Weg met die spreadsheets!
Over de toekomst van business performance management.
Michael Lengenfelder
We leven in een tijdperk van grote technologische veranderingen, marktschommelingen, enorme hoeveelheden data en strengere regelgeving. Kortom: de wereld is complexer dan ooit. Hierdoor wordt het voor financiële beslissers steeds lastiger om bedrijfsprestaties te plannen en te analyseren. Het is dan ook niet vreemd dat zij tools voor business performance management omarmen om een scherper beeld te krijgen en concurrentievoordeel te behalen.
Volgens onderzoek door BARC en BPM Partners ondersteunt 80 procent van alle organisaties hun traditionele planningsprocessen inmiddels met speciale planningsoplossingen. Verrassend genoeg gaf ook 69 procent van de organisaties aan nog altijd gebruik te maken van Excel en data handmatig te importeren en exporteren, alsof de technologie de afgelopen 25 jaar heeft stilgestaan. Zijn bedrijven dan wel echt zo ver als het op business performance management aankomt? En welke stappen kunnen ze nog zetten?
Strategisch en voorspellend
De belangrijkste vier gebieden waar business performance management volgens het onderzoek nog verschil kan maken zijn:
- Strategische planning: Maar liefst 92 procent van de organisaties ziet de integratie van de strategische, financiële en operationele planning als een maatregel die sterke toegevoegde waarde biedt of zelfs een belangrijke vereiste is voor effectief bedrijfsmanagement. Toch heeft slechts 34 procent van alle ondervraagde bedrijven hun strategische en operationele kortetermijnplanning grotendeels of volledig geïntegreerd.
- Het gebruik van simulaties: De helft van de bedrijven (51 procent) vindt het gebruik van simulaties om de impact van belangrijke beslissingen beter te kunnen inschatten enorm belangrijk voor hun bedrijfsvoering. Maar slechts veertig procent van alle mkb-organisaties is van plan om op de middellange tot lange termijn simulaties te omarmen.
- Planning op basis van value drivers: Met value drivers kan vastgesteld worden welke factoren de waarde van een bedrijf beïnvloeden of bepalen. Denk hierbij aan variabelen zoals klantgedrag, productiekosten of personeelsverloop. Bedrijven in de regio Asia Pacific (59 procent) zetten al volop in op het analyseren van deze value drivers. Organisaties in Noord-Amerika (49 procent) en Europa (40 procent) blijven daarbij wat achter.
- Predictive planning: Meer dan de helft van alle ondervraagde organisaties is geïnteresseerd in predictive planning en van plan om daar in de toekomst gebruik van te maken. Dit heeft namelijk diverse voordelen, zoals de mogelijkheid om gesuggereerde waarden in het budgetterings- en prognoseproces op te nemen, verificatie en kwaliteit van de handmatige planning te borgen en de intern beschikbare data beter in te kunnen zetten.
Nauwkeurig en geautomatiseerd
Binnen business performance management zal ook de inzet van AI onmisbaar gaan worden. De technologie kan financiële afdelingen de volgende voordelen bieden:
- Datakwaliteit: Binnen gebieden zoals het opsporen van onregelmatigheden kan AI worden ingezet om uiteenlopende gegevensbronnen te scannen. Hierdoor worden potentiële afwijkingen veel sneller uitgelicht.
- De nauwkeurigheid van prognoses: AI is in staat om grotere datavolumes te verwerken. Dit helpt bij het identificeren van factoren die een grote impact hebben op de prognose, zoals historische trends en seizoensinvloeden.
- Procesautomatisering: Ook is AI ideaal voor het reduceren en voorkomen van menselijke fouten door het automatiseren van monotone processen, zoals gegevensinvoer, budgettering en rapportage.
- Signalering van cruciale data en trends: Als laatste kan AI worden ingezet als kostenefficiëntere methode voor het uitlichten van opvallende patronen in de data, zodat financiële professionals die nader kunnen analyseren en vervolgens actie kunnen ondernemen.
De technologie is er dus al, maar het is aan organisaties om deze ook echt voor hen te laten werken.
Vaarwel Excel
Business performance management is belangrijker dan ooit in deze complexe tijden en er zijn meer dan genoeg kansen om hiermee aan de slag te gaan. Door het integreren van financiële en operationele data kunnen organisaties een 360-graden overzicht op de bedrijfsprestaties krijgen, een nieuwe invulling geven aan de manier waarop zij groei mogelijk maken, de efficiëntie opvoeren en de concurrentie voorblijven. Maar daarvoor moeten organisaties wel de juiste tools en processen omarmen. En bovenal: definitief afscheid nemen van Excel.