Coronacrisis

Expats in crisistijd: 'De wereld is persoonlijker geworden'

Sinds half maart ligt het openbare leven wereldwijd grotendeels stil. Wat betekent de lockdown voor accountants in het buitenland? Wat kan je vanuit huis doen? En met welke uitdagingen hebben ze te maken? "Het is voor de teamgeest beter als je bij elkaar zit."

Peter Steeman

Sinds 13 maart stuurt group coo en directielid Mike Janse vanuit zijn huis in Madrid de landenvestigingen aan van DLL Group, een wereldwijd opererend leaseconcern en honderd procent dochter van de Rabobank. De lockdown kwam voor Janse niet als een verrassing. "Eind februari hebben we voor onze medewerkers al een internationaal reisverbod ingesteld. Ook mocht er niet meer tussen kantoren gependeld worden en we zijn op een groot aantal vestigingen gaan werken met skeleton crews. Dat betekent een bezetting van maximaal vijf procent op ieder kantoor. De belangrijkste trigger om die maatregelen binnen DLL wereldwijd in te voeren was een coronabesmetting in ons Duitse kantoor. Nadat een medewerker positief was getest ging het kantoor drie dagen dicht."

Volgens Janse verloopt het communiceren op afstand heel goed. "Twee jaar geleden hebben we binnen DLL een Cisco-oplossing aangeschaft met smart boards voor videoconferencing. Ik heb thuis wel een tv aan mijn laptop gekoppeld om een groter beeld te krijgen. Een nieuw vast onderdeel van de dag is het crisisoverleg. Wat voor verzoeken komen er binnen om leningen te verlengen of uitstel van betaling te vragen? In een aantal landen zijn er nieuwe overheidsregels die ons verplichten om voorwaarden te versoepelen. We kijken naar scenario's waarin we een termijn van zestig tot negentig dagen moeten overbruggen. Dertig procent van onze klanten zit in de agrisector. Die keten loopt nog gewoon door, maar in andere sectoren lopen bedrijven harde klappen op. Dat baart mij wel zorgen. Veel van onze klanten waren kerngezond en krijgen nu met liquiditeitsproblemen te maken."

'Veel van onze klanten waren kerngezond en krijgen nu met liquiditeitsproblemen te maken.'

Janse vindt het wel vreemd om de hele dag thuis te zijn. "Ik ben normaal drie van de vier weken onderweg. Nu zien mijn vrouw en twee kinderen mij iedere dag. Hoe hard de mensen in dit land door de coronacrisis worden geraakt, krijg ik maar beperkt mee. Ik heb hier geen familie wonen. Ik maakte mij de afgelopen weken vooral veel zorgen over mijn broer in Nederland. Hij had het coronavirus en kreeg daarbij een blindedarmontsteking. Het ging even heel slecht met hem, maar hij is gelukkig weer aan de beterende hand."

Kantoor missen

Frits Bruijnse heeft een accountantskantoor in Le Bourget du Lac, een gemeente in het Franse departement Savoie. Hij heeft naast zijn RA-titel ook het Franse toelatingsexamen voor auditor gedaan en is commissaire aux comptes. Zijn zoon, die ook op het kantoor werkt, heeft het Franse accountantsdiploma. "Mijn klanten zijn Nederlandse holdings met een dochteronderneming in Frankrijk voor wie wij de fiscale aangifte en jaarrekening verzorgen. Het lastigste is dat je niet meer kan reizen. Normaal ben ik iedere maand een keer in Nederland om klanten en prospects te bezoeken", aldus Bruijnse. "Op dagbasis verandert er niet zoveel. De audits vergen nog de meeste aanpassing omdat controles op locaties niet meer mogelijk zijn. Dit is een drukke periode want op 15 mei moet de aangifte vennootschapsbelasting er uit. In Frankrijk kun je daar geen uitstel voor aanvragen. Dat vraagt om strak time management. Op ons kantoor gaan we dat wel redden. Op dit moment worden er binnen veel bedrijven mensen op non-actief gesteld. Dat zorgt op ons kantoor niet voor extra werk. Al die aanvragen sluizen we door naar een bureau dat voor ons de payroll- accounting verzorgt."

