vraag heeft gesteld: wat als bijvoorbeeld Google nou gratis jaarrekeningen gaat verstrekken?

Informatie koppelen

"Die disruptie komt eraan", zegt Vlek. "De vraag is of het een tsunami is of een golf waar je op kunt surfen." Bij KPMG heeft men voor het surfen gekozen, en Vleks afdeling Digital Assurance and Innovation levert de surfboards. 

KPMG heeft drie innovatieve instrumenten geïdentificeerd als highly recommended solutions. Dat wil zeggen dat de accountants geacht worden deze instrumenten in 2018 duizend keer in te zetten, bij ongeveer een derde van alle controles die KPMG doet. Het gaat onder andere om een programma voor tekstherkenning.

Vlek geeft het voorbeeld van een onderwijsklant. Bij onderwijsinstellingen moeten accountants vaststellen dat de Verklaringen Omtrent Gedrag van het personeel aanwezig zijn. Met het tekstherkenningsprogramma wordt de vereiste informatie automatisch uit de verklaringen gehaald en in een Excel-sheet gezet. Daarna kan die informatie gemakkelijk gekoppeld worden aan de personeelsdossiers. Voorheen een tijdrovende klus, nu een kwestie van een druk op de knop.

Risico's en testfase

Bij Deloitte gaan de accountants deze zomer voor het eerst bij alle controles van start met data-analyse om tot een risico-beoordeling te komen. "Neem de post voorraden", zegt Bert Albers. "We kennen de prijzen en de omloopsnelheid van de voorraden in de sector. Met het analyse-instrument kunnen we eventueel afwijkingen vaststellen en dus de vraag beantwoorden of de voorraad een aandachtspunt is. En hoeveel aandacht eraan besteed moeten worden."

Bij een traditionele controle gaat een accountant praten met mensen bij het bedrijf en gebruikt hij zijn professionele oordeel om tot risico-beoordeling te komen. Nu komt daar een digitaal instrument bij. "Het eindoordeel blijft aan de mens, maar de accountant moet het wel uitleggen wanneer hij van de data-analyse afwijkt", zegt Albers.

Kunnen werken met Excel is niet meer voldoende

De introductie van digitale technieken bij de controle laat de accountantsorganisaties niet onberoerd. Bij de accountantspraktijk van de big four worden steeds meer mensen met een digitale achtergrond, zoals data-analisten, aangenomen. Van accountants wordt verwacht dat zij zich in de digitale technieken bekwamen. Kunnen werken met Excel is niet meer voldoende.

 

Maar ook het verdienmodel van de kantoren verandert. Het bestaande model, gebaseerd op de inzet van mensen, is een van de redenen dat de grote kantoren de digitalisering niet onmiddellijk omarmd hebben, zegt Pieter de Kok, oprichter van het innovatieve accountantskantoor Coney. Digitalisering vergt grote investeringen en zet de bijl aan de wortel van het uurtje-factuurtje.

 

Kantoren zullen hun nieuwe digitale diensten dus op een andere manier in rekening moeten brengen bij klanten. Meer op basis van toegevoegde waarde dan op basis van het aantal ingezette uren.

 

De digitale technologie opent ook de mogelijkheid om de kerntaak van de accountant - het verschaffen van zekerheid - uit te breiden. Van financiële informatie naar andere vormen van informatie. De trustmarkt is groter dan alleen de klassieke jaarrekening, zeggen accountants.

Als de risico's zijn vastgesteld komt de testfase. Juist daarin zit veel handmatig werk dat geautomatiseerd kan worden. Accountants spreken in dat verband van robotisering. Ook daar zijn al voorbeelden van. EY doet in 2018 bij honderd klanten een geautomatiseerde cash-analyse, waarbij gekeken wordt of facturen en bankafschriften met elkaar sporen.

"In een traditionele controle doen accountants dat met een steekproef", zegt Gabriëls. "Hier kan het integraal." Dat steekproeven vervangen worden door integrale controle brengt accountants ook tot de voorspelling dat de digitale accountant niet alleen anders is, maar ook beter. De kans dat accountants fouten, en zelfs fraude, ontdekken wordt groter.

Volgens Pieter de Kok van Coney zijn de klanten van de big four inmiddels zo ver voortgeschreden op het digitale pad, dat het oude model van accountantscontrole niet meer te verkopen is. "Ik begin mijn voorsprong te verliezen", zegt hij. "Maar daarmee heeft het beroep wel een belangrijke stap gemaakt." En wanneer de big four de nieuwe technieken invoeren, dan gaat het hard. Coney doet 42 controles per jaar, de big four doen er bij elkaar zo'n 10.000.

Copyright © Het Financieele Dagblad, 2018. fd.nl

Gerelateerd

Afbeelding Nieuws

Hans Verkruijsse: Traditionele accountant moet met tijd mee anders is het einde verhaal

De paradigmaverschuiving van documentuitwisseling naar data-uitwisseling heeft grote gevolgen voor de bestuurlijke informatieverzorging en voor het beroep van accountant. De traditionele werkzaamheden van de externe accountant gaan steeds verder verschuiven naar de interne-auditfunctie. Dat stelt prof.dr. Hans Verkruijsse RE RA in zijn afscheidsrede die hij op 9 november uitspreekt bij Tilburg University.

x 3

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.