Accountantscontrole is geen kwaliteitscontrole van de financefunctie
Wacht niet op de bevindingen van de accountant, om je financefunctie te verbeteren.
Martin van Duyse
De controle loopt stroef. Drie weken ingepland voor de eindejaarscontrole, maar dat blijkt achteraf niet genoeg te zijn. Slecht gepland van de accountant? Ongeoorloofd meerwerk? Dat kan in enkele gevallen zo zijn, maar ik ben van mening dat meestal de finance-afdeling zélf aan de bak moet. Desalniettemin komt het vaak voor bij middelgrote en grotere controleplichtige organisaties dat beleidsbepalers audit readiness nogal passief benaderen. De accountant zal het dan niet nalaten stevige bevindingen op te nemen in de managementletter en het accountantsverslag. Die volgt de organisatie vervolgens traag op…
Deze passiviteit maakt de accountantscontrole onnodig duur én zorgt ervoor dat de organisatie de meerwaarde niet of slechts beperkt benut. Als de accountant structureel moet signaleren dat aansluitingen, specificaties en analyses ontbreken, wordt de accountantscontrole feitelijk gebruikt als kwaliteitscontrole van de financefunctie. Het kan ook anders.
Finance in de lead
Wanneer je als eindverantwoordelijke van de finance-afdeling écht werk wilt maken van een soepele accountantscontrole, dan zul je ten eerste moeten beginnen met proactief het proces te begeleiden.
Bespreek met je accountant hoe de planning eruitziet en kom zelf ook met aandachtspunten. Waar zitten je bottlenecks in de controle? Welke PBC-items (prepared by client) kosten meer tijd? Zorg dat deliverables logisch in de tijd worden weggezet. Deze bepalen het kritieke pad van je controle. Zodra je grip hebt op je belangrijkste deliverables en de oplevering goed afstemt met je accountant, zul je zien dat de controle al een stuk soepeler verloopt. Een tweede punt dat ik vaak zie, is dat finance PBC-items alleen opslaat in de portal van de accountant. Deze deliverables worden daarmee niet als logisch geheel opgenomen in je afsluitproces.
Wanneer je per kwartaal bijvoorbeeld audit-ready specificaties opstelt van je balansposten, dan is jaarrekeningcontrole een logisch vervolg van je eigen afsluitproces. Zo blijf je ook in de lead van je eigen documentatie en loop je ook niet het risico om documenten te verliezen bij een overstap van een accountant.
Door ieder kwartaal audit-ready specificaties op te stellen, haal je als financefunctie zelf meer fouten eruit gedurende het boekjaar. Dat leidt weer tot accuratere maandrapportages.
Bepaal waar je heen wilt met finance
Het verbeteren van je financefunctie kan overweldigend voelen. Het heeft dan ook geen zin om in het wilde weg te gaan verbeteren. Bepaal eerst wat de huidige volwassenheid is van je afdeling. Als deze relatief onvolwassen is, dan is de kans groot dat het volwassenheidsniveau ad hoc/reactief is. Enkele kenmerken van dergelijke afdelingen zijn:
- Reactief ondergaan van accountantscontrole
- Periodes worden niet hard afgesloten
- Veel herstelboekingen gedurende het jaar
- Beperkte analyses die inzicht verschaffen aan het bestuur.
Wanneer je ziet dat de financefunctie nog in het ad-hoc stadium zit, focus je dan op de basis. Start dan bijvoorbeeld al met deze drie verbeterpunten:
- Ontwerpen van afsluitprocedures van key processen (denk onder andere aan voorraden/omzet)
- Vastleggen van concrete afspraken over je maand- en jaarafsluiting
- Vanuit deze basis de accountantscontrole stroomlijnen.
Zo kent ieder volwassenheidsniveau zijn eigen uitdagingen. Wanneer je ieder jaar een aantal speerpunten bepaalt, zul je zien dat niet alleen de accountantscontrole soepeler verloopt, maar ook dat de managementrapportages veel meer inzicht gaan verschaffen. Een stroef lopende accountantscontrole is daarmee vaak niet alleen een auditvraagstuk, maar ook een signaal over de volwassenheid van de financefunctie.