Ondernemingsrecht

De 403-verklaring; als je het doet, doe het dan goed!

Met een zogenoemde 403-verklaring kan vrijstelling worden verkregen van de verplichting om jaarrekeningen te deponeren. Maar dan moet je het wel goed doen. En dat gebeurt helaas heel vaak niet. Waar moet je op letten?

Joop Werner

In artikel 2:403 van het Burgerlijk Wetboek (BW) staan voorwaarden waaronder een bv is vrijgesteld van de deponeringsplicht. In de praktijk wordt bijna altijd alleen gesproken over de zogenoemde '403-verklaring'. Daarmee wordt een aansprakelijkheidsverklaring bedoeld van een rechtspersoon die de financiële gegevens van de vrij te stellen bv opneemt in een geconsolideerde jaarrekening. Artikel 2:403 BW bevat echter meer eisen, waar vaak niet aan wordt voldaan. De aansprakelijkheidsverklaring mag bovendien niet te beperkt zijn. Ook dat gaat regelmatig mis.

De aansprakelijkheidsverklaring van de consoliderende rechtspersoon moet inhouden dat die rechtspersoon zich hoofdelijk aansprakelijk verklaart voor alle openstaande en latere schulden uit rechtsverhoudingen die de vrij te stellen bv tot dan is aangegaan of daarna nog aangaat. Worden in de verklaring beperkingen aangelegd, bijvoorbeeld tot alleen schulden uit nieuwe rechtsverhoudingen, dan kunnen schuldeisers zich 'slechts' op de inhoud van de afgelegde verklaring beroepen, maar is niet voldaan aan de vrijstellingsvereisten.

Alle aandeelhouders

Veel vaker wordt vergeten dat alle aandeelhouders van de vrij te stellen bv jaarlijks na aanvang van het boekjaar en voor vaststelling van de jaarrekening schriftelijk moeten verklaren in te stemmen met afwijking van de jaarrekeningvoorschriften. En dat ook die verklaringen moeten worden gedeponeerd. Ook voor deze eis geldt, dat als daar niet aan is voldaan, de schuldeisers zich wel kunnen beroepen op de aansprakelijkheidsverklaring, maar dat niet is voldaan aan de vrijstellingsvereisten.

Het bestuur van de vrij te stellen bv moet ook nog steeds gewoon een - zij het sterk verkorte - jaarrekening opmaken, de financiële gegevens van de vrij te stellen bv moeten worden geconsolideerd in een geconsolideerde jaarrekening van de groepsmaatschappij die de aansprakelijkheidsverklaring heeft afgelegd, en die geconsolideerde jaarrekening moet worden gedeponeerd.

Zorgvuldig

Is niet aan alle voorwaarden voor vrijstelling voldaan, dan geldt géén vrijstelling van de deponeringsplicht en moet de bv dus zelf deponeren. Doet zij dat niet, dan kan dat reden zijn voor bestuurdersaansprakelijkheid. In faillissement staat in dat geval zelfs vast dat sprake is geweest van kennelijk onbehoorlijke taakvervulling en zijn de bestuurders in principe aansprakelijk voor het hele boedeltekort. Alle reden dus om hier elk jaar weer heel zorgvuldig naar te kijken!

Boekhoudverplichting

Van belang is tot slot dat het afleggen van een 403-verklaring de vrijgestelde bv niet ontslaat van haar boekhoudverplichting. Daar moet zij onverkort aan blijven voldoen. Hetzelfde geldt voor de consoliderende groepsmaatschappij. Die hoeft daarnaast niet ook (rechtstreeks) inzicht te geven in het vermogen en resultaat van de vrijgestelde bv, maar wél in de eigen verplichtingen die voortvloeien uit de afgelegde hoofdelijke aansprakelijkheidsverklaring.

De grote voorvraag die altijd zou moeten worden beantwoord, maar kennelijk nogal eens wordt overgeslagen, is natuurlijk of de voordelen van de 403-verklaring wel opwegen tegen de extra verplichtingen en aansprakelijkheidsrisico's.

Joop Werner is advocaat/partner ondernemingsrecht bij Schaap Advocaten Notarissen in Rotterdam.

Gerelateerd

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.