Controleren van pure en harde werkelijkheid

De ware liefde van de Accountant 3.0

Zoals u wellicht weet ben ik de bedenker van de term Accountant 3.0. Inmiddels wordt deze term gekopieerd door collega's die de term positief en innovatief vinden klinken.

Pieter de Kok

Dat vind ik zelf ook, maar het is niet alleen de uitstraling en klank van die term die ik zo lekker vind. Er zit een idee achter. Sterker nog, ik heb er ruim tien jaar over nagedacht. En nog altijd is het gedachtegoed van Accountant 3.0 in ontwikkeling. 

Waarom houdt die ontwikkeling van het vak mij nou zo bezig?

In de eerste plaats ben ik groot liefhebber van het enige vak waarin mensen, emoties, ondernemerschap en vertrouwen enerzijds en processen, interne checks & balances en financiële transacties anderzijds, zonder rimpeling in elkaar overlopen. Acteren in dat speelveld is bijzonder leuk en boeiend.

In de tweede plaats moeten we dit vak zien als een ambacht dat steeds verandert. Het vak bestaat immers al sinds het einde van de achttiende eeuw. In den beginne werd elke transactie en elke florijn handmatig één voor één gecontroleerd. Iets wat we héél lang hebben volgehouden: vinken, checken, vinken. In de geest van Accountant 3.0 kunnen we meer bakens gaan verzetten. De integratie van technologie maakt de controle smart en geeft ruimte om echt te luisteren naar ondernemers. Het is belangrijk om hun zorgen mee te nemen in het ontwikkelen van een goede 3.0-controleaanpak die meerwaarde heeft, waarmee je voorbij de jaarrekening kijkt en controleert met een 'fun-factor'.

Welke mindset is nodig voor een 3.0-controleaanpak?

Sommigen spreken over de controle van de jaarrekening. Zelf spreek ik liever over de controle van honderd procent van de werkelijkheid. De pure en soms harde realiteit met een goed begrip van het landschap waarin de onderneming opereert. De controle van de jaarrekening is niet het doel, maar de uitkomst van een proces gericht op het begrijpen wat er gebeurt, door het interpreteren van data en het valideren van wat we zien.

Daarnaast moet er ruimte zijn om niet alleen achteruit, maar ook vooruit te kijken: predictive analytics zal stap voor stap zijn weg gaan vinden in de 3.0-aanpak. Dat zal vast nog niet lukken bij iedere audit, maar dit is een belangrijke mindset die nodig is om de controleaanpak te veranderen. Want dat is wat ik nu graag zie: een sectorbrede transitie van een systeemgerichte aanpak naar een primair gegevensgerichte aanpak. In zo'n aanpak kunnen we nog steeds aandacht hebben voor systeemelementen, maar alleen als het relevant is. Anders niet.

Wat is er dan mis met een systeemgerichte aanpak?

Vanaf eind jaren zeventig in de vorige eeuw is de controlesystematiek van accountants langzaam veranderd. De focus op het controleren van transacties werd losgelaten en in stappen is een zogenaamde risicogebaseerde systeemgerichte controleaanpak ingevoerd. Door de marktwerking (het bleek een nogal efficiënte aanpak te zijn) is deze aanpak in de jaren tachtig en negentig verder geoptimaliseerd. En vandaag de dag is risk based, system rely nog steeds dé controleaanpak. Sterker nog, klassen vol studenten worden nog altijd opgeleid met deze methodologie.

Met een systeemgerichte bril op kijken we niet meer sec naar de onderliggende transacties, maar steunen we bij voorkeur op de kwaliteit van de interne checks & balances van ondernemingen. Is de onderneming in control dan worden er minder onderliggende transacties gecontroleerd, want de aanname is dat veel fouten reeds door interne checks & balances van de onderneming zijn gecorrigeerd. Eerst handmatig, de laatste jaren steeds meer geïntegreerd in ICT-systemen. Dit laatste is voor veel accountants een lastig onderwerp. Want hoe weten we of die geautomatiseerde checks & balances echt werken?

'Hele volksstammen zagen de computer als een black box en hebben er een weg omheen gevonden.'

Hele volksstammen zagen de computer als een black box en hebben er een weg omheen gevonden. En naar het schijnt gebeurt dat nog steeds massaal. Los daarvan toetsen accountants ook nog altijd kilo's checks & balances op hun werking. Daarbij moet eigenlijk worden opgemerkt dat de onderneming die controles wel op papier heeft gezet, maar in de praktijk zelden zelf (of op een juiste manier) uitvoert. In het luchtledige controleren is dat dus. Het geeft vooral goede dossiervulling (25 proceduretesten hier, een deelwaarneming daar en een dossier ziet er al snel indrukwekkend uit), maar het zegt uiteindelijk helemaal niets. Gelukkig kijkt de AFM steeds scherper mee (zie de anekdotische AFM-rapporten 2010-2012) en is er tegenwoordig wat meer aandacht voor ICT en het vraagstuk: "Wat controleert de onderneming nu echt zelf en in hoeverre kunnen we daar op steunen?"

Heel veel mensen hebben mij de zin en onzin van een systeemgerichte aanpak proberen uit te leggen. In theorie begrijp ik het, maar in de praktijk zie ik een weerbarstigheid die systeemgericht controleren devalueert tot bungyjumpen met een iets te lang elastiek. De schijnzekerheid van de systeemgerichte aanpak is een bijzonder treurig fenomeen en het is tijd om daar afscheid van te nemen. Ik wil terug naar de basis. Feiten en transacties controleren. Gegevensgericht en bottom-up. Zo. Dat is gezegd.

Wat maakt 3.0-controleren zo anders?