De meeste collega's missen het kantoor, stelt Bruijnse. "We hebben een hechte kantoorcultuur. In Frankrijk is men gewend iedere ochtend handen te schudden en een embrace te geven. Daarmee waren we al gestopt. Nu bel en mail je vooral. Het is voor de teamgeest beter als je bij elkaar zit. Dan sta je bij de koffieautomaat met elkaar te kletsen. Dat kun je niet met MS Teams vervangen. Van coronabesmettingen hebben we gelukkig nog niets gemerkt, maar dat kan ook aan de lastige diagnose liggen. Hopelijk hebben we het allemaal al gehad.

'Dat is wel een les: zorg dat je bij bent in je facturering.'

Mijn grootste zorg is op dit moment de facturering. Ik heb vorige week een factuur van tienduizend euro gestuurd over werk dat al een poos klaar was. Dat we uitgerekend nu iets achterlopen in de administratie is ongelukkig, omdat veel bedrijven hun betalingen uitstellen. Dat is wel een les: zorg dat je bij bent in je facturering."

Leveranciers niet meer binnen

"We zitten hier in Singapore op een relatief veilig plekje", aldus Linet Jannink. Ze is directeur-eigenaar van Arrow Coffee, een online detailhandel in Singapore die een eigen merk koffiecapsules verkoopt aan supermarkten, hotels en particulieren. "Ze hebben hier SARS meegemaakt, je merkt dat de overheid daarvan heeft geleerd. Nadat in januari de eerste coronabesmetting in Singapore werd gevonden waarvan de bron niet kon worden vastgesteld, ging gelijk de grens dicht voor reizigers uit China. Op kantoor moeten alle medewerkers twee keer per dag getemperatuurd worden. Als je een taxi neemt kun je een QR-code scannen. Heeft iemand met corona in dezelfde taxi gezeten, dan neemt de overheid contact met je op. Via een app op je telefoon kan de overheid zien wie bij een besmette persoon in de buurt is geweest. In dat contact tracing gaan ze hier heel ver. Ze publiceren de namen van coronapatiënten met alle adressen waar ze geweest zijn."

Voor haar bedrijf hebben de huidige maatregelen nog geen grote gevolgen, zegt Jannink. "Een belangrijk afzetkanaal is de thuismarkt. Omdat iedereen thuis werkt groeit mijn omzet vooral. Sinds een maand werk ik zelf ook gedeeltelijk vanuit huis. Er werken nog steeds mensen op kantoor, omdat daar de pakketten voor verzending worden klaar gezet. Verder probeer ik zoveel mogelijk fysiek contact te mijden. Leveranciers laten we niet meer binnen. Mijn grootste zorg is dat er bij mijn producent of op mijn eigen kantoor iemand ziek wordt. Als er een medewerker ziek wordt, sluiten ze direct je hele kantoor. Dan moet iedereen in quarantaine. Op de sfeer heeft het gek genoeg geen invloed. Singaporezen hebben weinig aansporing nodig om de maatregelen op te volgen. Ze nemen het heel serieus, maar zijn er gelaten onder. Onder expats bespeur je meer onrust. Het voelt nu niet prettig om ver bij je familie en vrienden vandaan te zijn."

Twee dagen achter de computer hangen

Het lijkt op het eerste gezicht business as usual voor Peter-Paul Vester, quality enablement director EY Asia Pacific. "Voor mij zijn de gevolgen niet zo groot. Hier in Taiwan wordt sinds het begin van de corona-uitbraak iedereen die uit China komt direct getest en zo nodig in quarantaine geplaatst. Wie de regels overtreedt riskeert een boete van dertigduizend euro. Dat systeem werkt heel goed. Zelf werk ik vanuit huis, maar daarmee was ik anderhalf jaar geleden al gestart. Het scheelt mij anderhalf uur reistijd per dag. Het is gewoon gemakkelijker."

