Magazine

'Een soms wel erg laconieke houding'

Slechte dossiers, onvoldoende onderbouwing van de controleaanpak, niet goed beargumenteerde steekproeven en andere tekortkomingen. De controle van scholen voor voortgezet onderwijs is bij een aantal kleine kantoren onder de maat. “Dat kan zo niet doorgaan”, vindt het ministerie van OCW. Een seminar moet verbetering bieden.

Dit artikel is verschenen in de Accountant nr. 9, 2007

Bekijk alle artikelen uit dit nummer

» Download dit artikel in pdf

William Rothuizen

Het voortgezet onderwijs - ongeveer zeshonderd scholen - ontvangt van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) 5,5 miljard euro per jaar. De scholen krijgen het geld op basis van een vast bedrag per leerling. De schoolbesturen stellen een openbare accountant aan die bij de opgave van het aantal leerlingen een verklaring afgeeft. Het accountantswerk voor deze ‘VO-scholen’ is voor 81 procent ondergebracht bij de vier grote kantoren. Negentien procent, ofwel 58 schoolbesturen, kozen voor een klein of middelgroot kantoor.

Niet op orde

De departementale auditdienst van OCW oefent toezicht uit op het werk van accountantskantoren die de onderwijsinstellingen controleren. Volgens een aselecte keuze worden jaarlijks enkele tientallen dossierreviews uitgevoerd, zonodig aangevuld met een controle bij een of meer scholen. Bij de reviews van 2006 was het oordeel over het werk van de grote kantoren positief. Bij de groep ‘overige kantoren’ was het beeld een stuk minder rooskleurig: uit de reviews bleek dat de helft van de kleine kantoren die VO-scholen controleren dezaken niet op orde had.Eind jaren negentig wees een evaluatieonderzoek uit dat er op dit gebied over de hele linie nogal wat mankeerde.

De grote kantoren gingen er wat aan doen. Ze stelden onderwijscoördinatoren aan en maakten standaardwerkprogramma’s voor de controle van VO-scholen, programma’s die van tevoren door de departementale auditdienst werden beoordeeld. Maar bij een aantal kleine kantoren is een achterstand blijven bestaan. Deze kleine kantoren bedienen naast hun mkb-praktijk in vele gevallen slechts één school, hooguit twee. Elk jaar opnieuw blijft ongeveer de helft van de kleine kantoren bij de controle van VO-scholen onder de maat.

Protocol

Wat mankeert er aan het werk van de kantoren die ondermaats presteren? René Loep, plaatsvervangend directeur van de auditdienst van OCW: “We zien brede tekortkomingen in de kwaliteit: slechte dossiers, onvoldoende onderbouwing van de controleaanpak, steekproeven worden niet goed beargumenteerd, risico-inschattingen zijn niet goed op orde, men beweert te steunen op de interne controle terwijl men dat niet hard kan maken. En wat wij als OCW zeer storend vinden is dat men zich niet verdiept in onze controleaanwijzingen, het protocol. Een accountant die betrekkelijk weinig tijd aan onderwijs besteedt zou juist dáár eens goed naar moeten kijken. Maar we merken dat ze dat vaak niet doen. De overheidscontrole kent een aantal specifieke aandachtspunten maar die komen bij hen niet of maar gedeeltelijk aan de orde. Ze controleren scholen alsof het ondernemingen zijn.”

Onderschatten

De auditdienst heeft sterk de indruk dat veel kleine kantoren de controle van de scholen onderschatten. Ze doen het ‘te gemakkelijk’. Ook ziet de auditdienst nogal eens een erg lakonieke houding bij de accountants die op hun werk worden aangesproken. Ondernemen de grote kantoren in zo’n geval snel actie, kleine kantoren reageren soms in de geest van: ‘Hebben ze kritiek, nou, dan hebben ze maar kritiek.’

Een voorbeeld: een accountant verwijt OCW: “Jullie scoretabel laat zo weinig ruimte voor professional judgment.” OCW: “Je mist gewoon een aantal punten en je hebt je controle niet goed gedocumenteerd.” De accountant: “Ik ben op de juiste wijze tot mijn oordeel gekomen, dus wat wil je eigenlijk van mij?”

Redelijk simpel

De controle van onderwijsinstellingen vereist van een accountant een bepaalde mate van inzicht en specifieke kennis, maar het gaat hier niet om een specialisme, ook al zegt het wel wat dat de grote kantoren over onderwijsgroepen beschikken. Bij de controle van universiteiten en hogescholen is de problematiek soms ingewikkeld. Maar bij scholen voor voortgezet onderwijs is die redelijk simpel. In principe kan ook de accountant van een klein kantoor die zich in deze materie heeft verdiept zo’n controle goed uitvoeren.

En toch doet dus elk jaar de helft van de kleine kantoren het niet goed. “Dat kan zo niet doorgaan”, zegt Loep. “Het gaat om heel veel geld, overheidsgeld dat goed en rechtmatig moet worden besteed. We kunnen niet elk jaar alle desbetreffende kantoren gaan reviewen, dus de kwaliteit moet omhoog!”

Seminar

Het NIVRA onderkent het probleem. “We willen de kleine kantoren waarover het hier gaat duidelijk informeren wat de controle van scholen voor voortgezet onderwijs precies betekent”, zegt Koos Vos. Dat zal gebeuren in de vorm van het VERA-seminar ‘Accountants betrokken bij het voortgezet onderwijs: Blijf bij de les!’ op 20 september 2007. In dit seminar, een samenwerking van OCW en NIVRA, zal onder meer de systematiek van het controleprotocol aan de orde komen. In een SRA-bijdrage staat de vraag centraal: Hoe ga je als klein kantoor om met branchekeuzes?

Is één seminar voldoende om om de zwakke broeders bij te spijkeren?

“Ik denk van wel”, zegt Loep. “Als wij van OCW, samen met NIVRA en SRA, maar goed benadrukken dat we het niet meer pikken dat er op zo’n schaal ondermaats wordt gepresteerd.”

Meer aandacht voor kleine kantoren

Het seminar voor accountants die scholen voor voortgezet onderwijs controleren past in de doelstelling van het NIVRA om meer aandacht te besteden aan de positie van de kleine kantoren en de problemen waarmee ze te maken hebben. Kwaliteitstoetsingen hebben laten zien dat daar zeker aanleiding voor is. Piet Nobel, die twee termijnen voorzitter was van de Platformcommissie MKB, is van Deloitte naar het NIVRA-bureau overgekomen om als ‘coördinator MKB’ te inventariseren wat er bij de kleine kantoren speelt en waar de beroepsvereniging een rol kan vervullen. Binnenkort verschijnt een ‘Handboek kleine kantoren’ met aanwijzingen voor het sneller implementeren van regelgeving en de naleving daarvan. Nobel werkt aan de opstelling van een sterkte/zwakte-analyse van de kleine kantoren, als uitgangspunt voor het zoeken naar verbeteringen en mogelijke oplossingen. Maar hij benadrukt dat de kleine kantoren daar vooral zelf veel aan kunnen doen.

Stappen bij slecht presteren

De Departementale Auditdienst van OCW kent een regeling voor het omgaan met accountantskantoren die niet goed presteren. De eerste stap is dat ze het werk over mogen doen. Verdere stappen kunnen leiden tot een tuchtzaak of tot de boodschap aan een schoolbestuur dat het een andere accountant moet nemen. Doet een kantoor het werk over, dan wordt het volgende jaar een ‘herhalingsreview’ uitgevoerd.

Gerelateerd

Aanmelden nieuwsbrief

Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.