Om tot een definitieve afrekening over te kunnen gaan, moet de gemeente een subsidieverantwoording indienen met daarbij een overzicht van de investeringen voor de aanleg van het fietspad. Deze subsidieverantwoording dient voorzien te zijn van een controleverklaring.

Eind januari 2014 krijgt de accountant van de gemeente het subsidiedossier met daarin onder meer de subsidieaanvraag, de voorlopige toekenning, de stukken van de aanbesteding, de facturen van de aannemer en het proces-verbaal van oplevering waarin de gemeente verklaart dat het fietspad conform het bestek is opgeleverd. Dit proces-verbaal is gedateerd op 23 december 2013. De slotfactuur van de aannemer is gedateerd op 30 december 2013. Voor de uitvoering van deze subsidiecontrole heeft de accountant rechtstreeks contact met het afdelingshoofd openbare werken van de gemeente.

Nadat de accountant een groot deel van zijn werkzaamheden rond de subsidieverklaring heeft uitgevoerd, besluit hij op de terugweg langs de locatie van het fietspad te rijden. Daar aangekomen stelt de accountant vast dat de aanleg nog in volle gang is. De aannemer is op dat moment bezig met het asfalteren van het fietspad.

Naar aanleiding van deze waarneming vraagt de accountant aan de gemeente een nadere toelichting over de subsidieaanvraag en -afrekening. Hieruit blijkt dat de controller van de gemeente niet op de hoogte is van de details rondom de aanvraag. De controller besluit in overleg met zijn directeur om het hoofd van de afdeling openbare werken ter verantwoording te roepen. Deze verklaart desgevraagd dat hij in overleg met de ambtenaar bij de provincie op deze wijze heeft gehandeld. Volgens het afdelingshoofd had dit voor de provincie als voordeel dat zij kon aantonen dat de begrote projecten waren gerealiseerd. Voor de gemeente had het als voordeel dat zij met behulp van de subsidie van de provincie het fietspad kon realiseren.

Zo blijkt dat waarneming ter plaatse in veel gevallen een nuttig controle-instrument is. De accountant heeft zich hiermee behoed voor een onjuiste controleverklaring. Voor de gemeente bracht de oplettendheid van de accountant met zich mee dat zij een aantal verbetermaatregelen heeft doorgevoerd. Eén daarvan is het centraal coördineren van de afhandeling van subsidieaanvragen, zodat niet één ambtenaar of afdeling zelfstandig een aanvraag kan indienen en afwikkelen.

De accountant heeft het bestuur van de gemeente vervolgens gevraagd op welke wijze zij de fraude heeft geredresseerd en welk verbeterplan zij heeft om herhaling te voorkomen. Voorts heeft hij een Wwft-melding gedaan (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

De rubriek wordt verzorgd door: Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic, Jurgen van Vliet, Deloitte Forensic & Dispute Services.