Wilbert Geijtenbeek

Toen de Waalse krant L'Echo onlangs publiceerde dat 237.000 Belgische ondernemingen hun jaarrekening over boekjaar 2024 te laat hebben gedeponeerd, ontstond op LinkedIn een discussie onder Nederlandse accountants. Dat begon met PwC'er Ferry van Leijen, die aan de Kamer van Koophandel vroeg of zij ook cijfers hebben van Nederlandse deponeringsplichtige vennootschappen die niet of te laat hun jaarrekening deponeren.

De zogenoemde Balanscentrale van de Belgische Nationale Bank, waar ondernemingen hun jaarstukken deponeren, gaf namelijk een waardevol inzicht in de deponeringsdiscipline: liefst 40 procent van de Belgische ondernemingen haalt de eerste deadline - die in België op 1 augustus ligt - niet. Het betreft een schatting, waarbij geen rekening is gehouden met een minderheid van ondernemingen met gebroken boekjaren, aanvragen voor uitstel of vervallen inschrijvingen die nog verwerkt moeten worden.

De ondernemingen die al hebben gedeponeerd zijn goed voor 60 procent van het totale aantal deponeringsplichtige Belgische ondernemingen; een verbetering met 2 procentpunt ten opzichte van een jaar eerder. Na verloop van maanden na de deadline zal het aantal deponeringen nog toenemen, leert de geschiedenis, aldus de Nationale Bank van België: "Met het oog op het verleden en de tot nu toe ingediende jaarrekeningen kunnen we redelijkerwijs aannemen dat ook dit jaar meer dan tweehonderdduizend jaarrekeningen buiten de wettelijke termijnen zullen worden ingediend."

Waarom in Nederland niet?

Dat roept de vraag op: hoe staat het in Nederland met de deponeringsdiscipline? De handhaving van de deponeringsplicht is in handen van het Bureau Economische Handhaving (BEH), dat boetes mag uitdelen aan telaatdeponeerders en zich daarvoor baseert op de cijfers van de Kamer van Koophandel. De KVK maakt dergelijke cijfers in zijn jaarverslag echter niet bekend.

Bron: Jaarverslag Kamer van Koophandel 2024, pagina 30

Accountant.nl sprak daarover met Willo Eurlings, directeur Externe Betrekkingen bij de afdeling Strategie en Juridische Zaken van de Kamer van Koophandel. Ook vragen uit de gevoerde LinkedIn-discussies kwamen aan de orde.

In België wordt de naleving van de deponeringsplicht openbaar gemaakt. Waarom in Nederland niet?
Eurlings: "Ik wil vooropstellen dat wij niet het mandaat hebben voor de handhaving, die in handen ligt van het Bureau Economische Handhaving - binnenkort de Financiële Dienst Economische Integriteit. Het BEH schrijft de directie van niet-deponerende ondernemingen aan. Wij beheren het Handelsregister en overzien daarmee de data. Daarin kunnen wij zien of en wanneer een entiteit gedeponeerd heeft, over welk boekjaar. Per entiteit zijn die documenten gewoon opvraagbaar."

Wat niet wordt gepubliceerd, zijn de macrocijfers. Wat zou erop tegen zijn om na afloop van de eerste deponeringstermijn en uiteindelijk na afloop van de maximale uitstelperiode, jaarlijks inzicht te geven in de deponeringsdiscipline van de BV Nederland?
"Bij de Kamer van Koophandel zien wij maar een deel van de keten. Wij weten welke entiteiten op deadlinedatum nog niet hebben gedeponeerd. Tegelijkertijd zien we dat heel veel bedrijven binnen enkele weken of enkele maanden alsnog deponeren. Dat vertekent de cijfers. In technische zin betekent dat, dat we niet op één plek alles kunnen overzien. Daarnaast kunnen wij niet rekening houden met alle uitzonderingsgronden, uitstelaanvragen en met de mogelijkheid dat ondernemingen worden uitgeschreven uit het Handelsregister."