Vesters werkgebied strekt zich uit van China tot Nieuw-Zeeland en van Japan tot Sri Lanka. "Binnen mijn werk - ik houd mij bezig met sustainable audit quality - kan ik veel op afstand doen dankzij uniforme elektronische dossiers en andere systemen. Met Power BI kan ik bijvoorbeeld informatie uit systemen halen om vast te stellen of audittaken op tijd worden uitgevoerd. Twee maanden geleden werd in veel landen besloten dat je thuis moest werken. In eerste instantie raakte ons chatsysteem overbelast, maar daar is inmiddels een ander systeem bijgekomen. Sindsdien kan iedereen weer met elkaar communiceren."

"Ook al werken we binnen EY heel goed samen op afstand, toch zijn er situaties waarin je collega's wilt zien", zo stelt Vester. "Normaal komen we een aantal keren per jaar met alle quality enabling managers in de regio bij elkaar. De eerste meetings zijn geannuleerd. Dat is jammer want je mist zonder die meetings de informatie uit informele contacten. Er is ook geen online alternatief voor. Je kan moeilijk twee dagen achter de computer hangen. Wat ook lastiger wordt is de audit quality review die we normaliter op locatie uitvoeren. Dan ga je echt naast een manager zitten en laat je het je uitleggen. We zijn nu aan het puzzelen hoe we die interne inspectie van dossiers door vestigingen in het land kunnen laten uitvoeren."

Dansen voor de laptop

Gijs Borghouts, chief auditor Corporate Banking and Risk bij Royal Bank of Scotland in Londen, werkt al sinds begin maart vanuit zijn huis in Kensington. "Op afstand vergaderen is geen nieuwe ervaring. Mijn team telt 170 medewerkers en zit verspreid over meerdere landen. Dan doe je al veel aan videoconferencing. Het is vooral de aard van het werk dat veranderd is. Door de crisis moeten we veel sneller auditen. Er is een pakket maatregelen om ondernemers er door te helpen dat door de banken wordt uitgevoerd. We kregen in de eerste week tienduizend aanvragen voor leningen. Normaal zijn dat er duizend. Dat kun je onmogelijk met je normale organisatie opvangen. Door het hoge tempo heb ik het veel drukker. Terwijl een proces opgetuigd wordt geef je live feedback. Iedere dag kijken we naar de critical controls. Hoe effectief wordt de crisis gemanaged? Gaan de betalingen nog de deur uit? Begrijpt de klant de leningsvoorwaarden en bieden we hem wel het juiste product? Dat toezicht gebeurt nu vanuit huis."

'Het is vooral de aard van het werk dat veranderd is.'

De wereld is persoonlijker geworden nu werk en privé met elkaar vervlochten zijn, meent Borghouts. "Ik ben gewend iedere dag naar de city te gaan. Nu ben ik thuis bij mijn gezin. Als er iets is met een van de kinderen - ze zijn drie en vijf jaar - ga je toch even kijken of je kan helpen. Ook het contact met de collega's is veranderd. De sfeer is informeler. Tijdens de Zoom call zie je elkaars huis. In de eerste teammeeting gaf ik mijn collega's een rondleiding door mijn huis. Er is meer saamhorigheid. Sinds de lockdown beginnen we iedere maandagochtend het crisisoverleg met muziek. We dansen voor onze laptop. De eerste keer dacht ik: we zijn gek geworden, maar het is een uitstekende manier om de spanning te verdrijven. Iedereen lacht om elkaar. Daarna gaan we aan de slag."

Peter Steeman is tekstschrijver en eigenaar van bureau Tweetekst.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Gerelateerd

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.