Discussie Opinie 04 september 2020

Accountant, don't waste your time

We bevinden ons duidelijk in crisistijd. Klanten zijn bereid te zoeken naar goedkopere alternatieven dan een accountantskantoor. Maar als ik met accountants en assistenten spreek hoor ik vaak dat iedereen het heel erg druk heeft. Met innovatieve projecten of procesverbetering? Nee hoor, daar hebben we helemaal geen tijd voor.

Richard Knops

Als wij ons blijven focussen op standaardwerkzaamheden als samenstellen van de jaarcijfers en controle hiervan (en alles wat hiermee samenhangt), ben ik er zeker van dat we vroeg of laat onze relevantie gaan verliezen voor klanten. Wat nu dan?

Lean Six Sigma

In gesprek met Tracy O’Rourke en Elisabeth Swan, ceo’s werkzaam voor Goleansixsigma.com, ben ik gaan kijken of Lean Six Sigma een bijdrage kan leveren aan onze procesoptimalisatie en innovatie. Lean Six Sigma is een bewezen tool en mindset, die processen wezenlijk kan verbeteren. Door onze procedures eens kritisch onder de loep te nemen en te analyseren, ben ik overtuigd dat wij doorlooptijden van opdrachten kunnen reduceren en kwaliteit van dossiers kunnen verbeteren, waardoor we meer tijd overhouden om innovatie te kunnen doorvoeren. Het aantal klanten dat overstapt omdat ze lang moeten wachten op hun stukken en beantwoording van e-mails, zal verder duidelijk verminderen.

Denk eens na in jouw organisatie: is je onderhanden projectenpositie op dit moment laag? Is er sprake van gelijke belasting van personen binnen de organisatie? Zijn werkzaamheden overdraagbaar binnen en buiten de organisatie? Zijn administraties perfect geboekt? Wordt het talent van alle medewerkers wel voldoende benut? Is er sprake van weinig reistijd? Als je nee zegt, is er werk aan de winkel.

Programma’s als Caseware, Audition, MLE en Infine zijn veel gebruikte rapportgenerators, wat zorgt voor kwalitatief hoogwaardige rapportages die voldoen aan de vereiste wet- en regelgeving. Maar zijn de  werkprogramma’s ook zo effectief? Vaak worden ze door iedereen anders geïnterpreteerd en ingevuld. Ook kan het zijn dat uitleg over deze software door collega’s onzorgvuldig plaatsvindt en kennis onvoldoende wordt gedeeld.  Komen de juiste vragen tot uitdrukking bij de juiste opdrachten? Test dit eens bij jouw kantoor.

Waar vrijwel overal gebruik wordt gemaakt van het scannen en herkennen van facturen en inlezen van elektronische bankafschriften, wordt nog maar mondjesmaat gewerkt met RGS; het grootboekrekeningschema gebaseerd op een gestandaardiseerde codering van financiële gegevens. Wat zouden we voor tijdwinst boeken als iedereen hetzelfde rekeningschema hanteert. Hoe mooi zou de benchmark zijn voor al onze klanten.

Tijdens ons eindejaarsgesprek richten we ons vaak op de kengetallen, waaronder solvabiliteit, werkkapitaal en rentabiliteit. Kengetallen zeggen mijns inziens te weinig over de continuïteit van de onderneming. Als je het mij vraagt zegt de procesanalyse veel meer over de kwaliteit van de onderneming. Door ons meer te focussen op de processen en de sleutelfunctionarissen zal ook de non financial informatie (waaronder de wicked problems) veel meer aan bod komen.

Procesverbetering en innovatie

Tracy O’Rourke en Elisabeth Swan van Lean & Six Sigma, ook bekend van de podcast Just-in-Time Café (iTunes), leggen mij uit hoe accountants in Nederland hun klanten in de toekomst kunnen helpen op het gebied van procesverbetering en innovatie. “Look at the processes you are involved in, what causes pain to the customer or to you; the people working in the process? Educate yourself on the ‘8 wastes’. Train yourself to start to ‘see’ the waste in processes. Then ask, how the waste can be minimized and how the process can be simplified. It can be done! Accounting is one of those universal processes, it exists in so many industries!”

Waar wachten we nog op? Als we nu niks doen, denk ik dat onze branche ook in crisis zal raken. Ik denk dat nu het juiste moment is aangebroken om de standaardwerkzaamheden te optimaliseren en toe te gaan naar de volgende stap, waarin we onze big data binnen en buiten kantoor gaan combineren om op een hoger niveau onze klanten te gaan helpen. Daar waar alternatieven geen oplossing voor bieden.