Henk Vlaming

Vanaf 1 oktober is het de bedoeling dat ook niet-oob-kantoren rapporteren hoe zij hun controlekwaliteit scherp houden. Met zo'n rapportage, bijvoorbeeld als onderdeel van het complianceverslag, voldoen niet-oob-kantoren aan maatregel 5.1 uit het NBA-rapport In het publiek belang. "Het voordeel van het opnemen in het complianceverslag is dat er dan ook geen sprake is van een 'losse' rapportage, of 'weer een nieuwe' rapportage, naast de al bestaande rapportages", aldus Roland Ogink.

Maatregel 5.1 heeft betrekking op de informatie van accountantsorganisaties over hun investeringen in controlekwaliteit. Die informatie is relevant voor stakeholders, aldus de NBA, omdat zij bijdraagt aan het vertrouwen in de uitkomsten van controles.

Continu kwaliteitsbewustzijn

In de huidige vorm van het complianceverslag nemen kantoren - in lijn met deze maatregel - al een aantal kwaliteitsfactoren op. Zoals vermelding van het aantal uitgevoerde in- en externe inspecties (reviews) en opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordelingen (okb's), plus de uitkomsten hiervan. Ogink: "Deze kwaliteitsfactoren zijn voor stakeholders echter onvoldoende om een oordeel over de kwaliteit van een kantoor te verkijgen."

Om aan de stakeholders tegemoet te komen moet een kantoor, volgens maatregel 5.1, aanvullend in haar complianceverslag een vaste set kwaliteitsfactoren opnemen, en ook kantoorspecifieke normen. De uitkomsten van deze kwaliteitsfactoren worden weergegeven in 'bevindingen'. Wanneer die bevindingen uitwijzen dat het kantoor de kwaliteit nog verder kan verbeteren, vormen de kwaliteitsbevorderende maatregelen mede de basis voor het complianceplan van het daaropvolgende jaar. "Op deze wijze is er sprake van continu kwaliteitsbewustzijn", aldus Ogink.

Niet vrijblijvend

Waarom zoveel aandacht voor het rapporteren over kwaliteit? "Dat is weliswaar vrijwillig voor de niet-oob-kantoren, maar niet vrijblijvend", zegt Ogink. "Investeren in kwaliteit is verplicht voor alle accountantskantoren. Als niet-oob-kantoren hebben we afgesproken dat we daarover transparant willen zijn. Daarover bestaat sterk draagvlak bij alle kantoren. Niet alleen over het rapporteren van investeringen in kwaliteit, maar ook over het rapporteren van de uitkomsten van die investeringen."

'We hebben de voorgeschreven kwaliteitsfactoren minimaal gehouden, om de regeldruk niet te vergroten.'

Ogink benadrukt dat de kwaliteitsfactoren bedoeld zijn als leidraad voor niet-oob-kantoren om hun kwaliteitsinspanningen zichtbaar te maken. "We hebben de voorgeschreven kwaliteitsfactoren minimaal gehouden, om de regeldruk niet te vergroten. Er zijn al zo veel regels, we moeten zorgen dat ons vak boeiend en uitdagend blijft voor accountants."

Categorieën

De werkgroep heeft elf kwaliteitsfactoren verdeeld in drie categorieën, net als voor oob-accountantsorganisaties. De eerste categorie gaat over investeringen in mensen, tijd, technologie en methodologie. Dit onderdeel bevat vijf kwaliteitsfactoren. Zo moeten kantoren vermelden hoeveel controleopdrachten zij hebben uitgevoerd. Vaak geeft dit een indicatie in welke mate een kantoor ervaring heeft met het uitvoeren van controleopdrachten, aldus de werkgroep. Een andere kwaliteitsfactor gaat over het gemiddeld aantal uren training en opleiding per medewerker die bij wettelijke controle betrokken is. 

De tweede categorie gaat over het controleproces en telt vier kwaliteitsfactoren. Een daarvan gaat over het aantal uitgevoerde interne en externe consultaties op het gebied van verslaggeving en controle. Een andere kwaliteitsfactor is de inzet van IT-specialisten voor de controle. "We denken dat deze informatie iets zegt over de mate waarin het kantoor automatisering toepast bij de controle”, zegt Ogink. "Deze kwaliteitsfactor sluit aan bij het belang dat de sector hecht aan data-analyse." 

'We denken dat deze informatie iets zegt over de mate waarin het kantoor automatisering toepast bij de controle.'

De laatste twee kwaliteitsfactoren hebben betrekking op de output van de controles. Kantoren moet het aantal uitgevoerde interne en externe kwaliteitsreviews aangeven dat zij hebben verricht na afgifte van de controleverklaring. Ook moeten zij  het aantal reviews aangeven dat is uitgevoerd door de Raad voor Toezicht, SRA en AFM, inclusief de uitkomsten van deze reviews. 

Is dat toch niet wat veel voor sommige kleine kantoren met een minimale personele bezetting? "Dat denk ik niet", stelt Ogink, "Deze elf kwaliteitsfactoren zijn van toepassing op alle niet-oob-kantoren, daarom benoemen we ze ook. Maar omdat de situatie per kantoor verschilt, is het aan de kantoren zelf om te bepalen welke rapportage uiteindelijk recht doet aan hun eigen situatie."

Benchmark mogelijk

De werkgroep sluit met de leidraad aan bij NBA-handreiking 1135. "De kwaliteitsfactoren die we hebben geformuleerd zijn een doorvertaling van deze maatregel voor de niet-oob-kantoren", zegt Ogink. "We hebben die factoren passend gemaakt voor het niet-oob-segment."

'We willen dat de kwaliteit van de kantoren onderling te vergelijken is, zodat een benchmark mogelijk wordt.'

Ogink stelt dat de kwaliteitsfactoren voldoende indicaties moeten geven over kwaliteit en onafhankelijkheid van zowel de wettelijke als de vrijwillige controle, maar dat ze in proportie zijn tot de aard en omvang van de niet-oob-kantoren. "Ook willen we dat de kwaliteit van de kantoren onderling te vergelijken is, zodat een benchmark mogelijk wordt."

De werkgroep heeft ook gekeken naar de samenhang tussen de verschillende kwaliteitsfactoren. "Een enkel getal over bijvoorbeeld opleiding zegt niet zoveel", stelt Ogink. "De kunst is om de dwarsverbanden tussen de kengetallen te kunnen waarnemen."

• Kwaliteitsfactoren voor niet-oob-accountantsorganisaties