Opinie 27 juni 2011

Compliance officer bij klein mkb-kantoor

Sinds de invoering van de Wta heeft de compliance officer zijn intrede gemaakt in accountantsland. Deze figuur komt in twee varianten voor: intern en extern. Met name over die laatste bestaan twijfels.

Immers, voorwaarde voor het functioneren van een compliance officer is dat hij zich regelmatig laat zien en aanspreekbaar is. Dat is voor een externe nauwelijks in te vullen.

Het aanstellen van een compliance officer is voor accountantskantoren alleen verplicht als zij een oob-vergunning hebben. Niettemin durf ik de stelling wel aan dat alle grotere (mkb-) accountantskantoren (zeg vanaf enkele honderden medewerkers) niet zonder compliance officer kunnen: deze functionaris is daadwerkelijk nodig om de organisatie strak te houden.

Toegegeven, in het verleden bestond die functie niet, maar de kwaliteitsbeheersing liet dan ook te wensen over, zoals we tegenwoordig beseffen. De invoering van de Wta heeft ons in dat opzicht wijzer gemaakt. Gezien de omvang van deze kantoren, zal men het in algemeen de functie intern kunnen vervullen.

Voor kleinere mkb-accountantskantoren (zeg tot honderd medewerkers) ligt dit anders. De noodzaak voor een compliance officer is niet op voorhand duidelijk. Invulling zal vaak extern moeten gebeuren, bij gebrek aan geschikte interne kandidaten. Het is het maar de vraag of een externe kracht de functie effectief kan vervullen. Waarom zou men in zo'n klein kantoor dan toch een compliance officer willen aanstellen?

De ervaring leert dat de aanleiding tot het aanstellen van een externe compliance officer bij kleinere kantoren vaak is gelegen in een aankomende externe toetsing, of een probleem bij een lopende toetsing. Maar in dat geval is er eerder aanleiding om een kwaliteitsadviseur of coach in te schakelen voor het toetsingtraject, dan een permanente functie te creëren.

Soms is er een blijvende behoefte aan vaktechnische ondersteuning, met name in de assurance-praktijk. Bij kleinere kantoren is dit vaak slechts een marginaal gedeelte van de gehele praktijk, en de deskundigheid en ervaring binnen het kantoor is navenant beperkt. Dat is echter geen compliance functie, maar een adviesfunctie.

Ik zou zeggen dat de rechtvaardiging van het aanstellen van een compliance officer gelegen moet zijn in de governance-structuur van het kantoor. Bijvoorbeeld als er geen scheiding is tussen bestuur en externe accountants.

In de traditionele situatie van meerdere accountants die samen de leiding van kantoor vormen, is er reden om een externe compliance officer aan te stellen, omdat hij iedereen op de vingers kijkt en zonodig aanspreekt, wat onder collega's soms lastig is.

Een andere reden kan bijvoorbeeld zijn dat de span of control van het bestuur erg groot is, bijvoorbeeld bij meerdere vestigingen. In dat geval kan de compliance officer het bestuur ondersteunen in het uitdragen van beroepsethische opvattingen en het toetsen van de naleving daarvan.

Een externe compliance officer kan in een klein mkb-kantoor naar mijn oordeel alleen effectief functioneren indien de eigenlijke compliance-functie wordt gecombineerd met de hiervoor geschetste adviesfunctie. Want alleen op die manier kan hij voldoende aanwezig zijn en voldoende zichtbaar.

Mijn conclusie is daarom dat het voor een klein accountantskantoor zinvol kan zijn een externe compliance officer aan te trekken, maar alleen indien de governance-structuur van het kantoor er om vraagt, en mits er een blijvende adviesfunctie mee kan worden verbonden.