De Belgische Nationale Bank maakt ramingen met een soortgelijk voorbehoud. Dat houdt de NBB niet tegen om te rapporteren hoe de jaarlijkse deponeringsdiscipline zich ontwikkelt. Waarom zou dat in Nederland niet mogelijk zijn?
"De cijfers zijn daarvoor niet duidelijk genoeg. Wij zien niet alle uitzonderingen en uitstelvarianten terug in onze cijfers. Dat bedrijven binnen enkele weken of enkele maanden na de deadline alsnog indienen, maakt dat de resultaten over het jaar heen fluctueren. Het is bovendien bekend dat bedrijven die op weg zijn om te worden uitgeschreven, vaak geen jaarrekening meer deponeren. Ook die aantallen fluctueren door het jaar heen. De statistiek heeft dan ook niet de hardheid die vergelijkbaar is met het aantal starters, of het aantal stoppers, of het aantal groeiers in een bepaald jaar. Met slechts licht afwijkende cijfers in verschillende jaren, zouden we heel gemakkelijk tot onzuivere conclusies over de deponeerdiscipline kunnen komen. Kortom: de data die we hebben geven een onvoldoende goede weergave."

'De data die we hebben geven een onvoldoende goede weergave.'

Als dat voor het Handelsregister geldt, geldt dat dan ook voor de cijfers waarmee Bureau Economische Handhaving moet handhaven?
"Ja. We horen terug van Bureau Economische Handhaving dat een groot deel van het databestand dat wij in februari overdragen, bedrijven bevat die binnen enkele weken alsnog deponeren. We horen ook terug dat daar vaak bedrijven tussen zitten die inmiddels niet meer bestaan, op het moment dat BEH de controle doet. Ook daar suggereren de cijfers een aard en omvang die niet hoeven overeen te komen met de werkelijkheid. De overgrote meerderheid voldoet op tijd aan de verplichtingen. We willen op geen enkele wijze de ernst van de problematiek bagatelliseren. Maar laten we wel een goede analyse maken van de omvang van het probleem, voordat we tot oplossingen overgaan."

Over de omvang van het probleem: welk deel van de deponeringsplichtige ondernemingen geeft de Kamer van Koophandel jaarlijks in februari aan het Bureau Economische Handhaving als niet-deponerend?
"Volgens onze ramingen gaat het om 10 tot 15 procent van de ondernemingen. Naarmate de weken na februari verstrijken, deponeert ongeveer de helft van die 10 tot 15 procent alsnog. Uiteindelijk wordt van 90 tot 95 procent de jaarrekening alsnog gedeponeerd."

Wat houdt de Kamer van Koophandel tegen om die cijfers scherper te krijgen?
"Als we hardere statistieken willen, dan zullen we gewoon andere informatie moeten gaan registreren. Dan moeten we meer datapunten registreren, zoals wanneer het boekjaar van de onderneming eindigt en of er uitstel is verleend. Dat betekent extra lastendruk voor ondernemers. Dat is altijd het spanningsveld waarin wij de balans zoeken. De vraag is hoe belangrijk deze informatie is, in relatie tot de extra belasting voor ondernemers."

Is er in het instrumentarium dat de Kamer van Koophandel heeft op dit moment een politieke belemmering voor het delen van macro-informatie over niet-deponeringen?
"Nee, dat hoor je mij niet zeggen. Als wij zeggen dat tienduizend bedrijven te laat deponeren, dan moeten wij er zeker van zijn dat het echt om tienduizend bedrijven gaat. En niet om acht- of elfduizend. Dus geven wij op aanvraag een indicatie van de omvang. Dergelijke cijfers deelden wij al meerdere malen met journalisten. Wil je die cijfers structureel kunnen volgen, dan betekent dat dat we meer informatie aan ondernemers moeten vragen. Die afweging brengt nieuwe lastendruk en extra kosten met zich mee. Als puntje bij paaltje komt, zijn wij een uitvoeringsorganisatie: wij voeren beleid uit. De balans tussen lastendruk en slagkracht, is uiteindelijk een keuze die politiek en ambtelijk gemaakt wordt en die wij vervolgens uitvoeren."

Heeft de Kamer van Koophandel inzicht in de vraag of controleplichtige ondernemingen die deponeren, ook daadwerkelijk de jaarrekening die ze deponeren laten controleren door een accountant?
"Jazeker. De accountant deponeert met zijn PKI-sleutel en zijn persoonlijke nummer. En omdat 80 procent van de deponeringen door een softwarepakket wordt gegenereerd en door de intermediair wordt gedeponeerd, zien wij dat ook terug in het Handelsregister. Hoe dan ook worden de accountantsverklaringen als onderdeel van de jaarrekening mee gedeponeerd."

Niet altijd. Eerder dit jaar berichtten wij over online bank Bunq, die bij de jaarrekening boekjaar 2023 verzuimde de controleverklaring van Deloitte te deponeren. Doet zo'n omissie geen alarmbellen afgaan bij het Handelsregister?

'Eén miljoen pdf's controleren, dat is best veel werk.'

