De realisatie van een nieuwe productielocatie vergt ongeveer 15 maanden. Voor deze investeringen werkt NMO vaak samen met 1 hoofdaannemer die de lokale omstandigheden en markt goed kent. Bij het selecteren van onderaannemers en andere partijen heeft de hoofdaannemer zich gecommitteerd aan de procedures die NMO zelf ook toepast bij het aangaan van relaties met haar zakenpartners.

Kort voor de oplevering van haar nieuwe productielocatie in Brazilië constateert NMO een forse en onverwachte budgetoverschrijding. Tijdens een korte interne audit op het project constateert de interne accountant onder meer dat:

1. drie maanden geleden de budgetoverschrijding niet werd voorzien omdat het project nog onder budget zat; en
2. veel relatief kleine onderaannemers zijn ingehuurd.

Op basis van deze bevindingen wordt een specifieke purchase- en procurement-audit gestart.

Uit deze audit blijkt dat de contracten met de onderaannemers telkens in lokale valuta zijn gemaakt. NMO en haar lokale dochterondernemingen rapporteren in Amerikaanse dollars. In lokale valuta was al 8 maanden geleden sprake van budgetoverschrijdingen, maar deze werden ruimschoots gecompenseerd door de gunstige valutakoers. In het laatste kwartaal voor oplevering ging de dollar ten opzichte van de lokale valuta onderuit, waardoor het project in sneltreinvaart onder water kwam te staan. Dit effect werd versterkt door de overeengekomen betaaltermijn van 90 dagen met onderaannemers. Verder bleek uit de audit dat een klein aantal onderaannemers sneller werd betaald dan de rest en bij lokale medewerkers onbekend bleek te zijn.

Op basis van deze laatste bevinding besloot NMO aanvullend financieel forensisch onderzoek uit te voeren. Hieruit bleek dat diverse onderaannemers niet in overeenstemming met het interne NMO-beleid inzake Business Partner Due Diligence waren gescreend. Bij 8 van de 45 onderaannemers werd vastgesteld dat zij kort voor de start van het project waren opgericht, terwijl bij 6 van de 45 een familierelatie bestond tussen hoofdaannemer en onderaannemer. Verder werd geconstateerd dat de totale projectwaarde van deze onderaannemers in totale omvang gering was, maar hun prijsstelling juist relatief hoog ten opzichte van concurrenten. Door het relatief beperkte aandeel van deze onderaannemers waren deze kosten in eerste aanleg niet opgevallen.

NMO heeft sindsdien een eigen afdeling die zich specifiek bezig houdt met het beheersen (purchase, procurement en treasury) van omvangrijke kapitaalintensieve projecten. Hierbij richt zij zich onder meer op de contractposities met onderaannemers (back-to-back, waarbij onder meer onderaannemers de voorwaarden tussen opdrachtgever en hoofdaannemer onderschrijven en pas worden betaald nadat de opdrachtgever heeft voldaan aan de hoofdaannemer), het afdekken van valutarisico's en het strikt toezicht houden op het naleven door de hoofdaannemer van haar eigen procedures ten aanzien van business partner screening.

De rubriek wordt verzorgd door: Bart Graafland, Deloitte Forensic & Dispute Services, Remco de Groot, Ernst & Young Fraud Investigation & Dispute Services, Michel Grummel, Alvarez & Marsal Dispute Analysis Benelux, Ellen van Nimwegen, PricewaterhouseCoopers Forensic.