Opinie 17 december 2018

Tijd om gewekte verwachtingen rond soft controls waar te maken

FD-redacteur Jeroen Piersma stelde onlangs in de krant dat de accountants de regie in de discussie over het accountantsmodel zijn kwijtgeraakt. Aanleiding voor deze opmerking was het nieuws dat minister Wopke Hoekstra van Financiën een onafhankelijke adviescommissie voor de accountantssector instelt.

Muel Kaptein en Erik van Bekkum

Zeker, aanpassingen zijn onontkoombaar om de pijnpunten van het huidige model weg te kunnen nemen. Het in het leven roepen van een dergelijke commissie is echter ook riskant: verschillende goede initiatieven die de sector heeft genomen, waaronder de integratie van soft controls in de jaarrekeningcontrole, kunnen vertraging oplopen. De accountants moeten daarom de teugels in handen houden en hier nu op doorpakken. Ze hebben immers maatschappelijke verwachtingen op dit vlak gewekt. Deze nu niet waarmaken zou het vertrouwen in de sector (verder) ondermijnen.

De afgelopen jaren hebben accountants het auditen van soft controls zichtbaar ter hand genomen. Zo vond recent de vijfentwintigste door de NBA verzorgde training over het auditen van soft controls plaats. Inmiddels hebben ruim vierhonderd accountants aan deze tweedaagse training deelgenomen. Er zijn modellen voor het auditen van soft controls ontwikkeld en methoden om dit in kaart brengen, zoals templates voor interviews, observaties, enquêtes en grondoorzakenanalyses. Sommige accountantskantoren zijn zelfs begonnen met het verstrekken van zekerheid (‘assurance’) op de soft controls van organisaties.

De toenemende aandacht voor soft controls wordt ingegeven door het besef dat deze belangrijk zijn om de interne beheersing van een organisatie goed te kunnen beoordelen. Niet alleen de hard controls, zoals regels en procedures, maar juist ook de soft controls, zoals voorbeeldgedrag van de leiding en een open cultuur om fouten en incidenten te melden, stimuleren immers gewenst gedrag en beperken ongewenst gedrag, zoals fraude en corruptie. Accountants worden dan ook steeds vaker gevraagd hun oordeel over de soft controls te geven, ook door beursgenoteerde bedrijven, die sinds vorig jaar vanuit de gewijzigde Corporate Governance Code verplicht zijn over hun cultuur te rapporteren.

Doordat accountants steeds meer en zichtbaarder met soft controls aan de slag gaan, gaan bedrijven en andere gebruikers van de jaarrekening er steeds vaker van uit dat accountants soft controls systematisch en integraal meenemen. Ten onrechte. Soft controls worden op dit moment vooral onder de loep genomen als de klant er om vraagt, terwijl in feite het omgekeerde het geval zou moeten zijn; hoe minder een organisatie er om vraagt, des te belangrijker is het om de soft controls te beoordelen. Ook kunnen accountants die geen affiniteit met soft controls hebben het thema gemakkelijk negeren.

Als accountants soft controls niet systematisch en integraal onder de loep nemen, lopen zij echter het risico dat gebruikers van de jaarrekening en managementletter concluderen dat de soft controls volgens de accountant in orde zijn. Er is geen melding gemaakt en geen nieuws is immers goed nieuws. Zo kan een accountant die de soft controls niet of niet goed analyseert valse verwachtingen wekken.

Het is daarom de hoogste tijd voor een breed vervolg op dit initiatief rond het auditen van soft controls. Daarvoor is het noodzakelijk dat de beroepsgroep op korte termijn een standaard op dit vlak creëert. Een standaard die, zonder dat het een afvinklijst wordt, voorschrijft hoe een accountant systematisch en integraal soft controls in iedere jaarrekeningcontrole meeneemt. Het is hoopvol dat de NBA inmiddels een werkgroep in het leven heeft geroepen die zich over deze vraag buigt.

Dit betekent echter niet dat alleen accountants aan zet zijn. Directies van bedrijven moeten zich openstellen voor een accountant die rapporteert over soft controls - ook, of juist als dit niet positief uitvalt. En commissarissen moeten bij het selecteren van accountants rekening houden met de manier waarop zij soft controls in hun werkzaamheden integreren. Ook is het wenselijk dat de Monitoringscommissie Accountancy en de AFM in hun toezicht op de sector de snelheid en mate waarin accountantskantoren soft controls daadwerkelijk meenemen op de voet volgen. Opdat alle betrokkenen straks kunnen concluderen dat accountants de verwachtingen niet alleen hebben waargemaakt, maar zelfs overtroffen. Dat is pas een lonkend perspectief, hopelijk ook voor de minister.

Prof. dr. Muel Kaptein en Erik van Bekkum RA zijn werkzaam bij KPMG. Muel Kaptein is tevens hoogleraar aan de RSM Erasmus Universiteit.