Magazine 01 september 2012

Minder regeldruk voor ondernemers: Ondernemingsdossier

Veel ondernemers ervaren de tijd en het geld die zij besteden om aan de regels te voldoen als een rem op hun ondernemerschap. Steeds weer dezelfde informatie leveren aan verschillende overheden en moeilijk te begrijpen regels leiden bovendien tot irritaties. Ondernemers maar ook overheden vinden dat dit beter kan. Zij werken daarom samen aan de invoering van het Ondernemingsdossier, een initiatief van het bedrijfsleven en overheden.

Dit artikel is verschenen in Accountant nr. 9, 2012

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

Petra Klören

Het Ondernemingsdossier is een nieuwe manier van samenwerken en informatie delen tussen onderneming en overheden met als doel het verminderen van de regeldruk. Met dit digitale instrument stelt een onderneming bepaalde informatie uit de eigen bedrijfsvoering eenmalig beschikbaar aan overheden, zoals toezichthouders en vergunningverleners. Uiteindelijk heeft het bedrijf één informatiebron voor overheden: het Ondernemingsdossier. De onderneming bepaalt zelf welke overheden daar toegang tot hebben. De belangrijkste doelstellingen van het Ondernemingsdossier zijn: meer tijd om te ondernemen, betere naleving van regels en vereenvoudiging van toezicht.

Afspraken

Hoe werkt het Ondernemingsdossier? Brancheorganisaties en overheden spreken allereerst af welke informatie zij willen uitwisselen en hoe ze dat doen, bijvoorbeeld de bevoegdheden die de gemachtigde toezichthouder krijgt om bedrijfsgegevens in te zien, welke documenten in het Ondernemingsdossier worden geplaatst en hoe vaak er op locatie wordt geïnspecteerd. Deze zaken leggen zij vast in samenwerkingsovereenkomsten.

De ondernemer legt vervolgens zijn relevante bedrijfsgegevens eenmalig vast in zijn Ondernemingsdossier en houdt deze gegevens bij. Moet bijvoorbeeld een vergunning worden aangevraagd of een maatregel worden getroffen, dan wordt dat binnen het Ondernemingsdossier gesignaleerd.

De onderneming gaat aan de slag door acties te plannen en te bewaken en de uitkomsten in het dossier vast te leggen. De onderneming machtigt vervolgens verschillende overheden, zoals toezichthouders, die deze gegevens kunnen inzien. Zo beschikken die steeds over actuele nalevinginformatie.

Branches

Zowel ondernemers als overheden hebben grote belangstelling voor het Ondernemingsdossier. Drie brancheorganisaties en hun overheden zijn inmiddels gestart met de invoering ervan. Ondernemingen in de horecabranche, rubber- en kunststofindustrie, en recreatiesector en hun overheden ervaren de samenwerking als een logische en gebruiksvriendelijke nieuwe ontwikkeling. Ook de evenementensector heeft aangegeven te willen aansluiten op het Ondernemingsdossier. Met een groot aantal andere branches vinden op dit moment gesprekken plaats over deelname.

Voor het succes van het Ondernemingsdossier is een goede aansluiting bij de praktijk van ondernemers en overheden essentieel. Een stapsgewijze aanpak biedt ruimte om tijdens de eerste implementatie van het Ondernemingsdossier voldoende ervaring op te doenen daadwerkelijk gerealiseerde besparingen en kwaliteitsverbeteringen mee te nemen in een bredere uitrol in andere branches.

Accountant

De accountant kan ook een rol spelen in het Ondernemingsdossier. Hij kan een cliënt vragen om te worden gemachtigd voor zijn dossier. Op die manier kan een accountant zijn cliënt ondersteunen bij het transparant maken van zijn bedrijfsvoering voor relevante wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het digitaal beschikbaar stellen van facturen die de accountant al gescand heeft of ondersteuning bij het tijdig aanvragen van een vergunning.

Voor meer informatie over het Ondernemingsdossier, zie www.ondernemingsdossier.nl.

Noot
Petra Klören is communicatieadviseur Ondernemingsdossier.

Ondernemingsdossier in de praktijk

Strandpark De Zeeuwse Kust, een recreatiebedrijf op het eiland Schouwen-Duiveland, werkt sinds een aantal maanden samen met de gemeente via een Ondernemingsdossier. Hoe werken die afspraken in de praktijk? Marc Ruijtenberg, eigenaar van De Zeeuwse Kust, is begonnen met het inscannen van de rekeningen van de afvalverwijdering. Zijn bedrijf moet met de rekeningen aantonen, dat het frituurvet op een juiste manier is afgevoerd en niet in het riool is beland. Voor de gemeente Schouwen-Duiveland is het belangrijk om dat in de gaten te houden, maar daar hoeven de ambtenaren niet voor langs te komen. Dat kan online. Wout van Brouwershaven, coördinator van de cluster Handhaving van de gemeente: “Wij kijken dan in het Ondernemingsdossier en zien: okay, er is zoveel afgevoerd, het is zo'n bedrijf, dat klopt wel.”

Burgemeester Gerard Rabelink: “De samenwerking tussen ondernemer en overheid moet praktisch zijn en in goed overleg met elkaar plaatsvinden. Marc heeft de verantwoordelijkheid dat hier zo veel mogelijk gasten komen die een uitermate goed verblijf hebben. En wij moeten er op toezien dat die mensen op een nette en veilige manier in bijvoorbeeld zijn zwembad kunnen verblijven. Want op het moment dat daar een probleem ontstaat, komt een klacht bij ons binnen. Dus de ondernemer regelt zijn zaken goed, en wij zien daar op toe. Dat is het samenspel. De basis is vertrouwen. Het Ondernemingsdossier helpt ons afspraken te maken en deze op een makkelijke manier na te komen.”

Voordelen

De voordelen van het Ondernemingsdossier voor ondernemers zijn de volgende:

• eigen bedrijfsgegevens en -processen zijn het uitgangspunt;
• helder inzicht in relevante regels en te nemen maatregelen;
• hergebruik van eerder ingevoerde gegevens;
• minder en gerichter toezicht op locatie;
• benodigde informatie op één plek samen en makkelijk te vinden;
• online-toepassing, dus overal te gebruiken;
• mogelijkheid online vergunning aan te vragen, dus niet gebonden aan tijd en plaats.