Data

Wie leidt de digitale dans tussen accountant en klant?

Hoe innovatief moet de accountant zijn? Is het ontbreken van slimme auditsoftware een dealbreaker? En zijn er al klanten die bij een offerte willen weten hoe het accountantskantoor technologie inzet? Een rondgang langs early adaptors. "Als het gaat om de cryptokant van de business, geef je hem in feite een opleiding waar je zelf voor betaalt."

Peter Steeman

It's all about the data stupid, heet een hoofdstuk uit het NBA-rapport Van bankzitter tot sterspeler, de impact van technologie op de accountantscontrole (2019). Het klinkt bijna als een sneer naar degene die de nieuwe tijd niet heeft zien aankomen. "In het segment van grotere organisaties vragen klanten er om. Naast de grotere organisaties is er een nieuw segment van vooral jonge technologiebedrijven die actief zoeken naar een accountant die hen beter begrijpt en een aanpak biedt, die past bij de op technologie georiënteerde dynamiek van hun organisatie." Maar hoe ziet die nieuwe relatie tussen de datagedreven klant en innovatieve accountant er in de praktijk uit? 

Wisselwerking

De gemeente Rotterdam zit midden in de transitie naar een datagedreven organisatie. Het doel: vraagstukken oplossen door het slim toepassen van inzichten uit beschikbare data. Hoe beïnvloedt die digitaliseringsagenda de selectie van de accountant? "IT wordt een steeds belangrijker onderdeel van de controle", aldus Marcel van Gilst, afdelingshoofd Financial Audit bij de gemeente Rotterdam. "De uitvoering wordt steeds meer datagedreven. Van de externe accountant wordt verwacht dat hij in diezelfde ontwikkeling meegaat. Hij moet weten wat de risico’s zijn. Bij de crediteurenadministratie zijn we bezig met robotisering voor een deel van de factuurvastlegging. Daar halen we handwerk weg."

'Je wilt voorkomen dat een accountant zich vier weken opsluit om onze systemen te doorgronden.'

Wat betekent robotisering voor de controleaanpak? "Bij de aanbesteding kijken we daar specifiek naar", zegt Van Gilst. "Wat voor moderniseringen gaan ze de komende jaren toepassen in de financial audit? Het inzetten van data-analyse bijvoorbeeld. Welke kwaliteit moet de data hebben die de verschillende clusters binnen de gemeente aanleveren aan financial audit en de accountant? Als je een dump uit de salarisadministratie hebt, welke velden moeten dan expliciet benoemd worden? Welke parameters moeten daarin zitten om te kunnen gebruiken in een controle? We schrijven niet voor hoe een accountant zijn werkprogramma inricht. Wij zorgen dat we de processtromen en de data op orde hebben, zodat je er andere controletechnieken op los kan laten. Bij de aanbesteding gaf PwC aan dat ze wil meewerken aan de doorontwikkeling van de audit. Het is een wisselwerking."

Prikken

Hoe is dat voor een innovatieve startup? Wat verwacht die van een accountant? Erich Schnoeckel is adviseur blockchain en oud-coo van Finturi, een op blockchain gebaseerd factuurfinancieringsbedrijf. Schnoeckels profiel van de gedroomde accountant is de specialist die "durft te prikken in je verhaal", zegt hij. "Wanneer je je als startup bezighoudt met complexe IT, wil je een accountant die veel in dat segment zit. Hij moet niet alleen de techniek begrijpen maar ook voorbereid zijn. Zich verdiept hebben in de problematiek die hij kan verwachten. De accountant moet innovatief zijn." Toch verwacht Schnoeckel niet dat bedrijven eisen stellen aan de technologie die hun accountant gebruikt bij de audit. "Uiteindelijk beschouw je de accountant als een leverancier. Hoe hij zijn werk doet is een black box.  Als je dat wist, deed je het zelf wel. Je reviewt zijn tarieven. Zijn die marktconform? Veel verder gaat het niet. Accountants worden heel erg op buikgevoel geselecteerd. Voor een ondernemer is een accountant bijna een biechtvader. Eigenlijk moet je het veel rationeler aanvliegen."

'Als we een klant aansluiten op ons systeem krijgt hij sneller inzage in zijn financiële situatie.'

In de praktijk heeft een accountant moeite de innovatiedrift van een startup te volgen, meent Schnoeckel. Zeker als die zich bezig houdt met blockchain toepassingen. "Als startup ben je bezig zelf een nieuwe wereld te ontdekken. Hoe waardeer je een asset als de waarde ervan in tokens wordt uitgedrukt? Finturi maakt van de invoice een token. Tokens worden verhandeld. Dat is best complex. In de praktijk gaat de accountant mee in de redenering die je hem geeft. Onze accountant was vooral behulpzaam bij het umfeld. Je kunt gebruik maken van zijn netwerk. Als het gaat om de cryptokant van de business, geef je hem in feite een opleiding waar je zelf voor betaalt."

