Een uitvoeringsinstantie A voert voor de overheid subsidieregelingen uit. Medewerkers van de instantie beoordelen de aanvragen en keren, na interne goedkeuring, de subsidie(s) uit.

Een van de regelingen betreft een laagdrempelige subsidie voor bedrijven. De subsidie wordt verstrekt op het aanbrengen van een energiebesparende laklaag op bedrijfsgebouwen. Voor de regeling bestaat veel animo. Per aanvraag kan volgens de regeling een maximaal subsidiebedrag van 5.000 euro worden toegekend en uitgekeerd. Per bedrijfsgebouw mag maximaal eenmaal subsidie worden aangevraagd en toegekend.

De overheid heeft aan de uitvoeringsinstantie aangegeven dat er een sterke nadruk moet liggen op dienstverlening; de doorlooptijd en complexiteit van de aanvraagprocedure mogen het aanvragen en toekennen van de subsidie (en daarmee het aanbrengen van de laklaag) niet in de weg staan.

Klokkenluider

De uitvoeringsinstantie verantwoordt de uitgekeerde subsidie als kosten in haar verantwoordingsverslag. Het verantwoordingsverslag wordt door een accountant gecontroleerd. Deze voert daarvoor diverse werkzaamheden uit, waaronder een cijferbeoordeling op de uitgekeerde subsidies (bedrag versus aantal aanvragers).

Ook voert hij diverse detailcontroles uit op de werking van de toekennings- en uitbetalingsprocedures en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De accountant heeft ten aanzien van de interne beheersing geen noemenswaardige bevindingen.

Op enig moment komt er bij de uitvoeringsinstantie een klokkenluidersmelding binnen. Er zou in de twee voorafgaande kalenderjaren voor minimaal 80.000 euro onrechtmatig aan subsidies zijn uitgekeerd op grond van genoemde subsidieregeling.

Internal-auditafdeling

De melding wordt opgepakt door medewerkers van de afdeling internal audit van de uitvoeringsinstantie. Deze analyseren de data over de twee genoemde kalenderjaren zoals opgenomen in het relevante subsidiebestand. Er vindt een analyse plaats waarbij uitsluitend gebruik wordt gemaakt van de gegevens in het bestand zelf en er vindt een analyse plaats waarbij de gegevens uit het bestand worden gekoppeld aan externe gegevens.

Deze analyses geven al snel de volgende bevindingen:

• Meerdere malen kwam het voor dat subsidie werd betaald aan verschillende subsidieontvangers maar op eenzelfde bankrekeningnummer.
• Meerdere malen kwam het voor dat op één adres meerdere subsidies werden aangevraagd.
• Meerdere malen is door verschillende aanvragers subsidie aangevraagd voor eenzelfde bedrijfsgebouw.
• Het kwam voor dat een aanvrager van de subsidie een adres opgaf van een gebouw waar de aanvrager in werkelijkheid niet is gevestigd.

Aan de hand van de resultaten van de analyses, die een afwijking van de verwachte norm aanduiden, konden de medewerkers van internal audit gericht subsidieaanvragen en uitbetalingen tegen het licht houden.

De uitkomst hiervan was dat de melding van de klokkenluider bleek te kloppen; er was sprake van subsidiefraude. Door de instantie zijn subsidies uitgekeerd aan personen en bedrijven die een frauduleuze aanvraag hebben ingediend. Had de controlerend accountant deze fraude moeten zien in het kader van de controle van het verantwoordingsverslag?

Controleprocedures

Dit is afhankelijk van de omvang van de fraude in relatie tot de totale subsidie. De accountant heeft de procedures getest en deze werden goed uitgevoerd. Het is in elk geval duidelijk dat de controles die uitvoeringsorganisatie A had ingebouwd in het toekenningsproces niet voldoende waren om frauduleuze aanvragen te herkennen. Uitvoeringsorganisatie A gaf aan dat dit mede veroorzaakt werd door het feit dat de overheid aan had gegeven dat nadruk moest liggen op dienstverlening; de doorlooptijd van een aanvraag mocht niet te lang zijn.

Data-analyse

Het staat in elk geval vast dat de accountant met een analyse als die van de internal-auditafdeling de signalen voor subsidiefraude eerder had gezien, en dat de fraude dus eerder zou zijn ontdekt. Ook zouden (mogelijke) tekortkomingen in de interne beheersing eerder worden gesignaleerd.

Bij een onderkend risico van fraude is het raadzaam een combinatie van systeemgerichte en gegevensgerichte controlemaatregelen te gebruiken, waarbij de toepassing van nieuwe technologieën, waaronder data-analyse, een belangrijk toegevoegde waarde kan hebben.

De rubriek wordt verzorgd door:
Remco de Groot (Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services), Michel Grummel (Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux), Bart Graafland (Deloitte Forensic & Dispute Services), Valentijn Kerklaan (KPMG) en Christine Manders (PwC). 

Artikelen in deze serie zijn ontleend aan de forensische praktijk van de auteurs. De auteurs beschrijven niet de casus zoals die zich heeft voorgedaan. Zij veranderen belangrijke elementen in de casusbeschrijving of voegen daar elementen aan toe om te voorkomen dat de beschrijving herleidbaar is tot individuele personen of organisaties.