"Nee. Wij zijn beheerder van het register, maar dat wil niet zeggen dat wij in het verleden ook op dit punt al een validatie deden van alle informatie. Daar zit een technische component aan: één miljoen pdf's controleren, dat is best veel werk. Inmiddels krijgen we de meeste deponering elektronisch aangeleverd. En spoedig is het XBRL-format verplicht, dat de data ook daadwerkelijk structureert. Dat laatste zal veel mogelijkheden bieden om informatie eenmalig te deponeren en dan te hergebruiken. Dan gaan ook de validaties slagen."

Zal de Kamer van Koophandel die validaties dan ook gaan uitvoeren?\
"Er is nog niet gezegd wat we allemaal gaan controleren. We zullen wel een aantal dingen gaan controleren. Dat hangt af van politieke en bestuurlijke besluitvorming. De techniek maakt het straks mogelijk, maar aangezien de accountant die goedkeurende accountantsverklaring afgeeft, is het wellicht een beetje raar als wij nog een keer het werk van de accountant gaan controleren en vervolgens ingrijpen. De waarde van het register is dat het in principe een openbaar register is. Dat maakt dat gebruikers gemakkelijk alle jaarrekeningen kunnen inzien. In die zin wijkt een validatie op dit moment af van de registertaak die wij als organisatie hebben."

'Het is wellicht een beetje raar als wij nog een keer het werk van de accountant gaan controleren en vervolgens ingrijpen.'

Is standaard boetes uitdelen een optie?
"Dat is een methode die wij op dit moment onderzoeken. In de huidige situatie wordt de eerste brief die ondernemers ontvangen, in februari, na afloop van de deadline, verstuurd. Wij horen van veel ondernemers dat ze graag eerder een waarschuwing zouden willen krijgen. Bijvoorbeeld in oktober, want in de tussentijd spreken veel ondernemers hun financiële adviseur, accountant of boekhouder nog. Door een waarschuwingsmoment toe te voegen, zou er meer handhavingscapaciteit beschikbaar kunnen komen als dit zorgt voor eerder deponeren."

Vorig jaar publiceerde Follow The Money over spookvennootschappen. In landen als Zwitserland, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk worden ondernemingen die niet tijdig hun deponeringsverplichtingen nakomen, na een aantal waarschuwingen rayé, gestrichen of striked-off. Zou zo'n verplicht doorhalingstraject in Nederland een verstandig handhavingsmechanisme zijn om spookvennootschappen te voorkomen?
"Wij zien maar heel weinig van dergelijke spookvennootschappen die nooit deponeren. De verschillen tussen Europese lidstaten zijn heel groot in dit opzicht. Van het doorstrepen van entiteiten ben ik geen voorstander. Want dan ga je namelijk echt een spook-BV creëren. In België zijn vorig jaar zestigduizend ondernemingen doorgehaald, omdat ze geen UBO-registratie hebben verricht. Maar dat betekent niet dat de vennootschap in kwestie niet meer bestaat. Immers, elke vennootschap heeft een KvK-nummer gekregen. Om na te gaan of een onderneming is doorgehaald, moet je in het Handelsregister opzoeken of de vennootschap nog bestaat. Bovendien heeft het doorhalen van ondernemingen ongewenste neveneffecten: denk aan ondernemingen die mensen in loondienst hebben.

'Van het doorstrepen van entiteiten ben ik geen voorstander.'

Of aan bedrijven in een bepaalde waardeketen. Als je zoiets invoert, moet dat heel zorgvuldig gebeuren, via een vereffenaar. Ik sluit niet uit dat het ooit zal worden ingevoerd. Het nieuwe pakket aan Europese maatregelen om witwassen te bestrijden roept op tot Europese harmonisatie. Daar speelt de nieuwe Autoriteit voor de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering (AMLA, redactie) in Frankfurt ook een bepalende rol, in het uitbrengen van handreikingen en aanbevelingen."

Afgelopen jaar bracht het Handelsregister opgeteld 64 miljoen euro op; 22,5 procent van de totale bedrijfsopbrengsten van de Kamer van Koophandel. Waarom is het raadplegen van het Handelsregister niet gratis, zoals in Duitsland, België en het Verenigd Koninkrijk?
Eurlings: "Dit gaat over de keuze wie betaalt. Is dat de ondernemer, de afnemer of de samenleving, via een overheidsbijdrage aan het Handelsregister. In Nederland is dit nu de manier waarop het is ingericht. Ook hier geldt, dat dit eerst en vooral een politieke keuze is."