Categorie: wet- en regelgeving audit 
Onderwerp: permanente dossiers en cliënt identificatie
Regelgeving: WWFT en NBA-handreiking 1124

Vraag

Wij zijn bezig om onze permanente dossiers te updaten en te digitaliseren en hebben een vraag over de identificatie van personen. Moet er een kopie identiteitsbewijs in het dossier zitten en moet deze recent zijn?

Antwoord

Er hoeft geen kopie identiteitsbewijs in het dossier te zitten. Wel moet uit het dossier blijken welk identiteitsbewijs is gebruikt om de identiteitsgegevens van de cliënt te verifiëren. Het identiteitsbewijs waarvan de kopie in het dossier zit of waar naar verwezen wordt, mag - afhankelijk van uw risico-inschatting, waarover hierna meer - verlopen zijn.

Een cliënt moet worden geïdentificeerd. Dat wil zeggen dat de identiteitsgegevens van de cliënt bekend moeten zijn. Daarnaast moeten deze worden geverifieerd. Diensten verlenen aan anonieme cliënten is niet toegestaan.

De Wet ter voorkoming van Witwassen en Financieren van Terrorisme (WWFT) geeft specifieke aanwijzingen voor de vastlegging van de identiteits- en verificatiegegevens. Van een natuurlijk persoon dient het volgende te worden vastgelegd (zie artikel 33 van de WWFT en paragraaf 3.14 van de NBA-handreiking 1124 Richtsnoeren WWFT):

Ter identificatie

• Geslachtsnaam
• Voornamen
• Geboortedatum
• Adres en woonplaats dan wel plaats van vestiging

of een afschrift van het document met persoonsidentificerend nummer waarmee de identificatie heeft plaatsgevonden.

Ter verificatie

• Aard van het identiteitsbewijs
• Nummer
• Datum
• Plaats van uitgifte

of een afschrift van het document met persoonsidentificerend nummer waarmee de identificatie heeft plaatsgevonden.

Bij het bepalen hoe de verificatie gebeurt (en of u dus al dan niet een afschrift van het document opneemt in het dossier) is het verstandig om rekening te houden met uw cliëntgerichte inschatting van het risico op witwassen (dus risico gebaseerd). Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 3.6 van de NBA-handreiking 1124. Het is mogelijk de WWFT na te leven zonder kopieën van ID-bewijzen in het dossier te hebben.

Houd ook rekening met artikel 3 lid 8 WWFT. Dit gaat over het actueel houden van gegevens door het treffen van adequate, op risico gebaseerde maatregelen. Aan de hand van uw cliëntgerichte inschatting van het risico kunt u variëren in de periodiciteit en de aard van de maatregelen om cliëntgegevens actueel te houden. Het is verstandig hier beleid voor te bepalen.