In het e-book Data-analyse en process mining als basis voor de story of the audit vind je alle informatie over de 3.0-aanpak en hoe je die als accountant kunt implementeren. In dit artikel licht ik de drie stellingen toe die de basis vormen voor een Accountant 3.0 aanpak.

1. Controleren 3.0 begint bij een bottom-up denk- en werkwijze.

Ik maak dingen graag simpel. Ik geloof niet in de complexiteit van risk based, system rely en de bijhorende checklists, interviews, lijncontroles, systeemtesten en proceduretesten. De Accountant 3.0 is gewoon honderd procent gegevensgericht, met inzet van slimme data-analyse, process mining en data-visualisatie tools. Voor het toepassen van data-analyse moeten we echter wel overtuigd zijn van de kwaliteit van de data.

Ik geloof verder in het controleren op basis van kennis van de ondernemer en de onderneming. En ik geloof in controleren op basis van gezond verstand. Een periodieke focus (bijvoorbeeld elke drie maanden) op maximaal tien audit issues is prima. Voor de meeste ondernemingen is dit al veel en de meest kritische bedrijfsprocessen vallen in de praktijk binnen zo’n audit scope.

Deze audit issues kunnen checks & balances-vraagstukken zijn (doet men wat is afgesproken) of waarderings- en inschattingsvraagstukken. In de top tien audit issues zit uiteraard ook een aantal zorgpunten van de ondernemer. Bijvoorbeeld zorgpunten die indirect een post van de jaarrekening raken, zoals de doorlooptijd van een offerteproces of de kwaliteit van klachtafhandelingen.

Met data-analyse kun je deze aspecten in kaart brengen. Met behulp van slimme visualisaties van de bevindingen vertel je het verhaal van de audit. Een mix van transactie- en procesanalyse, in combinatie met de juiste vragen. Wat gaat er fout? Wie is er verantwoordelijk? Hoe lossen we het op? Op die manier gaat de controleaanpak echt leven voor de ondernemer.

Ik geloof als liefhebber van het vak dus in het auditen op basis van honderd procent van de rauwe werkelijkheid, op basis van process mining en data-analyse, ondersteund door storytelling. Een close-to-real-time assurance board. In deze volgorde: eerst kijken, dan de diepte in.

'Het loslaten van een systeemgerichte mindset is niet voldoende.'

2. Controleren 3.0 kan niet zonder de inzet van process mining

Wat maakt controleren nu echt 3.0? Alleen het loslaten van een systeemgerichte mindset is niet voldoende. En alleen de stap naar data-analyse is ook nog geen Accountant 3.0. Deze techniek bestaat immers al sinds 1987! Daarnaast schermen veel kantoren wel met de toepassing van data-analyse, maar in de praktijk ontbreekt vaak de diepgang.

Process mining is een prachtige techniek die de stap naar een 3.0-aanpak verder inhoud geeft. Met deze techniek analyseren wij de meest relevante bedrijfsprocessen, zoals een inkoopproces (inkoopfacturen), een pay-rolling-proces (geregistreerde uren) of een verkoopproces (verkoopfacturen).

Bedrijfsprocessen zijn ontworpen om doelstellingen te realiseren, risico's te beperken en resultaten te delen. Ze vormen het fundament voor succesvol ondernemen. Met process mining zijn bottlenecks als een falende werking van (geautomatiseerde) interne controle, lange doorlooptijden of onduidelijke taakuitvoering snel en eenvoudig transparant te maken. Als je processen op basis van honderd procent de werkelijkheid analyseert zoals wij dat doen, kun je het verhaal van de organisatie vertellen.

3. Controleren 3.0 draait om inzicht: discover your data!

Inzicht en ontdekken. Zo simpel is het. We kijken niet naar 'hoe we met elkaar denken dat het werkt', maar we maken een weergave van hoe processen wérkelijk verlopen. We kijken naar transacties vanuit de invalshoek van de jaarrekening (klopt de post) en we kijken vanuit de invalshoek van de ondernemer; trendanalyses, uitzonderingen en vooruitkijken. Inzicht in omzet en kasstromen, drie maanden vooruit of zelfs zes maanden vooruit. Toetsen op continuïteit en toekomstige inzichten delen met de onderneming. Dat alles wordt een volgende cruciale stap. Let op mijn woorden: predictive analytics wordt heel groot.

'De Accountant 4.0-aanpak is al in ontwikkeling.'

Is dit het dan? Zijn we er met een 3.0-gedachtegoed?

Nee. Ik kan u vertellen, de Accountant 4.0-aanpak is al in ontwikkeling.

Slimme algoritmes gaan straks nóg een stap verder. Ik voorspel dat 85 procent van de controles van de jaarrekening straks via vier tot vijf algoritmes verloopt.

En gelukkig maar. Dan hebben we eindelijk nog meer tijd over om ondernemers verder te helpen met de inrichting van een continuous monitoring platform, of om andere interessante dingen te doen met onze mindset. En dat is nou precies wat ons vak zo mooi maakt.

Pieter de Kok is partner bij Coney Minds. Van 2010 tot en met 2014 was De Kok aanjager van vernieuwingsbeweging Tuacc.

Gerelateerd

reacties

Reageren op een artikel kan tot drie maanden na plaatsing. Reageren op dit artikel is daarom niet meer mogelijk.

    Aanmelden nieuwsbrief

    Ontvang elke werkdag (maandag t/m vrijdag) de laatste nieuwsberichten, opinies en artikelen in uw mailbox.

    Bent u NBA-lid? Dan kunt u zich ook aanmelden via uw ledenprofiel op MijnNBA.nl.