Wat is het geval? De werknemer heeft met behulp van data-analyse bankrekeningnummers in kaart gebracht die zowel voorkomen in de crediteurenadministratie als in de personeelsadministratie. Uit de analyse blijkt dat het bankrekeningnummer van een bedrijf hetzelfde is als het bankrekeningnummer waarop het salaris van het hoofd inkoop wordt gestort.

De accountant informeert zijn cliënt dat hij bij aanwijzingen van fraude de leiding dient te informeren omtrent het uitvoeren van een aanvullend onderzoek, maar de accountant wil zijn cliënt natuurlijk ook zoveel mogelijk van dienst zijn. Wat voor een advies kan hij nu geven aan zijn cliënt?

Allereerst is het belangrijk dat de cliënt de betrouwbaarheid van de signalen vaststelt, door te onderzoeken of:

• er daadwerkelijk betalingen zijn verricht op het betreffende bankrekeningnummer;
• er al dan niet een prestatie is geleverd;
• er een relatie bestaat tussen de werknemer en het bedrijf, bijvoorbeeld aan de hand van gegevens in de Kamer van Koophandel.

Op basis van de uitkomsten van dit oriënterende onderzoek zal de cliënt een besluit moeten nemen over het al dan niet uitvoeren van een diepgaander onderzoek en het eventueel inschakelen van een deskundige onderzoeker.

Als de cliënt besluit tot een diepgaander onderzoek zijn, afhankelijk van de situatie, de volgende aandachtspunten van belang:

• Inschakeling van een deskundige onderzoeker. Fraude is niet iets waarmee een cliënt dagelijks te maken heeft, zodat het is aan te bevelen een deskundige onderzoeker in te schakelen, bijvoorbeeld een forensisch accountant. Het niet op de juiste wijze uitvoeren van het onderzoek kan de cliënt immers veel problemen opleveren en veel geld kosten. Het is van belang dat de controlerend accountant wordt betrokken bij de bepaling van de scope van de opdracht, om eventueel dubbel werk te voorkomen. Hij dient in het kader van de controle van de jaarrekening ook de aanwijzingen voor fraude te onderzoeken en kan mogelijk de uitkomsten van het onderzoek van de deskundige hierbij gebruiken.
• Het raadplegen van een advocaat.Tijdens het onderzoek dient steeds de arbeidsrechtelijke positie van de betrokkene in ogenschouw te worden genomen, om de werknemer niet onevenredig te beschadigen. De advocaat kan de cliënt helpen bij het nemen van de juiste beslissingen over de arbeidsrechtelijke positie van betrokkene en het instellen van een procedure tot verhaal. Hij zal er bijvoorbeeld op toezien dat de cliënt in zijn onervarenheid geen verkeerde stappen zet, waardoor het risico bestaat op een hogere schadevergoeding of nietigheid van het ontslag.
• Het veiligstellen van bewijsmateriaal. Om te voorkomen dat bewijsmateriaal wordt vernietigd of gemanipuleerd is het van belang het bewijsmateriaal veilig te stellen. Verder kan het van belang zijn de werknemer zonodig de toegang tot de werkplek te ontzeggen. De cliënt kan hiertoe bijvoorbeeld toegangspasjes, sleutels, en dergelijke innemen en de toegang tot het computersysteem ontzeggen (inclusief inbelfaciliteiten).
• Informeren van de werkomgeving. Om geruchten zoveel mogelijk te voorkomen, moet aandacht worden besteed aan het al dan niet informeren van directe werkomgeving van de betrokkene over de situatie. Hierbij dient te worden voorkomen dat de betrokkene onnodig beschadigd raakt.
• Inlichten van de verzekeringsmaatschappij. Cliënten weten soms niet dat zij verzekerd zijn voor schade als gevolg van fraude, en vergeten daarom de schade op de verzekeringsmaatschappij te verhalen. Is de cliënt verzekerd, dan is het noodzaak de verzekeringsmaatschappij in een vroeg stadium te informeren.

Fraude is een vervelende situatie voor de cliënt. De controlerend accountant kan de cliënt, als zijn vertrouwenspersoon, van adviezen voorzien en hem helpen de schade als gevolg van de fraude te beperken. De accountant kan zijn cliënt van waardevolle tips voorzien over de te nemen belangrijke eerste stappen die vaak in een kort tijdsbestek moeten worden gezet.

Deze stappen zijn essentieel bij fraude en een cliënt krijgt maar één keer de kans om het goed te doen ...

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, KPMG Integrity & Investigation Servces, Michel Grummel, Deloitte Forensic & Dispute Services, Bernard Prins, PricewaterhouseCoopers Dispute Analysis & Investigation Services.