Hobbel

Tech startups beoordelen hun accountants niet zozeer op digitale skills, is de ervaring van Martin de Bie, adviseur innovatie bij 216 Accountants. "Dat hoeven ze ook niet. Als beginnende onderneming hebben ze vaak te maken met een samenstellend accountant die vooral gefocust is op het leveren van compliance diensten, zoals de jaarrekening en fiscale aangiften. En ook al zijn ze innovatief, ze hebben meestal een vrij standaard boekhoudpakket."  Als accountantskantoor onderscheidt 216 zich door een sterke focus op het verwerken van de boekhouding, door het jaar heen, aldus De Bie. "Dit vergt een heel ander werkproces dan een traditioneel accountantskantoor hanteert. Met slimme tools, en door gestandaardiseerde data op basis van RGS (referentie grootboekschema), kunnen we niet alleen de klanten sneller bedienen met actuele cijfers, maar ook aangiftes en jaarrekeningen vlotter afwikkelen aan het einde van het boekjaar. Zo zitten we kort op de bal en kunnen we de klant proactief adviseren. Bijvoorbeeld als onze systemen signaleren dat het werkkapitaal de komende maanden waarschijnlijk onder druk komt te staan. Deze werkwijze kunnen we alleen hanteren als we beschikken over actuele administratieve data van kwalitatief hoog niveau."

216 Accountants wordt steeds meer bekend als datagedreven accountant. "Nieuwe klanten zijn gecharmeerd van ons abonnementsmodel, waarin de jaarrekening en fiscale aangifte niet ons belangrijkste product zijn. Als we een klant aansluiten op ons systeem gaat hij sneller inzage krijgen in zijn financiële situatie, wat ondernemers helpt om belangrijke strategische beslissingen te nemen en eventueel extern kapitaal op te halen bij investeerders."

'Je geeft de accountant een plattegrond en die kijkt naar in- en uitgangen.'

Ook als ondernemer en accountant dezelfde innovatiedrang delen loert er een gevaar, aldus De Bie. "De grootste valkuil is te denken dat je als accountant een IT-specialist bent. Dat zijn we niet. Daar past bescheidenheid. Je moet op tijd IT-consultants inschakelen bij de implementatie van nieuwe processen of systemen. Je ziet nu veel ondernemers die snel een webwinkel aan hun bestaande business hebben gebouwd. In zo’n situatie moet je goed nadenken over de implicaties hiervan op de boekhouding en de juiste systemen selecteren en implementeren om de boekhouding efficiënt te voeren. Die expertise hebben veel accountants niet."

Huiswerk

Brian Spaans, head of finance bij bunq, weet precies wat hij zoekt in zijn accountant. "We zoeken een sparringpartner. Hij of zij moet niet alleen verstand hebben van IFRS, maar ook iets snappen van geautomatiseerde processen. Hij moet een beeld hebben van de systemen die we gebruiken. Dat is best lastig want het zijn systemen die we zelf hebben gebouwd. Met beperkte IT-kennis kan je een bedrijf als bunq niet controleren. Je wilt voorkomen dat een accountant zich vier weken opsluit om onze systemen te doorgronden. Dat is zonde van zijn tijd. Je wilt weten wat hij vindt van onze systemen. Welke controles wil hij zichtbaar zien?" Daarvoor voert Spaans gesprekken met accountantskantoren. "Wie sturen ze af op de proposal? Is het alleen een accountant of neemt hij iemand van de IT-afdeling mee? We willen dat de accountant steeds meer kan met de data. We hebben het geluk dat onze accountant zowel RA als RE is. Dat is prettig. Daardoor heb je iemand die het hele spectrum overziet. Dat betekent wel dat je als klant je huiswerk gedaan moet hebben."

Datagedreven NBA

Om facts and figures over de sector beter inzichtelijk te maken, leden beter en proactief te kunnen ondersteunen en de interne bedrijfsvoering te verbeteren, wil ook de NBA meer datagedreven worden. Hiervoor is het nodig meer met standaardoplossingen en standaardapplicaties te gaan werken en gebruik te maken van de mogelijkheden en flexibiliteit die de cloud biedt.

De overgang naar een datagedreven organisatie geschiedt stap voor stap. In 2020 is gestart met nader onderzoek naar wensen en mogelijkheden. Ook is een aantal datagedreven projecten in gang gezet. Het aantrekken van een programmamanager moet in 2021 een impuls geven aan de overgang naar een datagedreven organisatie.

Spaans probeert in de audit de lat ieder jaar hoger te leggen. "Dit jaar heeft Deloitte de wens geuit om meer data-analyse te doen. Daarvan word ik als nerd enthousiast. Zo hebben we de controles op de omzet naar voren gehaald. Vorig jaar deden we dat in mei. Nu vindt die met behulp van data-analyse plaats in januari." Een datagedreven audit kan alleen als je samen optrekt, benadrukt hij. "Je moet eerst goed in overleg. Welke query draai je en welke data gebruik je? Je hebt verschillende datawarehouses waar je de informatie uit kan halen. Wat kunnen we het beste aanleveren en op welke systemen kan de accountant controleren?" Als we een klant aansluiten op ons systeem gaat hij sneller inzage krijgen in zijn financiële situatie "Waar stroomt geld in en uit? Waar kan een softwareontwikkelaar getallen veranderen? Je moet aantonen hoe je dat proces beveiligd hebt. Wat doen we bijvoorbeeld aan fraudedetectie? Verdachte transacties - een particuliere klant die iedere dag duizend euro op zijn rekening krijgt - sporen we op met query's. Doen we genoeg om een boete te voorkomen? Een gegevensgerichte controle wil je zo min mogelijk. Dat heeft niet zoveel nut, met zoveel transacties."

Peter Steeman is tekstschrijver en eigenaar van bureau Tweetekst.

Gerelateerd

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.