De medewerker van de zorginstelling vindt dit vreemd en vraagt de leverancier om een specificatie van alle betalingen door de zorginstelling met de bijbehorende facturen. Bij ontvangst van de specificatie blijkt dat de zorginstelling naast de reguliere facturen van de leverancier ook privéfacturen van een medewerker van de financiële administratie aan dezelfde leverancier heeft betaald.

Deze bevinding zit de directie van de zorginstelling niet lekker en zij besluit een forensisch accountant nader te laten onderzoeken of meer bedragen ten behoeve van anderen door de zorginstelling zijn betaald. Daarnaast wil de zorginstelling weten hoe de fraude heeft kunnen gebeuren ondanks de van toepassing zijnde maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing.

Onderzoek, zoals cijferbeoordelingen en analyse van facturen, betalingen en specificaties van leveranciers, wijst uit dat het niet alleen ging om betalingen aan de genoemde leverancier, maar ook om betalingen van privéfacturen aan een elektriciteitsbedrijf, waterleidingbedrijf, kabelbedrijf en andere leveranciers (dertig facturen voor een totaalbedrag van circa € 10.000).

De fraude heeft kunnen plaatsvinden doordat de medewerker van de financiële administratie nepfacturen maakte waarvan de bedragen overeenkwamen met echte facturen van de desbetreffende leverancier. De medewerker gaf de factuur een referentienummer dat overeenkwam met het referentienummer op facturen die hij in privé aan de leverancier diende te betalen. Deze nepfacturen werden in de financiële administratie geboekt en ter autorisatie aangeboden aan het hoofd van de desbetreffende afdeling. Deze autoriseerde de 'regulier' lijkende facturen, waarna ze door de medewerker van de financiële administratie voor betalingen werden vrijgegeven. Een ander daartoe bevoegd persoon controleerde vervolgens of de factuur was geautoriseerd en of het bedrag en bankrekeningnummer van de crediteur juist was. Nadat de betaling was verricht zorgde de medewerker van de financiële administratie dat de nepfactuur uit de administratie werd verwijderd.

De medewerker liep in eerste instantie niet tegen de lamp, ondanks het feit dat de additionele bedragen die de zorginstelling via de nepfacturen betaalde aan nutsbedrijven hoger waren dan de privérekeningen van de medewerker bij de nutsbedrijven. De medewerker had namelijk aanzienlijke betalingsachterstanden bij deze nutsbedrijven. Hij liep uiteindelijk tegen de lamp omdat hij een vergissing maakte in het referentienummer, waardoor de leverancier ging bellen. De medewerker gaf het hebben van aanzienlijke privéschulden op als motief voor deze fraude.

De zorginstelling was bekend met de penibele financiële situatie van de medewerker, aangezien een loonbeslag was gevestigd op zijn salaris. De zorginstelling heeft dit feit niet gekoppeld aan zijn functies en bevoegdheden om vervolgens een juiste risicoafweging te kunnen maken. Motivatie, bijvoorbeeld financiële problemen, is één van de hoeken van de fraudedriehoek, naast gelegenheid en druk. Een medewerker met geldproblemen op een sleutelpositie in de onderneming, bijvoorbeeld dicht bij de geldstromen, vormt een mogelijk risico.

Deze rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Dispute Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.