Nieuws

Administratrice hotel vrijuit wegens puinhoop AO/IC

De financiële administratie en interne controle van Badhotel Rockanje aan Zee waren tussen 2007 en 2013 zo gebrekkig dat het niet mogelijk is aan te wijzen wie de boekhouding heeft of hebben gemanipuleerd, noch om vast te stellen hoeveel er verduisterd is. Daarom wijst de kantonrechter een claim tegen de beschuldigde administratrice af.

Lex van Almelo

Het hotel schakelde na vermoedens van fraude het recherchebureau Hoffmann in. Het bureau schat dat van 2007 tot 1 mei 2013 een kleine vier ton aan contanten is verduisterd. De verdenking valt op de administratrice, die "het wel gedaan moet hebben". Want alleen zij had volgens het hotel toegang tot de overzichten en ontving, verwerkte en archiveerde dagafschriften. Ook had ze toegang tot de administraties en mutaties in het bankboek, via de accounts waarmee de boekhouding is gemanipuleerd, en toegang tot de administratiekluis. Bovendien beschikte ze over de noodzakelijke administratieve kennis om de fraude te kunnen plegen en was ze al die tijd in dienst van het hotel.

Later blijkt overigens hoe groot de 'herrie' in het hotel was: ook een collega kon inloggen op het systeem en tenminste één andere collega kon de kluis met contant geld openen.

Het hotel stapt ondertussen naar de kantonrechter in Rotterdam, om de administratrice de schade van de fraude te laten vergoeden. De kantonrechter benoemt in september 2015 een registeraccountant van forensisch onderzoeksbureau Integis. Die moet onderzoeken of de boekhouding is gemanipuleerd om de verduistering van contante bedragen te verhullen. Hij moet de hoogte van de verdwenen bedragen vaststellen en nagaan of (alleen) de administratrice deze manipulaties op haar geweten heeft.

Functievermenging

Deze gerechtelijk deskundige kan er geen sluitend antwoord op geven. Hij kon bij zijn werkzaamheden niet (volledig) steunen op de interne controle en dus niet vaststellen of de (administratieve) mutaties - en de bescheiden en prestaties waarop die zijn gebaseerd - juist en volledig waren, omdat de administratrice zowel een beschikkende, bewarende, controlerende als registrerende functie had. Er waren praktisch geen papieren stukken. Hij kon niet met zekerheid vaststellen wie wat heeft geboekt in de geautomatiseerde financiële administratie, omdat het niet (meer) duidelijk was wie (wanneer) toegang had tot de kluis bij de receptie, respectievelijk bij de administratie.

De deskundige stelt verder vast dat het contante geld in de kluis bij de administratie niet op basis van het meerogenprincipe is geteld, om te zien of de contante bedragen aansloten met de financiële administratie.

Op basis van een 'deelwaarneming' over een kortere periode concludeert hij dat de manipulaties inderdaad de verduisteringen moesten verhullen en dat het niet aannemelijk is dat alle frauduleuze boekingen pas na het vertrek van de administratrice zijn doorgevoerd. Hoeveel contant geld er precies achterover is gedrukt kan de forensisch accountant niet zeggen.

Meerdere 'verdachten'

De kantonrechter wijst de vordering van het badhotel af. Zo blijkt de schade niet vast te stellen en staat het ook helemaal niet vast dat de administratrice de schuldige is. Andere collega's konden immers ook inloggen in het systeem en konden ook in de kluis.

Het hotel had concrete feiten en omstandigheden moeten aandragen om de vordering te onderbouwen. Het gaat hier immers om de eigen administratieve organisatie, bescheiden en systemen van het hotel. De kantonrechter geeft het hotel niet de kans alsnog met belastend bewijs te komen.  De 25 mille van het Integis-onderzoek komen voor rekening van het hotel.

reacties

Reageer op dit artikel

Spelregels debat

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.